Jak postavit tým kompaktně - O spolupráci v týmu

Se stavěním týmu je to trochu jako s vařením. Můžu mít ty nejlepší ingredience, ale když je špatně smíchám, dopadnu jako s , když vařili .

Jak tedy smíchat ty nejlepší kolegy do jednoho týmu a vytvořit s nimi špičkový produkt ?

Kombinace silných stránek členů týmu

Každý člen týmu je v něčem nejlepší, Tvým úkolem je najít u každého, co to je, a dát mu v týmu prostor přesně tomu se věnovat.

Se stanovením silných stránek Ti pomůže dovednostní matrix. Potřebuješ najít jednak odborné dovednosti, např. dovednosti potřebné pro vývoj webu, ale pro spolupráci v týmu i obecné dovednosti (např. pozitivní přístup) a sdílené hodnoty (např. transparentnost).

Zapojení jednotlivých členů týmu by pak mělo odpovídat jejich dovednostem a zejména přednostem.

Když si společně s týmem určujete jednotlivé úkoly a odpovědnou osobu za jejich splnění, nemusíš spoléhat jen na to, kdo se ke konkrétnímu úkolu přihlásí, ale i navrhnout, kdo myslíš, že by se pro úkol skvěle hodil (možná, že se ten odborně nejvhodnější pasivněji projevuje, a naopak někdo proaktivní nakonec nemá takovou úroveň odborné dovednosti, aby to zvládl sám, nebo má třeba tendenci na sebe nabalovat více úkolů, než časově zvládne).

Někdy je ideální spolupráce více lidí - tzv. tandem (např. senior-junior), o tom si více povíme níže.

Nezapomeň ale i na časové možnosti jednotlivých kolegů.

Návaznost činností, časový plán kapacit

Jednotlivé činnosti na sebe musí správně navazovat. I při agilním řízení projektu je zásadní nepřipustit, aby byli někteří členové týmu ve svém úsilí blokováni něčím, na co mají navazovat, a co stále není hotovo. Když se tohle stane, riskujeme, že se projekt zadrhne, tým ztrácí motivaci a zvyšuje se riziko vzniku konfliktů v týmu.

Jedna věc je správné plánování (úkoly na sebe správně navazují), druhá pak motivace jednotlivých členů týmu zpracovat, co jim bylo přiděleno. Tu zvedneme třeba tím, že pracují na věcech, které umí, a o které mají zájem. A taky pozitivní zpětnou vazbou , té není nikdy dost.

U plánování času členů týmu je potřeba myslet zejm. na ty kolegy, kteří mají v projektu mentorskou roli (ať už odborně-konzultantskou nebo byznysově-konzultantskou), nebo mají seniorní roli, každopádně deklarovali menší časové kapacity. Ty je potřeba zapojovat ve chvílích, kdy je to nejvíce efektivní a kdy jejich přidaná hodnota bude mít na projekt co nejvyšší dopad. Naopak je škoda je zahlcovat množstvím komunikace nebo detaily, které mohou negativně ovlivnit jejich motivaci.

Kdo s kým bude spolupracovat

Teď už víš, jaké jsou silné stránky členů týmu (neboj se si svou představu v průběhu projektu pořád upravovat s tím, jak budeš své kolegy lépe znát), a jak na sebe budou navazovat jejich úkoly.

Široký tým se Ti tak může rozdělit na menší skupinky lidí, které se potkávají ke konkrétním oblastem projektu, nebo časově. Vzniká Vám mapa toho, kdo s kým a kdy bude potřebovat spolupracovat. Čím lépe se tito členové týmu budou znát a čím lépe se budou doplňovat, tím lepší jejich spolupráce bude. Někdy je to jednoduché - funguje chemie, podobný způsob myšlení a přístup, dobrá úroveň komunikačních dovedností, otevřenost a doplňující se odborné dovednosti; někdy je potřeba spolupráci trošku pomoci. Zkus proto hledat nebo podpořit tu spolupráci, která vzniká přirozeně a dává drive, a pohlídat tu, kde bude potřeba kolegům poskytnout potřebnou podporu.

Spolupráce celého týmu

Pak jsou oblasti, kdy budete fungovat jako celý tým společně - přinášet nápady, hodnotit posuny v projektech, slavit úspěchy a překonávat překážky.

A to je přece jednoduché, stačí:

Udržet si optimismus a pozitivní přístup.
Zaměřovat se na to, co se povedlo, a jak to využít dál/zkopírovat do dalších částí projektu.
Zůstat věcný a konstruktivní.
Meetingy dobře facilitovat/moderovat, aby směřovaly k jasným výstupům.
Dávat prostor všem členům týmu se zapojit podle svých preferencí a potřeb, a tam kde je to efektivní.
Konflikty řešit včas, mile a se zaměřením na budoucí spolupráci.
Pracovat se zpětnou vazbou, která se používá za účelem ocenění silných stránek a výsledků a vede k rozvoji (cílem není kritizovat, cílem je zlepšovat).

