Oblasti aktivit při organizaci online akce
- Anežka Müller
- Jindřich Oukropec
Na této stránce najdeš rozepsané oblasti, které je důležité pokrýt při organizaci akce, která se koná online. Pokud zde z tvého pohledu nějaká oblast chybí, neboj se komentovat či připomínkovat!
Stejně jako u onsite akcí je i u online formy možné se zapojit na různých úrovních, přiložit ruku k dílu v rámci jedné oblasti, vzít si celou jednu oblast na starost, vzít si na starost celou akci kompletně - vše je na domluvě, sky is the limit!
Technické aspekty
u online akcí je dobré si hned na začátku vyjasnit základní technické prvky, které se odvíjejí od formátu a cíle akce (všichni online nebo vysílání ze studia, míra interaktivity, pořizování záznamu apod)
typické úkoly pro tuto oblast:
výběr vhodné platformy pro realizaci samotné akce
výběr dalších potřebných nástrojů, případně jejich nastavení
zajištění potřebných přístupů, pokud nastavuje někdo jiný
v případě vysílání ze studia:
zajištění místa konání
domluva podmínek, potvrzení spolupráce
komunikace se zástupci studia
Účinkující či tvůrci obsahu
většina akcí, které v Česko.Digital organizujeme, potřebuje přednášející (a případně moderátory), nebo v případě technicky orientovaných akcí tvůrce či garanty agendy (například v případě hack days jsou to ti, kdo připravují pracovní úkoly na akci a mají během akce pod palcem zajištění obsahové stránky)
typické úkoly pro tuto oblast:
domluva přednášejících nebo garantů obsahu
koordinace a komunikace s nimi, primární point of contact
zajištění potřebných vstupů (medailonky, anotace,…)
Účastníci
pokud nedostaneme kompletní zadání akce, je dobré si ujasnit parametry - pro koho je akce určena a jakou má kapacitu - od toho se odvíjí další aktivity
typické úkoly pro tuto oblast:
příprava registračního formuláře
komunikace s účastníky před a po akci
zajištění správy nástrojů, které jsou během akce využívány ke komunikaci s účastníky (např. YT chat, Sli.do apod.)
příprava feedback formu
Marketing (WIP)
pro úspěch každé naší aktiviy je potřeba, aby se o ní vědělo, ale jen říct, že se “něco koná” nestačí, je dobré kolegům z komunikačních profesí vysvětlit, čím je akce jedinečná, unikátní, proč jí děláme a jaký má přínos (a pro koho)
stejně tak na většině našich akcí vzniká zajímavý obsah, který jde dál použít
jde hlavně o zajištění spolupráce s obsahovým, produkčním a marketingovým týmem, domluva propagace a potřebných kroků
marketingový tým se o akci dozvídá automaticky z naší strany, jakmile ji zadáme do eventového plánu