Jak na uspořádání hackathonu v Česko.Digital

Jedná se o živý průběžně aktualizovaný dokument, který má sloužit jako podpora pro organizaci hackathonů v Česko.Digital. Podpůrný návod, na co při přípravě a realizaci nezapomenout.

Co je potřeba na začátku definovat?

• Co má být cílem hacktonu? Čeho chceme dosáhnout?

  • jasně definovat vstupy i zamýšlené výstupy

  • jak na hackathon chceme navázat

• kdo bude hlavní zodpovědnou osobou za celou akci a bude ji komplexně koordinovat?

  • a rozdělení rolí v týmu

• přes co se hackathon uskuteční?

  • bude online či fyzicky?

• kolik lidí se má hackathonu účastnit?

  • kolik mentorů, kolik účastníků, kolik organizátorů

• jakou specializaci lidí na hackathonu potřebujeme?

  • pro koho je hackathon určený, pro koho naopak ne?

• jak s dosaženým cílem budeme dále pracovat?

• co všechno se musí udát před konáním hackathonu?

• co všechno souvisí s průběhem samotného hackathonu?

• co všechno se musí udát po konání hackathonu?

• jak velký máme rozpočet?

Co je potřeba zařídit - eventová příprava?

• prostory

  • odpovídající velikosti akce

  • s dostatečným internetovým připojením

  • s dostatkem zásuvek

  • v dobré dostupnosti a/nebo s možností parkování

• občerstvení

  • pro online hackathon zvážit poukázky/delivery domů?

  • pro onsite hackathon:

    • káva, čaj (mléko, cukr)

    • nealkoholické nápoje

    • drobné občerstvení po celý den (sladké, slané, ovoce)

    • oběd - zjistit si dopředu potravinové alergie, myslet na vegetariány

    • na závěr hackathonu je příjemný bonus pro účastníky pivo

• vybavení

  • jmenovky

  • směrovky

  • vytištěný program

  • flipcharty a fixy

  • prodlužky, pokud na místě není dostatek zdrojů

  • projektor + příslušné kabely

• pozvánky

• komunikaci akce předem

• dokumentace akce - fotografie, videa

  • se souhlasem účastníků - lze zakomponovat do přihlašovacího formuláře, případně zmínit při úvodním slově (a do té doby nefotit) - dát lidem možnost říct, že na fotkách být nechtějí, je pak potřeba si na to dávat pozor

    • tip z větší akce - účastníci měli různě barevné jmenovky/lanyardy, kdy věděli, že nechtějí-li být na zveřejněných fotografiích, mají si vzít lanyard/jmenovku konkrétní barvy

• support během akce

  • kolik lidí je potřeba na místě - je dobré krom mentorů mít na místě dle velikosti akce 2 - 3 lidi jako support, zajišťují hladký průběh akce a starají se o pohodlí mentorů i účastníků

• after aktivity

  • feedback od účastníků

    • co nejjednodušší na vyplnění

    • nasdílet do 5 dnů po akci

    • oslovit účastníky jednotlivě, pokud jich není mnoho, zvyšuje to šanci na vyplnění

    • tip: některé odpovědi mohou být dobrý materiál pro sociální sítě, přidat souhlas s použitím

  • feedback od organizátorů - retrospektiva

  • komunikace výsledků do komunity i ven, co největší využití získaných materiálů a výstupů

Co je potřeba zařídit - tech/projektová příprava?

Příprava na projektu:

• vydefinovat, jakého výsledku chceme na hackathonu ideálně dosáhnout

  • jde nám o networking, vzdělávání, nábor lidí do týmu, udělat na projektu kus práce?

• připravit technické zadání a podklady

  • připravené grafické podklady včetně komponentů v dostupném formátu (např. přes link na Figmu)

  • připravit prostředí, pokud se neplánuje dělat přímo na eventu

  • zvážit, jak se bude výsledek prezentovat (tj. dávat do masteru / zveřejňovat)

  • sladit zadání mezi týmy, sladit komunikaci a očekávání mezi kapitány týmu (pokud jsou)

• připravit potřebné repozitáře a složky, zajistit přístupy

• připravit follow up po akci

  • jaký je další krok po absolvování eventu? jak se můžu na projekt zapojit? (formou thank you emailu)

  • jaké jsou na projektu setkání / ceremonie, kterých se můžu účastnit?

  • kdo je “moje” kontaktní osoba ev. mentor či parťák z projektu?

  • kde je připravený balík práce, na který se můžu po eventu vrhnout?

  • jaký je na projektu systém práce a jaké je očekáváné čas. zapojení?

Komunikace před a během eventu:

• kvalitní individuální komunikace předem (očekávání, občerstvení, dotazy, pozvánka do kal. …)

• sepsat, co si mají účastníci nainstalovat či načíst dopředu (k technologii, k projektu…)

• tip: vývojový kanál na Slacku - osvědčilo se u Loono hackathonu

  • pozvat účastníky do Slacku a příslušného kanálu ideálně ještě před akcí

Agenda:

• kdo bude na akci za projekt/zadavatele a za č.d?

  • nachystat si prezentaci s vizí projektu

  • představit cíl a agendu dne, intro do problematiky

• jaký bude flow dne včetně přestávek a závěrečné prezentace

• kdo bude celým dnem provázet?

• viz níže tip na agendu z Hackday Průvodce prevencí - pozn. čas. plán byl zachován, programovalo se o 30 min. déle (tj. do 17 hod.) a prezentace byla místo 60 min. jen 30 min.

Jak vyřešit partnerství hackathonu?

Pokud budeme organizovat hackathon na konkrétním projektu, partnerem hackathonu je i zadavatel projektu.

Při organizaci hackathonu pro posun samotného Česko.Digital se otvírá možnost nabídnout partnerství jiným společnostem.

Partnerství je týká zejména prostor (tedy hodně pomůže, když nám partner nabídne prostory na celý den zdarma), případně občerstvení.

@Tereza Gagnon doplnila bys prosím pohled za sebe?

Jak na marketingovou komunikaci při hackathonu?

Před akcí

• definovat, kdo bude zodpovídat za marketingové aktivity akce

  • zajistit potřebné přístupy nebo souhru s někým z interního týmu č.d

• nábor lidí na hackathon - vývojářů s potřebným skill setem

• informace na slacku i na sociálních sítích

• pokud se stíhá, i do newsletteru

Během akce

• reportáž formou stories na social media

  • kdo bude zajišťovat na místě - přístupy a proškolení

• sběr zpětné vazby od účastníků akce

• fotografie

• pokud se povede i video (podle kapacity)

• sehnat si souhlasy účastníků s publikací foto, video a zpětné vazby

Po akci

• reportáž z akce (v Show and Tell)

• zveřejnění foto

Věci navíc (hodí se, ale nejsou klíčové)

• drobné reklamní předměty (samolepky, odznáčky apod.)

• propisky a bloky na poznámky

• volné listy papíru

Naše hackathony

Připravované

Proběhlé

• Hackathon “Průvodce prevencí - Loono”

• Hackday Jehlomatu

• Hack day Česko.Digital