Tandemy a zastupitelnost

Tandem je úzká spolupráce obvykle dvou kolegů, kteří se výborně doplňují ve svých odborných dovednostech a způsobu zapojení do projektu.

Může se jednat např. o 2 kolegy ze stejného oboru, kdy jeden má více zkušeností a jeho dovednosti v dané oblasti můžeme považovat za seniorní a druhého, který v oboru teprve začíná, jeho zkušenosti jsou juniorní.

V případě jejich spolupráce pak může být nejefektivnější, když se junior učí a zpracovává konkrétní úkoly dle zadání a senior ho v jeho úsilí podporuje, radí mu, dává mu zpětnou vazbu nebo zpracovává odbornější úkoly.

Tandem mohou tvořit také kolegové podobné úrovně dovedností, např. s mírně odlišným zaměřením nebo zkušenostmi. Ti si mohou vzájemně rozdělit roli a jednotlivé činnosti, které z ní vyplývají, nebo témata zpracovávat společně, případně se zastupovat tak, aby nebyl projekt brzděn či negativně ovlivňován nedostupností jednoho nebo druhého.

Pro fungování tandemu je důležité, aby si kolegové rozuměli, vzájemná spolupráce je bavila, dobře si vyjasnili, kdo se o co stará, a průběžně spolu komunikovali.

Specifika spolupráce v remote a asynchonním prostředí

Práce na dálku (remote) má spoustu výhod, od chození v pyžamu, po práci, když se mi zrovna chce. Na druhou stranu ale vnáší do týmu některé komplikace. Už jsme si řekli, že pro fungování týmu pomáhá se dobře znát a dobře spolu komunikovat. Jak ale poznat někoho, koho jen čtu ve Slacku nebo vidím pár minut přes obrazovku?

Mysleme na to, že komunikace je složitá věc, uvádí se, že většinu komunikace (přenosu informace) netvoří slova, ale neverbální projevy (způsob a tón řeči, gesta, mimika, řeč těla atd.). Na to je potřeba myslet zejména ve zhuštěné komunikaci na Slacku. Když někdo napíše něco, co vyznívá nesmyslně, útočně nebo nekonstruktivně, věnujte se tomu doptat se, jak to myslel. Pokud si neporozumíte v písemné komunikaci, někdy je lepší si zavolat nebo domluvit online setkání a věc si včas vysvětlit.

Pro fungování komunikace v týmu pomáhá, když si společně nastavíte týmová pravidla, tj. jak si jako tým přejete, aby Vaše komunikace fungovala. Co se řeší na společných online meetinzích, co v komunikaci na Slacku, co v osobních zprávách a co třeba osobně u piva, umožňuje-li to prostorová dostupnost členů týmu.

Dejte si jako tým i čas na budování týmu a týmové hry, více např. zde https://cesko-digital.atlassian.net/wiki/spaces/CD/pages/852426813.

Co se týká asynchronního prostředí, obrňte se trpělivostí a plánujte si svůj čas podle svých potřeb a zároveň potřeb projektu, méně pak podle časových preferencí ostatních členů týmu. Pokud budete reagovat aktivně a hned, kdykoli Vám přijde notifikace, že se v projektu něco děje, budete rychle směřovat k vyhoření.

Počítej s tím, že pracuješ s dobrovolníky, kteří se projektu věnují před svou běžnou prací, po ní, nebo i uprostřed noci. Projekt se nijak nezdrží, když si k tomu vždy sedneš najednou a uděláš si přehled, co se událo, zatímco jsi třeba spal. Efektivní nastavení notifikací, případně domluva v týmu, jakým způsobem se budou řešit urgentní věci, aby nedocházelo k prodlevám, je zásadní pro udržení motivace i duševní pohody.

Delegování

Nezapomeň, že máš tým. A máš skvělý tým. Někdy máme tendenci všechno zvládnout sami, připadá nám, že je jednodušší a rychlejší, když něco udělám sám, než když budu někomu vysvětlovat svou představu o výsledku. Často to pak ale dopadne tak, že já nevím, co dřív, začnu se cítit frustrovaný/á tím, že mi nikdo nepomáhá a výsledky stojí za starou bačkoru. Vedení týmu znamená méně dělat a více roztleskávat .

Naučit se dát jednotlivým členům týmu prostor a důvěru, může chvilku trvat, nicméně jen tak dosáhnu nejlepšího výsledku a společné radosti z odvedené práce.