Oblasti aktivit při organizaci online akce

Na této stránce najdeš rozepsané oblasti, které je důležité pokrýt při organizaci akce, která se koná online. Pokud zde z tvého pohledu nějaká oblast chybí, neboj se komentovat či připomínkovat!

Stejně jako u onsite akcí je i u online formy možné se zapojit na různých úrovních, přiložit ruku k dílu v rámci jedné oblasti, vzít si celou jednu oblast na starost, vzít si na starost celou akci kompletně - vše je na domluvě, sky is the limit!

Technické aspekty

• u online akcí je dobré si hned na začátku vyjasnit základní technické prvky, které se odvíjejí od formátu a cíle akce (všichni online nebo vysílání ze studia, míra interaktivity, pořizování záznamu apod)

• typické úkoly pro tuto oblast:

  • výběr vhodné platformy pro realizaci samotné akce

  • výběr dalších potřebných nástrojů, případně jejich nastavení

  • zajištění potřebných přístupů, pokud nastavuje někdo jiný

  • v případě vysílání ze studia:

    • zajištění místa konání

    • domluva podmínek, potvrzení spolupráce

    • komunikace se zástupci studia

Účinkující či tvůrci obsahu

• většina akcí, které v Česko.Digital organizujeme, potřebuje přednášející (a případně moderátory), nebo v případě technicky orientovaných akcí tvůrce či garanty agendy (například v případě hack days jsou to ti, kdo připravují pracovní úkoly na akci a mají během akce pod palcem zajištění obsahové stránky)

• typické úkoly pro tuto oblast:

  • domluva přednášejících nebo garantů obsahu

  • koordinace a komunikace s nimi, primární point of contact

  • zajištění potřebných vstupů (medailonky, anotace,…)

Účastníci

• pokud nedostaneme kompletní zadání akce, je dobré si ujasnit parametry - pro koho je akce určena a jakou má kapacitu - od toho se odvíjí další aktivity

• typické úkoly pro tuto oblast:

  • příprava registračního formuláře

  • komunikace s účastníky před a po akci

  • zajištění správy nástrojů, které jsou během akce využívány ke komunikaci s účastníky (např. YT chat, Sli.do apod.)

  • příprava feedback formu

Marketing (WIP)

• pro úspěch každé naší aktiviy je potřeba, aby se o ní vědělo, ale jen říct, že se “něco koná” nestačí, je dobré kolegům z komunikačních profesí vysvětlit, čím je akce jedinečná, unikátní, proč jí děláme a jaký má přínos (a pro koho)

• stejně tak na většině našich akcí vzniká zajímavý obsah, který jde dál použít

• jde hlavně o zajištění spolupráce s obsahovým, produkčním a marketingovým týmem, domluva propagace a potřebných kroků

• marketingový tým se o akci dozvídá automaticky z naší strany, jakmile ji zadáme do eventového plánu

🗒️ Co je potřeba zajistit?

PŘED EVENTEM

TĚSNĚ PŘED EVENTEM

PO EVENTU