Týmové dohody a efektivní schůzky v Česko.Digital

Owned by Kateřina Kocianová
Last updated: 02. March 2022
7 min read

 

[ 1 Týmové dohody ] [ 2 Na čem jsme se shodli v rámci setkání k našim potřebám ] [ 3 Práce na společných úkolech ] [ 4 Jak na efektivní schůzky ] [ 4.1 Obecné tipy 💡 ] [ 4.2 Plánování schůzky 📆 ] [ 4.3 Na schůzku se nemůžu dostavit ] [ 4.4 Průběh schůzky 👥 ] [ 4.5 Follow up po schůzce 📋 ] [ 4.6 Zpětná vazba, příležitost se naučit, jak si o ni říct a současně ji dávat ] [ 5 Zajímavé zdroje o týmových potřebách ]

 

Týmové dohody vychází ze setkání k potřebám kmenového týmu a jejich zdroj najdeš v Miro. Setkání nám pomohlo se lépe poznat a odladit si očekávání vzhledem ke (vzdálené) spolupráci. Souhrn našich dohod kmenového týmu najdeš níže, stejně jako podrobný výstup ze společného setkání a tipy, jak designovat efektivní meetingy.

Týmové dohody

🔽 Týmové dohody ke stažení v PDF

 

Na čem jsme se shodli v rámci setkání k našim potřebám

  • nepředpokládat a v případě nejasností se ptát

  • otevřít Slack jen když mám energii a dobrou náladu

  • cílené rozvíjení schopnosti komunikovat na dálku

  • otevřená a pravidelná komunikace na pár domluvených místech

  • společný zájem a nadšení pro věc/danou pracovní aktivitu

  • dobrá příprava na meeting (agenda, cíle)

  • nebýt nutně všude, kde to za mě zvládnou jiní

  • plánování práce (bloky) s ohledem na jasně stanovené priority a možností se na ně kdykoliv odvolat

  • psaní si veškerých tasků

  • rutiny, vyhraněný čas na strategické aktivity (např. wiki dokumenty)

  • neustálé změny nebo chybějící komunikace o plánovaných změnách

  • nevyjasněný ownership/zodpovědnosti

  • nevyjasněná očekávání

  • mikro-management

  • zahlcenost  informačním proudem

  • asynchronnost při věcech, které by se daly vyřešit za 5 min

  • jasné zadání a odpovědnosti

  • komunikace - nepředpokládat, říkat nahlas

  • respektovat naše rozdílné potřeby a vlastnosti

  • sladěná očekávání

Práce na společných úkolech

Cílem je dát kolegům více času na vstupy a podklady, pokud je žádáme o spolupráci na nějakém úkolu. Každý úkol vyžaduje přesné zadání, termín dokončení, ale také souhlas osoby, kterou jsme o spolupráci požádali.

Jak postupovat, pokud potřebujeme od kolegů jejich zapojení nebo zpětnou vazbu v rámci nějakého úkolu:

 

Zdroj: Freepik

  • mít úkol v Jira s jasným zadáním a potřebnými podrobnostmi, díky kterým se vyvaruji delší debatě (na Slacku) nad úkolem a dalšímu upřesňování

  • mít pro úkol vždy jednu konkrétní zodpovědnou osobu

  • mít pro úkol termín splnění a také termín, do kdy potřebujeme vstupy od kolegů (minimálně 7 - 14 dní) - termín dokončení úkolu plánujeme s ohledem na to, jaké množství vstupů pro jeho dokončení potřebujeme

  • ověřit si, zda mají kolegové na úkol čas a jsou schopni do termínu splnit takový závazek, tedy jejich souhlas, že se na úkolu budou podílet (to, že někoho označím na Slacku, aby se na úkolu podílel nebo přispěl svým názorem, neznamená, že s tím kolega automaticky počítá)

 

Nápovědu, s kým můžeme na úkolech spolupracovat a proč je tím pádem nežádoucí žádat spolupráci napříč celý kmenovým týmem, najdeme brzy v miro Zodpovědnosti kmenového týmu nebo v rámci popisu rolí kmenového týmu.

