/
Jak na komunikační launch projektů

Jak na komunikační launch projektů

AKCELERÁTOR ČESKO.DIGITAL JE AKTUÁLNĚ POZASTAVEN.

VĚTŠINA INFORMACÍ V TÉTO PŘÍRUČCE JE Z ROKU 2023 NEBO STARŠÍ A NENÍ ZATÍM ZCELA AKTUALIZOVÁNA.

Cílem této stránky je popsat samostatný proces přípravy komunikačního launche a dát jasný návod, co kdo má dělat, s kým se na koho obracet, kdo z kmenového týmu funguje jako garant konkrétní aktivity.

Proč komunikační launche děláme? 📣

Každý projekt v Česko.Digital důležité milníky.

Za dva stěžejní milníky považujeme

1. představení projektu po fázi inkubace / při přechodu projektu do realizace

2. ukončení projektu, jeho předání zadavateli a závěrečná oslava.

Když se u projektu blíží dosažení jednoho z těchto milníků, začínáme pracovat na komunikačním launchi - plánu pro oznámení těchto milníků komunitě i veřejnosti.

Cíle komunikačního launche s ohledem na cílové skupiny Česko.Digital

 Cílová skupina = expertní dobrovolníci v naší komunitě

Cíl: oslava dosažení milníků v komunitě (nikoliv jen v práci daného projektu)

 

 Cílová skupina = neziskové organizace

Cíl: představení problematiky a jejího řešení 

 

 Cílová skupina = stát a organizační složky státu

Cíl: představení problematiky a jejího řešení 

Jak probíhají komunikační launche?

 

A. Přípravná fáze 💡

Aktivita

Co to znamená?

Kdo je za ni odpovědný

Kdy

Aktivita

Co to znamená?

Kdo je za ni odpovědný

Kdy

1.0 ověření, že je projekt na launch opravdu připravený

Je/ bude připravované řešení nebo hlavní výstup hotové do spuštění launche? 

projektový koordinátor + zadavatel projektu

minimálně 1,5 měsíce před termínem avizovaného launche

2. vytvoření týmu

  • 2-3 mktg koordinátoři

  • koordinátorský tým pro organizaci interního eventu - ideálně 3-4 dobrovolníci

 

placený marketingový koordinátor + dobro marketingový koordinátor

více než 1 měsíc před termínem launche

3. rozdělení a popsání kompetencí ve vytvořeném týmu

 

projektoví a mktg koordináři  + zadavatel projektu

více než 1 měsíc před termínem launche

4. vytvoření plánu v Confluence/Wiki

mktg koordinátoři

1 měsíc před termínem launche

5. překlopení plánu v Confluence do projektového Trella

 

projektový koordinátor společně s mktg koordinátori

1 měsíc před termínem launche

6.  přidělení jednotlivých kartiček s úkoly v rámci vytvořeného realizačního týmu

 

celý tým na společném statusu

1 měsíc před termínem launche

7. příprava zadání k jednotlivým úkolům/ výstupům

mktg koordinátoři

1 měsíc před termínem launche

8. koordinace nad jednotlivými aktivitami, hlídání termínů, slaďování se s jednotlivými členy týmu

 

mktg koordinátor

průběžně až do termínu launche

9. pravidelné krátké sdílení stavu launche na úterním all hands

 

projektový koordinátor + mktg koordinátor

průběžně až do termínu launche

10. naplánovat celotýmovou retrospektivu

 

projektový koordinátor společně s mktg koordinátorem

po skončení launche

 

B. Taktiky komunikačního launche a jejich příprava 📖📕📗

(co se konkrétně za jednotlivými taktikami skrývá - co kdo má dělat)

Taktika

Výstupy

Cíl 

Nutné aktivity

Kdo je za ně odpovědný

Taktika

Výstupy

Cíl 

Nutné aktivity

Kdo je za ně odpovědný

Public relations

  • oslovení médií pro exkluzivní výstup

  • připravený médialist

  • tisková zpráva

  • tisková konference (!!! preferovaná v případě dokončeného projektu, novináře zajímají výsledky)

  • online event pro novináře (v případě představení nového projektu)

  • informovat novináře o nově spuštěném projektu, problému, který budeme řešit apod.

