Jak na komunikační launch projektů
AKCELERÁTOR ČESKO.DIGITAL JE AKTUÁLNĚ POZASTAVEN.
VĚTŠINA INFORMACÍ V TÉTO PŘÍRUČCE JE Z ROKU 2023 NEBO STARŠÍ A NENÍ ZATÍM ZCELA AKTUALIZOVÁNA.
Cílem této stránky je popsat samostatný proces přípravy komunikačního launche a dát jasný návod, co kdo má dělat, s kým se na koho obracet, kdo z kmenového týmu funguje jako garant konkrétní aktivity.
Proč komunikační launche děláme? 📣
Každý projekt v Česko.Digital důležité milníky.
Za dva stěžejní milníky považujeme
1. představení projektu po fázi inkubace / při přechodu projektu do realizace
2. ukončení projektu, jeho předání zadavateli a závěrečná oslava.
Když se u projektu blíží dosažení jednoho z těchto milníků, začínáme pracovat na komunikačním launchi - plánu pro oznámení těchto milníků komunitě i veřejnosti.
Cíle komunikačního launche s ohledem na cílové skupiny Česko.Digital
Cílová skupina = expertní dobrovolníci v naší komunitě
Cíl: oslava dosažení milníků v komunitě (nikoliv jen v práci daného projektu)
Cílová skupina = neziskové organizace
Cíl: představení problematiky a jejího řešení
Cílová skupina = stát a organizační složky státu
Cíl: představení problematiky a jejího řešení
Jak probíhají komunikační launche?
A. Přípravná fáze 💡
Aktivita | Co to znamená? | Kdo je za ni odpovědný | Kdy |
---|---|---|---|
1.0 ověření, že je projekt na launch opravdu připravený | Je/ bude připravované řešení nebo hlavní výstup hotové do spuštění launche? | projektový koordinátor + zadavatel projektu | minimálně 1,5 měsíce před termínem avizovaného launche |
2. vytvoření týmu |
| placený marketingový koordinátor + dobro marketingový koordinátor | více než 1 měsíc před termínem launche |
3. rozdělení a popsání kompetencí ve vytvořeném týmu |
| projektoví a mktg koordináři + zadavatel projektu | více než 1 měsíc před termínem launche |
4. vytvoření plánu v Confluence/Wiki |
| mktg koordinátoři | 1 měsíc před termínem launche |
5. překlopení plánu v Confluence do projektového Trella |
| projektový koordinátor společně s mktg koordinátori | 1 měsíc před termínem launche |
6. přidělení jednotlivých kartiček s úkoly v rámci vytvořeného realizačního týmu |
| celý tým na společném statusu | 1 měsíc před termínem launche |
7. příprava zadání k jednotlivým úkolům/ výstupům | mktg koordinátoři | 1 měsíc před termínem launche | |
8. koordinace nad jednotlivými aktivitami, hlídání termínů, slaďování se s jednotlivými členy týmu |
| mktg koordinátor | průběžně až do termínu launche |
9. pravidelné krátké sdílení stavu launche na úterním all hands |
| projektový koordinátor + mktg koordinátor | průběžně až do termínu launche |
10. naplánovat celotýmovou retrospektivu |
| projektový koordinátor společně s mktg koordinátorem | po skončení launche |
B. Taktiky komunikačního launche a jejich příprava 📖📕📗
(co se konkrétně za jednotlivými taktikami skrývá - co kdo má dělat)
Taktika | Výstupy | Cíl | Nutné aktivity | Kdo je za ně odpovědný |
---|---|---|---|---|
Public relations |
|
|
| PR Česko.Digital + partner na straně zadavatele |
Emailing |
|
|
| marketingoví koordinátoři z realizačního týmu |
Obsahový marketing |
|
|
| Obsah Česko.Digital + partner na straně zadavatele |
Komunikace na sociálních sítích |
|
|
| @Jindřich Oukropec+ mktg koordinátoři |
Interní komunikace |
|
|
| marketingoví koordinátoři z realizačního týmu a projektový tým |
Grafika |
|
|
| může pomoci částečně @Lukáš Návesník, ideálně ale má projekt svého dobrografika + partner na straně zadavatele |
C. Průběh komunikačního launche
Launchovací den 🧨👈
Pořadí jednotlivých aktivit | Načasování aktivity | Co se přesně děje | Kdo je za to odpovědný |
---|---|---|---|
1.zveřejnění zprávy/ postu ve Slacku | dopoledne kolem 10.00 hod |
| projektový koordinátor (nebo dle domluvy) |
2. rozeslání emailingu na dobrovolníky (pokud to dává smysl) | může být i pár dnů před samotným launchem |
| mktg koordinátoři |
3. rozeslání tiskové zprávy na vybraný okruh novinářů (médialist) | 11.00 - 13.00 hod |
| PR Česko.Digital (Lucie Ellingerová) + případně partner na straně zadavatele |
4. intro článek o projektu zveřejněný na blogu ČD | odpoledne, v cca 14.00 hod |
| |
5. doplnění odkazu na intro článek do Slack postu | odpoledne, v cca 14.00 hod |
| projektový koordinátor (nebo dle domluvy) |
6. zveřejnění připravených postů na sociální sítě | odpoledne, v cca 15.00 hod |