Jak na efektivní schůzky

 

Obecné tipy 💡

  • Za kvalitní přípravu, vedení schůzky a její follow up je zodpovědný ten, kdo schůzku svolal.

  • Ve svém kalendáři mám zobrazené schůzky, ale i bloky pro vlastní práci (kdy mě nemá nikdo rušit) a čas, kdy jsem nedostupný (oběd, čas s dětmi, škola, lékař…), aby bylo plánování společných setkání pro kolegy jednodušší. Osobní aktivity je možné označit pouze jako „nemám čas/nedostupný/off/volno“ apod. nebo nastavit jejich viditelnost v kalendáři jako soukromou. 

  • Pro efektivní plánování schůzek mimo organizaci je možné využít např. Calendly, který spolupracuje s tvým Google kalendářem (ve free verzi jeden přednastavený slot). Stačí nastavit a poslat odkaz tomu, s kým si chceš schůzku domluvit, nebo si třeba do profilu na Slacku napsat “Naplánuj si se mnou setkání 📆”.

  • Meetingu bez agendy a přípravy (své i organizátora) se neúčastním. 

  • Mám možnost odejít z hromadné schůzky, pokud mi osobně nic nepřináší nebo jde za mé hranice (formátem, obsahem). Je ideální po schůzce dát organizátorovi zpětnou vazbu, co bylo důvodem odchodu a co by se případně dalo příště udělat jinak.

  • Nebýt nutně na všech setkání, kde to za mě zvládnou jiní.

  • Pokud chceš získat statistiky o čase, který strávíš na schůzkách, v poměru k času, který věnuješ soustředění na práci:

    • používej pro své plánování možnosti Událost (klasická schůzka), Čas na soustředění (když nechceš, aby tě nikdo rušil, ale zároveň jsi měl přehled o své práci), Nejsem v práci (pro všechny nepracovní schůzky)

    • kontroluj si Statistiky o čase v levém sloupci svého kalendáře, zjistíš nejen čas trávený na schůzkách, ale také budeš mít přehled o jejich efektivitě (počet hostů, délka) a nebo to, s kým pracuješ na úkolech nejčastěji

 

Plánování schůzky 📆

  • Je třeba toto téma řešit online schůzkou? Nebude efektivnější telefonát nebo asynchronní komunikace? 

  • Kdo na schůzce musí být? Pro koho je dobrovolná? Pro koho je relevantní zápis nebo záznam?

    • Na All Hands schůzku by měl chodit hlavně kmenový tým, ostatní si můžou dle zájmu projít zápis.

    • Transparentnost neznamená, že musí být všichni na schůzce osobně.

  • Jaký je to typ schůzky?

    • např. status projektu, brainstorming, rozhodovací nebo pouze informační

  • Je možné schůzku zvládnout za 30/50 min? (bořme dogma o potřebě mít hodinové meetingy) 

    • v Google kalendáři je možnost nastavit automaticky délku meetingů na 50 min místo 60 min) a 25 min místo 30 min, vzniká tak skvělý prostor pro pauzy mezi schůzkami

  • Termín setkání plánuji s ohledem na potřeby všech zúčastněných:

    • Mají v daný termín prostor? 

    • Potvrdili mi, že se přidají a že je pro ně schůzka relevantní (v opačném případě je připojím jako “dobrovolné” účastníky).

    • Posílám pozvánku alespoň 2 dny předem

  • Je potřeba, aby si účastníci něco připravili předem? Mají na přípravu dostatek času?

  • Jakou můžu (jako organizátor schůzky) udělat přípravu? Můžu nějak podpořit interaktivitu? 

    • Připravený board v Miro (pro brainstorming, workshop...)

    • Sli.do pro kladení otázek 

    • Kahoot pro interaktivní vtipný kvíz 

  • U pravidelných “status” schůzek dopředu reviduji, kdo by se měl na schůzku výjimečně přidat nebo kdo naopak může schůzku vynechat. 

  • Je možné schůzku nahrát pro další použití (např. vzdělávací charakter) nebo shlédnutí těmi, co se nemohli zúčastnit?

