Jak na komunikační launch projektů

Cílem této stránky je popsat samostatný proces přípravy komunikačního launche a dát jasný návod, co kdo má dělat, s kým se na koho obracet, kdo z kmenového týmu funguje jako garant konkrétní aktivity.

Proč komunikační launche děláme? 📣

Každý projekt v Česko.Digital má v přehledu Program Managementu svým týmem evidované důležité milníky.

Za dva stěžejní milníky považujeme

1. představení projektu po fázi inkubace / při přechodu projektu do realizace

2. ukončení projektu, jeho předání zadavateli a závěrečná oslava.

Když se u projektu blíží dosažení jednoho z těchto milníků, začínáme pracovat na komunikačním launchi - plánu pro oznámení těchto milníků komunitě i veřejnosti.

Cíle komunikačního launche s ohledem na cílové skupiny Česko.Digital

Cílová skupina = expertní dobrovolníci v naší komunitě

Cíl: oslava dosažení milníků v komunitě (nikoliv jen v práci daného projektu)

Cílová skupina = neziskové organizace

Cíl: představení problematiky a jejího řešení

Cílová skupina = stát a organizační složky státu

Cíl: představení problematiky a jejího řešení

Jak probíhají komunikační launche?

A. Přípravná fáze 💡

Aktivita	Co to znamená?	Kdo je za ni odpovědný	Kdy
1.0 ověření, že je projekt na launch opravdu připravený	Je/ bude připravované řešení nebo hlavní výstup hotové do spuštění launche?	projektový koordinátor + zadavatel projektu	minimálně 1,5 měsíce před termínem avizovaného launche
~~1.1. ověření, že plánovaný milník je evidovaný v Program Management~~	~~S plánem milníků v Program Managementu pracuje celý mktg kmenový tým i projektový kmenový tým.~~ ~~Milníky, které v Program Managementu nejsou zadané, pro tým neexistují, nepočítá s nimi, neví o nich.~~	projektový koordinátor	1,5 měsíce před termínem avizovaného launche ideálně i dříve
2. vytvoření týmu	2-3 mktg koordinátoři koordinátorský tým pro organizaci interního eventu - ideálně 3-4 dobrovolníci	placený marketingový koordinátor + dobro marketingový koordinátor	více než 1 měsíc před termínem launche
3. rozdělení a popsání kompetencí ve vytvořeném týmu		projektoví a mktg koordináři + zadavatel projektu	více než 1 měsíc před termínem launche
4. vytvoření plánu v Confluence/Wiki	Ukázka - plán komunikačních aktivit ve WIKI- komunikace výročí UO Ukázka - plán komunikačních aktivit ve WIKI - komunikace nového partnera Nadace Bakala	mktg koordinátoři	1 měsíc před termínem launche
5. překlopení plánu v Confluence do projektového Trella		projektový koordinátor společně s mktg koordinátori	1 měsíc před termínem launche
6. přidělení jednotlivých kartiček s úkoly v rámci vytvořeného realizačního týmu		celý tým na společném statusu	1 měsíc před termínem launche
7. příprava zadání k jednotlivým úkolům/ výstupům	Ukázka zadání - komunikace Nedlužím státu	mktg koordinátoři	1 měsíc před termínem launche
8. koordinace nad jednotlivými aktivitami, hlídání termínů, slaďování se s jednotlivými členy týmu		mktg koordinátor	průběžně až do termínu launche
9. pravidelné krátké sdílení stavu launche na úterním all hands		projektový koordinátor + mktg koordinátor	průběžně až do termínu launche
10. naplánovat celotýmovou retrospektivu		projektový koordinátor společně s mktg koordinátorem	po skončení launche

B. Taktiky komunikačního launche a jejich příprava 📖📕📗

(co se konkrétně za jednotlivými taktikami skrývá - co kdo má dělat)