 

 

 

  • TK - v případě potřeby hlubšího vysvětlení tématu novinářům zorganizovat tiskovou konferenci online nebo offline

 

 

  • přiblížit problematiku a pro některé novináře to splní funkci TK

  • vytipování novinářů pro oslovení k exkluzivnímu výstupu 

  • příprava krátkého textu pro oslovení novinářů pro exkluzivní výstupy

  • vypracování seznamu novinářů = médialist, pro které je naše téma relevantní

  • příprava zadání pro PR kolegyně

  • příprava grafické přílohy k tiskové zprávě - obrázek, infografika atd

 

PR Česko.Digital + partner na straně zadavatele

Emailing

  • zařazení do pravidelného newsletteru ČD

  • emaily na dobrovolníky z komunity příp. na partnerské organizace

  • komunitě ve stručném přehledu připomenout pro případ, že by ve Slacku přehlédla

  • odkomunikovat v newsletteru s linkem na článek a výzvou ke sdílení

  • příprava podkladů pro redakci ČD, která zpracovává newsletter

  • příprava textu pro emailing

  • příprava šablony v Ecomailu

  • testovací emailing

  • rozeslání emailingu

Obsah Česko.Digital

marketingoví koordinátoři z realizačního týmu

Obsahový marketing

  • intro článek představující daný projekt

  • rozhovor se zástupci zadavatele a dobrovolníků z komunity ČD

  • představit projekt a tým, přiblížit detail tématu/projektu - jaký problém řeší a proč jsme ho do komunity přijali (proč věříme, že projekt může opravdu pomoci vyřešit nějaký společesnký problém)

  • v intro článku o projektu na blog by mělo být stručně uvedeno, jak se k nám projekt dostal (kdo je vlastníkem, že je to jeden z prvních projektů, který prošel inkubací a rozhodli jsme se ho realizovat - to může být jeden z key messages) + fotky celého týmu, který na tom aktuálně dělá

  • formát rozhovoru detail tématu/projektu dále rozvíjí

Obsah Česko.Digital + partner na straně zadavatele

Komunikace na sociálních sítích

  • přesdílení mediálních výstupů 

  • publikování stories s citacemi

  • sdílet informace o projektu s cílovými skupinami mimo interní komunitu, při launchi intenzivnější komunikací okolo tématu; téma/projekt následně průběžně připomínat skrz významné milníky nebo zajímavá čísla (př. v případě Učíme online 1x měsíčně připomenout čísla, která se nám podařilo dosáhnout, komunikovat zajímavý výstup v médiích apod).

  • ve všech textech by se mělo objevit proč ten projekt existuje, co řeší, komu a jak pomáhá

  • výběr citací pro Stories

  • příprava grafiky Stories

  • sledování média monitoringu 

  • textace příspěvků ke sdílení intro článku z blogu ČD

@Jindřich Oukropec+ mktg koordinátoři

Interní komunikace

  • zprávy ve Slacku

  • interní event pro celou komunitu

  • informovat komunitu více do detailu

  • textace zprávy ve Slacku

  • příprava interního eventu

    • kdy se bude event konat, pozvánky na google meet

    • kdo tvoří organizační tým (technická podpora, moderátor, DJ, hlídač času, textař případných follow-up emailů)

    • scénář eventu

    • příprava grafiky "save the date" a její postování do Slacku

marketingoví koordinátoři z realizačního týmu a projektový tým

Grafika

  • grafické ztvárnění daného launche (např. formou samolepky)

 

  • příprava zadání včetně poskytnutí grafických podkladů od zadavatele

může pomoci částečně @Lukáš Návesník, ideálně ale má projekt svého dobrografika + partner na straně zadavatele

 

C. Průběh komunikačního launche

Launchovací den 🧨👈

Pořadí jednotlivých aktivit

Načasování aktivity

Co se přesně děje

Kdo je za to odpovědný

Pořadí jednotlivých aktivit

Načasování aktivity

Co se přesně děje

Kdo je za to odpovědný

1.zveřejnění zprávy/ postu ve Slacku

dopoledne kolem 10.00 hod

  • informování celé komunity o dosažení plánovaného milníku na konkrétním projektu

projektový koordinátor (nebo dle domluvy)

2. rozeslání emailingu na dobrovolníky (pokud to dává smysl)

může být i pár dnů před samotným launchem

  • informování dobrovolníků o dosažení plánovaného milníku na konkrétním projektu

  • pozvání na plánovaný online event

  • případná aktivizace dobrovolnického týmu

mktg koordinátoři

3. rozeslání tiskové zprávy na vybraný okruh novinářů (médialist)

11.00 - 13.00 hod

 

PR Česko.Digital (Lucie Ellingerová) + případně partner na straně zadavatele

4. intro článek o projektu zveřejněný na blogu ČD 

odpoledne, v cca 14.00 hod

  • pár hodin po odeslání tiskové zprávy sdílíme připravené posty 

Obsah Česko.Digital

5. doplnění odkazu na intro článek do Slack postu

odpoledne, v cca 14.00 hod

  • doplníme odkaz na intro článek do již publikovaného postu na Slacku 

projektový koordinátor (nebo dle domluvy)

6. zveřejnění připravených postů na sociální sítě

odpoledne, v cca 15.00 hod