 

  • rychlý update a ad-hoc schůzky

    • používáme rádi, když potřebujeme rychlé shrnutí aktuálního stavu, a za běžných okolností (ne v remote prostředí) by by nejjednodušší se zastavit u stolu tvých kolegů a prostě se zeptat, a nebo kouknout do jejich kalendáře a v té jediné skulince naplánovat 15 min update

    • zpravidla nikdy se nepodaří čas krátké schůzky nepřekročit, a tak se nabízí jiné možnosti:

      • napsat stručný dotaz přímo k tasku v Jiře

      • napsat dotaz nebo diskutovat na Slacku do kanálu, kde se projekt řeší - víš, že na Slacku se dají posílat hlasové zprávy nebo videa?

  • feedback

    • o zpětné vazbě bychom si mohli povídat dlouho, v Česko.Digital máme dokonce několik forem, jak jí dávat

    • pro jakou zpětnou vazbu se hodí asynchronní formát:

      • feedback k dokumentu - ve většině případů pracujeme v Confluence nebo v Google Docs, které jsou přizpůsobené ke komentování i revizím, případně editaci v reálném čase, i když je v dokumentu více uživatelů

      • feedback k úkolu je rozhodně vhodné dávat přímo tam, kde zadání úkolu vzniklo, v našem případě nejčastěji v Jiře

      • feedback k proběhlé schůzce lze rozhodně dát asynchronně třeba hned na Slacku

  • sdílení informací (sync meetings)

    • pro většinu týmových synců využíváme synchronní schůzky na Google Meet

    • když však velká část týmu nemůže, děláme zápisy a nebo asynchronní status meetingy na Slacku

    • pro pravidelné updaty na projektu je možné využívat také pravidelné asynchronní stand-upy

Zdroj: YAC

 

Na schůzku se nemůžu dostavit

  • Pokud se schůzka koná s osobní účastí a není možné ji zrealizovat online, označíme v rámci Zúčastníte se? volbu Ne a organizátorovi odešleme ideálně i slovní omluvu, proč se nemůžeme zúčastnit

  • Pokud se schůzka koná s možností připojit se online, ale já se nemůžu přidat osobně, můžu dát organizátorovi i ostatním vědět, jakým způsobem se připojím, volbou Ano, připojím se virtuálně

  • Pokud se schůzka koná pouze online, stačí dát volbu Zúčastníte se? Ano

  • Pokud se schůzka koná jen za osobní účasti nebo se dostavím osobně, můžu dát volbu Ano, v konferenční místnosti

 

 

Průběh schůzky 👥

  • Ze všech setkání dělám stručný zápis (organizátor se může dohodnout s jiným zapisovatelem) pro podporu asynchronní spolupráce a komunikace.

  • Dodržuji časový rozsah schůzky.

  • Cílem jsou jasné výstupy/úkoly ze schůzky s jasně určenou zodpovědnou osobou a termínem. 

  • Na schůzce neotvírám témata, která nesouvisí s agendou nebo pro která nemají ostatní hosté kontext.

 

Follow up po schůzce 📋

  • Zápis včetně dalších kroků sdílím v relevantním kanále na Slacku.

 

Zpětná vazba, příležitost se naučit, jak si o ni říct a současně ji dávat

  • Zpětná vazba pro ostatní: pokud to je možné, v závěru schůzky se může kdokoliv vyjádřit k tomu, jak schůzka probíhala a co je případně možné zlepšit do příště

  • Požádej o zpětnou vazbu pro sebe: můžeš se dopředu domluvit se svými kolegy, aby sledovali tvou prezentaci a dali ti k ní následně zpětnou vazbu, co bylo dobré a na čem je třeba ještě zapracovat

 

 

Zajímavé zdroje o týmových potřebách

  • odkaz k poslechu zde

  • co se dozvíte:

    • jak často se potkáváme

    • povídáme si nebo se ptáme (výkon nebo jak se mají)

    • naslouchání vs. mlčení (zrcadlo, rozvoj)

    • kontext rozvoje firmy a role členů týmu