Taktika	Výstupy	Cíl	Nutné aktivity	Kdo je za ně odpovědný
Public relations	oslovení médií pro exkluzivní výstup připravený médialist tisková zpráva tisková konference (!!! preferovaná v případě dokončeného projektu, novináře zajímají výsledky) online event pro novináře (v případě představení nového projektu)	informovat novináře o nově spuštěném projektu, problému, který budeme řešit apod. TK - v případě potřeby hlubšího vysvětlení tématu novinářům zorganizovat tiskovou konferenci online nebo offline přiblížit problematiku a pro některé novináře to splní funkci TK	vytipování novinářů pro oslovení k exkluzivnímu výstupu příprava krátkého textu pro oslovení novinářů pro exkluzivní výstupy vypracování seznamu novinářů = médialist, pro které je naše téma relevantní příprava zadání pro PR kolegyně příprava grafické přílohy k tiskové zprávě - obrázek, infografika atd	PR Česko.Digital + partner na straně zadavatele
Emailing	zařazení do pravidelného newsletteru ČD emaily na dobrovolníky z komunity příp. na partnerské organizace	komunitě ve stručném přehledu připomenout pro případ, že by ve Slacku přehlédla odkomunikovat v newsletteru s linkem na článek a výzvou ke sdílení	příprava podkladů pro redakci ČD, která zpracovává newsletter příprava textu pro emailing příprava šablony v Ecomailu testovací emailing rozeslání emailingu	Obsah Česko.Digital marketingoví koordinátoři z realizačního týmu
Obsahový marketing	intro článek představující daný projekt rozhovor se zástupci zadavatele a dobrovolníků z komunity ČD	představit projekt a tým, přiblížit detail tématu/projektu - jaký problém řeší a proč jsme ho do komunity přijali (proč věříme, že projekt může opravdu pomoci vyřešit nějaký společesnký problém) v intro článku o projektu na blog by mělo být stručně uvedeno, jak se k nám projekt dostal (kdo je vlastníkem, že je to jeden z prvních projektů, který prošel inkubací a rozhodli jsme se ho realizovat - to může být jeden z key messages) + fotky celého týmu, který na tom aktuálně dělá formát rozhovoru detail tématu/projektu dále rozvíjí	příprava a vyplnění zadání k intro článku a také k rozhovoru příprava grafiky k článku - fotografie týmu atd	Obsah Česko.Digital + partner na straně zadavatele
Komunikace na sociálních sítích	přesdílení mediálních výstupů publikování stories s citacemi	sdílet informace o projektu s cílovými skupinami mimo interní komunitu, při launchi intenzivnější komunikací okolo tématu; téma/projekt následně průběžně připomínat skrz významné milníky nebo zajímavá čísla (př. v případě Učíme online 1x měsíčně připomenout čísla, která se nám podařilo dosáhnout, komunikovat zajímavý výstup v médiích apod). ve všech textech by se mělo objevit proč ten projekt existuje, co řeší, komu a jak pomáhá	výběr citací pro Stories příprava grafiky Stories sledování média monitoringu textace příspěvků ke sdílení intro článku z blogu ČD	Jindřich Oukropec+ mktg koordinátoři
Interní komunikace	zprávy ve Slacku interní event pro celou komunitu	informovat komunitu více do detailu	textace zprávy ve Slacku příprava interního eventu kdy se bude event konat, pozvánky na google meet kdo tvoří organizační tým (technická podpora, moderátor, DJ, hlídač času, textař případných follow-up emailů) scénář eventu příprava grafiky "save the date" a její postování do Slacku	marketingoví koordinátoři z realizačního týmu a projektový tým
Grafika	grafické ztvárnění daného launche (např. formou samolepky)		příprava zadání včetně poskytnutí grafických podkladů od zadavatele	může pomoci částečně Lukáš Návesník, ideálně ale má projekt svého dobrografika + partner na straně zadavatele

