• In progress

    • Komunita, role, projekty

    Owned by Anežka Müller
    Last updated: 28. February 2023
    3 min read

    Jak zvětšit dopad našich aktivit? Jak zajistit dobrovolníkům co nejlepší zkušenost v komunitě?
    Jak co nejlépe obsazovat role? Jak získávat od komunity zpětnou vazbu na příchozí projekty?
    To jsou otázky, na které bychom chtěli co nejdříve najít odpovědi a implementovat řešení.

    Komunitou Česko.Digital od jejího vzniku prošlo již téměř 6 000 lidí. Velká část z nich se zapojila do některé z našich aktivit, ať už jednorázově, nebo dlouhodobě, řada z nich ale nenašla vhodnou příležitost, jak přiložit ruku k dílu, nebo se ztratili v bludišti Slacku a Wiki a nepodařilo se jim najít to, porč se do komunity připojili. A část z nich se přišla jen podívat, zda je zaujme nějaká z nabízených možností. Naše data mluví o tom, že aktivně zapojených dobrovolníků v jeden moment je zlomek celkového počtu. Rádi bychom tento počet navýšili a začli efektivněji pracovat s potenciálem, který dobrovolnická síla Česko.Digital má.

    Popis situace

    Dobrovolníci

    Jak to nyní vypadá, dobrovolník přichází do Česko.Digital?

    První krok je vyplnění https://cesko.digital/join/form. Tak se dobrovolník dostane do našeho Slacku a spustí se automatizovaný onboarding, kdy během 3 týdnů nováčkovi přijde mailem a prostřednictvím Slack Bota řada materiálů a tipů pro orientaci v Česko.Digital.

    Onboarding prošel redesignem, nová verze funguje od 11/2022 a postupně ji dolaďujeme.

    Co víme z průzkumů v komunitě – velká část dobrovolníků přichází s motivací aktivně se zapojit do projektů, nabídnout své zkušenosti a získat nějaké nové. V tuto chvíli je proces postavený primárně na jejich proaktivitě. Pokud se sami neozvou v kanálu #introductions, v některém z projektových nebo oborových kanálů, případně nezareagují napřímo na konkrétní roli, jen výjimečně je osloví někdo z koordinátorů s konkrétní nabídkou.

    Naopak můžeme z dění na Slacku vyvodit, že většina dobrovolníků, kteří udělají jeden ze zmíněných kroků, dostane nabídku zapojení, ať už na projekt, nebo do některého z interních týmů (produkce, obsah, marketing).

    Onboardingové informace se snaží podpořit proaktivitu dobrovolníků tak, aby udělali první krok, zejména představení v #introductions.

    Zatím jen ve výjimečných případech koordinátoři pracují s databází dobrovolníků a rozesílají nabídky na konkrétní role napřímo.

    Role

    Jak nyní funguje obsazování rolí v týmech?

    V případě, že dojde na hledání nové role v týmu, máme sepsaný návod https://cesko-digital.atlassian.net/l/cp/g43qQ8tX

    Prvním krokem po sepsání popisu role je její zveřejnění na Portálu dobrovolníka, také se pak zpravidla role zveřejňují v příslušném projektovém kanálu a souvisejících oborových kanálech.

    Jak se nyní mohou dobrovolníci o nových rolích dozvědět je sledovat Portál dobrovolníka a Slack, opět je to tedy primárně postaveno na jejich aktivitě.

    Začínáme nyní více pracovat s dobrovolnickými komunitními koordinátory, kteří by měli pomáhat s obsazováním rolí a to tím, že budou aktivně vyhledávat dobrovolníky v #introductions i v databázi a nabízet jim role napřímo.

    V únoru 2023 budeme také pilotně nasazovat automatické notifikace o zveřejnění role na Portálu dobrovolníka, což je další krok k tomu, aby komunita nemusela aktivně sledovat naše kanály.

    Příchozí projekty

    Jak nyní funguje proces přijímání projektů ke spolupráci?

    Na Česko.Digital se mohou obracet o pomoc organizace z neziskového sektoru, možnosti spolupráce jsou popsány zde https://cesko-digital.atlassian.net/l/cp/yGWzcLZ7, případně o něco obecněji zde: https://cesko-digital.atlassian.net/l/cp/pu5Q7k4v

    Cesta návrhu projektu vede přes Airtable formulář, který je poměrně podrobný a část informací je označená jako veřejná, ty se poté sdílejí do komunity. Airtable | Everyone's app platform

    Po vyplnění formuláře se vytvoří záznam v Airtable a v Jira. Zároveň do Slacku do kanálu #ideas přijde notifikace s krátkým popisem projektu a odkazem na Jira ticket, kde jsou podrobnější informace – ty, které jsou ve formuláři označeny jako veřejné.

    Člověk z placeného týmu, který má na starosti příchozí projekty, má za úkol projekt prvotně zhodnotit, zároveň se k němu mohou volně v #ideas vyjadřovat dobrovolníci. I na základě toho pak zodpovědná osoba rozhoduje, zda projekt poputuje do #market-place, případně zda bude zvažován na spolupráci či se zcela zamítne.

    Projekty zvažované ke spolupráci musí splňovat několik důležitých podmínek, procházejí v tuto chvíli hodnocením kmenového týmu, ale nutně by také pro úspěšný rozjezd měly mít potenciál zájmu komunity. Ten se nám však nyní ještě před rozhodnutím příliš nedaří monitorovat, protože stojí jen na komentářích v #ideas. Výběr je tedy nyní postaven primárně na názoru kmenového týmu.

    Market-place

    Další z možností zapojení dobrovolníků je Market-place, služba pro neziskové organizace a státní instituce pro poptávání jednorázových a krátkodobých dobrovolnických výpomocí. Detaily služby jsou popsány tu: https://cesko-digital.atlassian.net/l/cp/fcC6CMrB

    Pro dobrovolníky je to možnost zapojit se i mimo projekty Česko.Digital, kde se někdy nemusí poptávat jejich expertíza a je to taky možnost “rychlého gainu dobrého pocitu” z pomoci.

     

    S jakými problémy bojujeme?

    Dobrovolníci

    • přenášíme téměř veškerou zodpovědnost na zapojení na dobrovolníky

    • nemáme kapacitu věnovat se všem příchozím dobrovolníkům na individuální bázi

    • nemáme efektivní cestu, jak informovat dobrovolníky o možnostech zapojení

    Role

    • nemáme efektivní cestu, jak dobrovolníky informovat o poptávaných rolích

    • i v rámci přímého oslovování dobrovolníků většinu práce koordinátorům zabírají úkony, které by se daly automatizovat

    • málo pracujeme s krátkodobým zapojením, jednoduchými tasky na odbavení

    Projekty

    • nedaří se nám získávat větší feedback od komunity na projekty

    • nemáme efektivní cestu, jak dostávat informace o nově příchozích projektech k dobrovolníkům

    • neumíme motivovat komunitu, aby se k příchozím projektům vyjadřovala