Oblasti aktivit při organizaci onsite akce

Na této stránce najdeš rozepsané oblasti, které je důležité pokrýt při organizaci akce, která se koná naživo. Pokud zde z tvého pohledu nějaká oblast chybí, neboj se komentovat či připomínkovat!

V rámci našich akcí je možné se zapojit na různých úrovních, přiložit ruku k dílu v rámci jedné oblasti, vzít si celou jednu oblast na starost, vzít si na starost celou akci kompletně - vše je na domluvě, sky is the limit!

Venue - místo konání

• je dobré udržovat aktuální databázi s kontaktními údaji a detaily o prostorách

• při přípravě akce je nutné se zamyslet nad požadovanými parametry - kapacita, vybavení, dostupnost, cena

• typické úkoly pro tuto oblast:

  • hledání možných míst konání

  • domluva podmínek, potvrzení spolupráce

  • komunikace se zástupci venue

Catering

• je dobré udržovat databázi osvědčených dodavatelů s možnostmi a hrubým odhadem finanční náročnosti

• při přípravě akce je nutné se zamyslet nad objemem a stylem občerstvení - od nákupu na Rohlíku pro full catering se servisem, záleží na typu akce a budgetu

• při plánování občerstvení nezapomenout na potravinová omezení (GF, LF, vege, vega)

• typické úkoly pro tuto oblast:

  • návrh občerstvení pro celou akci

  • zajištění občerstvení (nákup nebo komunikace s dodavateli)

  • hlídání budgetu

Účinkující či tvůrci obsahu

• většina akcí, které v Česko.Digital organizujeme, potřebuje přednášející (a případně moderátory), nebo v případě technicky orientovaných akcí tvůrce či garanty agendy (například v případě hack days jsou to ti, kdo připravují pracovní úkoly na akci a mají na místě pod palcem zajištění obsahové stránky)

• typické úkoly pro tuto oblast:

  • domluva přednášejících nebo garantů obsahu

  • koordinace a komunikace s nimi, primární point of contact

  • zajištění potřebných vstupů (medailonky, anotace,…)

Účastníci

• pokud nedostaneme kompletní zadání akce, je dobré si ujasnit parametry - pro koho je akce určena a jakou má kapacitu - od toho se odvíjí další aktivity

• typické úkoly pro tuto oblast:

  • příprava registračního formuláře

  • komunikace s účastníky před, během i po akci

  • příprava feedback formu

Onsite ops

• zajíštění hladkého průběhu akce samotné přímo na místě

• tvář akce za organizátorský tým, pohotovostní kontakt pro všechny zúčastněné (ze strany venue, účinkujících i účastníků)

• typické úkoly pro tuto oblast:

  • příprava a závěrečný úklid prostor (dle domluvy s venue)

  • příprava občerstvení (nebo koordinace s dodavatelem)

  • komunikace s účastníky

  • přines podrž zavolej zařiď

Marketing

• pro úspěch každé naší aktiviy je potřeba, aby se o ní vědělo, ale jen říct, že se “něco koná” nestačí, je dobré kolegům z komunikačních profesí vysvětlit, čím je akce jedinečná, unikátní, proč jí děláme a jaký má přínos (a pro koho)

• stejně tak na většině našich akcí vzniká zajímavý obsah, který jde dál použít

• typické úkoly pro tuto oblast:

  • zajištění spolupráce s obsahovým a marketingovým týmem, domluva propagace a potřebných kroků

  • po domluvě participace na propagaci nebo tvorbě výstupů z akce