C. Průběh komunikačního launche

Launchovací den 🧨👈

Pořadí jednotlivých aktivit	Načasování aktivity	Co se přesně děje	Kdo je za to odpovědný
1.zveřejnění zprávy/ postu ve Slacku	dopoledne kolem 10.00 hod	informování celé komunity o dosažení plánovaného milníku na konkrétním projektu	projektový koordinátor (nebo dle domluvy)
2. rozeslání emailingu na dobrovolníky (pokud to dává smysl)	může být i pár dnů před samotným launchem	informování dobrovolníků o dosažení plánovaného milníku na konkrétním projektu pozvání na plánovaný online event případná aktivizace dobrovolnického týmu	mktg koordinátoři
3. rozeslání tiskové zprávy na vybraný okruh novinářů (médialist)	11.00 - 13.00 hod		PR Česko.Digital (Lucie Ellingerová) + případně partner na straně zadavatele
4. intro článek o projektu zveřejněný na blogu ČD	odpoledne, v cca 14.00 hod	pár hodin po odeslání tiskové zprávy sdílíme připravené posty	Obsah Česko.Digital
5. doplnění odkazu na intro článek do Slack postu	odpoledne, v cca 14.00 hod	doplníme odkaz na intro článek do již publikovaného postu na Slacku	projektový koordinátor (nebo dle domluvy)
6. zveřejnění připravených postů na sociální sítě	odpoledne, v cca 15.00 hod	pár hodin po odeslání tiskové zprávy sdílíme připravené posty k intro článku	Lukáš Návesník
7. postování Stories na sociálních sítích	odpoledne, v cca 14.00 hod (až po publikování intro článku na blogu) mohou pokračovat i v dalších dnech	v den launche a následující 1-3 dny můžeme sdílet facebook stories - např. s důležitými citacemi nebo hlavními přínosy projektu (citáty, čísla, výsledky, cíle, přínos...)	Lukáš Návesník
8. přesdílení intro článku na sociálních sítích	odpoledne, v cca 17.00 (???)	současně s doplněním odkazu na intro článek do již publikovaného postu na Slacku sdílíme odkaz na intro článek na sociálních sítích	Lukáš Návesník
9. přesdílení mediálních výstupů na sociálních sítích	až v následujících dnech	v dalších dnech sdílíme na sociálních sítích zajímavé mediální výstupy	Lukáš Návesník
10. rozhovor o projektu zveřejněný na blogu ČD	cca 1 týden po launchi (dle kapacit redakce ČD)	cca týden po publikování intro článku zveřejňujeme na blogu ČD připravený rozhovor	Obsah Česko.Digital
11. informování komunity o zveřejnění rozhovoru na blogu ČD	cca 1 týden po launchi (dle kapacit redakce ČD)	jako první dostává info o publikování rozhovoru na blogu ČD komunita	projektový koordinátor (nebo dle domluvy)
12. přesdílení rozhovoru na sociálních sítích	cca 1 týden po launchi (dle kapacit redakce ČD)	až po informování komunity o publikování rozhovoru na blogu ČD sdílíme odkaz na rozhovor na sociálních sítích	Lukáš Návesník

Komunitní event 👩‍🦰👨‍🦰👩‍🦱👨‍🦱👱‍♀️🧑👨👩👦👵

Co je cílem / proč jej děláme

Cíle komunitního eventu

Společně oslavit dosažení milníku na projektu

Poděkování dobrovolníkům, kteří na projektu pracovali

Poděkování partnerům na projektu / zadavateli projektu

Informování komunity o dosažení milníku

Na koho z kmenového týmu se můžeš obrátit, když si s něčím při organizaci eventu nevíš rady?

Potřebuješ pomoci s obsahem? Probrat, jestli je navrhnutý text ok? Obrať se na Terézia Palaščáková
Potřebuješ technickou pomoc? Obrať se na Tomáš Znamenáček
Potřebuješ pomoc s rozesláním emailingu nebo pomoc s grafikou ? Obrať se na Lukáš Návesník

