"To Do" pro každou akci

Organizujeme řadu různých aktivit, od vzdělávacích webinářů přes streamované rozhovory, panelové diskuse, až po konference.

Každá akce má jiné potřeby, podmínky, každá vyžaduje trochu jiné zapojení a úkoly. Přesto existuje několik shodných prvků, na které je dobré myslet při každé akci.

Vyjasnění požadavků

Co nejdříve si v procesu organizace vyjasněme všechny požadavky, od kterých se bude odvíjet plánování většiny dalších kroků:

• proč to chceme dělat?

• jaký je cíl akce? čeho chceme dosáhnout?

• kdo je cílová skupina? proč by na akci měla přijít? co jí to dá?

• jaký bude formát akce?

• pro kolik účastníků akci plánujeme?

• kdy má akce proběhnout? je termín pevně daný nebo s ním lze hýbat?

• jaký máme budget?

• proč si myslíme, že takto zvolená akce bude úspěšná?

Rozdělení zodpovědností

Jakmile známe základní požadavky a jsme schopni odhadnout organizační náročnost akce, můžeme dát dohromady tým a vyjasnit si role - kdo bude hlavní zodpovědná osoba a kdo bude mít na starosti jakou oblast aktivit, kdo s čím může pomoci. Neznamená to, že se nemůže rozdělení rolí v průběhu organizace měnit, je ale třeba vědět, na koho se s čím obracet, kdo má za co zodpovědnost. Stejně tak neznamená, že člověk zodpovědný za konkrétní oblast musí vše udělat sám, jeho úkolem je zajistit, aby byly dané aktivity včas hotové.
Ideální je také mít toto někde zapsané, viz následující část o sdílení informací.

Sdílení informací

Protože většinu věcí děláme asynchronně, je třeba mít nastavený rozumný způsob sdílení informací napříč organizačním týmem. Aby každý mohl jednoduše zjistit, jaké úkoly nás čekají, co už je hotové, na čem se pracuje a kdo na tom pracuje. V Česko.Digital používáme Jira, kde je připravený pro tuto účely jednoduchý projekt s Kanban boardem Eventy Česko.Digital.

Pro každý event doporučuji vytvořit vlastní Epic, jednotlivé oblasti aktivit rozdělit do Stories a z nich pak vytvářet Subtasky.