Pořadí jednotlivých aktivit	Načasování aktivity	Co je potřeba zařídit	Kdo je za to odpovědný
1. příprava eventu	3 týdny před datem konání	stanovení datumu konání akce kontrola, že se vybraný datum nekryje s dalšími online akcemi (webináře UO, webináře čedu) vytvoření pozvánky na daný den a hodiny v Google Meet s licencí pro 250 osob obsah akce - co se na eventu bude dít, kdo na něm bude vystupovat a s jakým tématem domluvení se s vystupujícími na detailech jejich vstupu určení rolí moderátor technická podpora správce a překlikávač prezentace hlídač časomíry (pokud máme speakry) DJ fotograf - kdo pořídí print screen obrazovky při přípitku koordinátor speakrů příprava scénáře příprava medailonků a anotací (pokud budeme mít vystoupení speakrů) příprava grafiky "Save the date" UKÁZKA GRAFIKY CITYVIZOR UKÁZKA GRAFIKY UČÍME ONLINE příprava grafiky medailonků (pokud je potřeba) příprava textu pro emailing na dobrovolníky příprava emailing listu (emailové adresy dobrovolníků) příprava samotné rozesílky v ecomailu + přidat do přílohy ICS soubor (kliknutím si mohou přidat událost do kalendáře) / nebo tlačítko DONDU příprava prezentace - grafika, texty UKÁZKA PREZENTACE - EVENT CITYVIZOR UKÁZKA PREZENTACE - VÝROČÍ UČÍME ONLINE založení Sli.do pro pokládání otázek (pokud je relevantní) bude potřeba následně po akci sdílet cokoliv z ní na sociální sítě? Pokud ano, je potřeba dát včas (ideálně ty 3 týdny před) Lukáš Návesník tuto informaci a domluvit se, jaké podklady k tomu Lukymu dodáme, a kdy.	organizační tým pro event + (emailing v ecomailu pomůže Lukáš Návesník)
2. oznámení o konání eventu	2 týdny před datem konání	postujeme oznámení o konání eventu společně s grafikou "Save the date" do kanálu General a do daného projektového channelu rozesíláme pozvání na event přes emailing na dobrovolníky (ne všichni jsou aktivní na Slacku, zejména pokud projekt běží více než rok)	projektový koordinátor ve spolupráci s organizačním týmem pro event
3. sladění se všemi vystupujícími	1 týden před datem konání	setkání se organizačního týmu a všech vystupujících sladění se na detailech upozornění, že hlavní účinkující potřebují kvalitní připojení k internetu ujištění se, že každý ví, jaká je jeho role v den konání eventu a že s ní každý počítá přejdeme si scénář krok za krokem - mentálně si přehrajeme celý event před očima a snažíme se vychytat poslední drobnosti domluvíme si případný plán B - co dělat když se speakrovi sekne obraz se moderátorovi sekne obraz budeme mít na online setkání nezvané hosty nebude fungovat technika - sdílení prezentací, Slido...atd	organizační tým pro event
4. den D - konání eventu	v den eventu	postujeme připomínku o konání eventu do kanálu General a do daného projektového channelu ujistíme se, že máme finální prezentaci v prezentaci jsou všechny prolinky funkční všichni v organizačním týmu a všichni vystupující s dnešním dnem počítají nenastala u nikoho nenadálá událost, kterou bychom museli řešit na poslední chvíli domluvíme se, že technická podpora se na Google Meet připojí 30 minut před začátkem eventu, zbytek týmu a účinkující 15 minut před začátkem eventu 15-20 minut před začátkem eventu si zkontrolujeme, že funguje sdílení každý ze speakrů je dobře slyšet	organizační tým pro event
Po skončení eventu	v ten samý den po skončení eventu	postování print screenu z eventu do daného projektového channelu	organizační tým pro event
	následující dny po skončení evetu	následující den nebo dny po konání eventu postování print screenu z eventu na sociálních sítích se stručným shrnutím eventu je potřeba se na sdílení na socme s Jakub Šnorbertdomluvit předem	Lukáš Návesník nebo Jindřich Oukropec
	týmová retrospektiva	do max. týdne od konání eventu zorganizovat týmovou retrospektivu na retrospektivě si otevřeně říkáme: co se nám povedlo // co se nám nepovedlo // co chceme do budoucna určitě zopakovat // jaké konkrétní kroky si bereme do realizace

Jak vypadají jednotlivé výstupy z komunikačních launchů 🖼🎨📊📋

tisková zpráva
intro článek na blog
post do Slacku
- k launchi projektu Cityvizor
- ke komunikační podpoře výročí projektu Učíme online

rozhovor na blog
náhled Stories na sociální sítě
- ke komunikační podpoře projektu Učíme online - obr.1, obr.2
- k launchi projektu Začni učit -
- k launchi projektu Cityvizor
galerie grafických podkladů k launchi
- save the date Cityvizor
- save the date Učíme online
- obrázky k tiskové zprávě Učíme online
- obrázky k článkům

Časová osa komunikačního launche

příprava takového oznámení a jednotlivých taktik trvá měsíc a je zapotřebí počítat s kapacitami projektového týmu, se sestavením speciálního týmu, který bude na oznámení měsíc pracovat.
??? komu 2 měsíce předem oznámit, že se spuštění projektu chystá - ideálně 2 měsíce předem tak, abychom to zvládli zařadit do obsahového plánu, zajistili kapacity redakce a také kmenového týmu marketérů č.d, který:
1. musí být o takovéto iniciativě informovaný dostatečně předem (ideálně formou oznámení v channelu mktg nebo na all-hands setkání nebo formou zadání do redakce - zde bychom měli být jednotní a shodnout se na ideálním modelu oznámení)
2. v tuto chvíli za launch projektu odpovídá a i do budoucna bude hlavním support koordinátorem (oficiální komunikace pod značkou č.d)

čas na přípravu komunikačního launche - cca 1 měsíc (v ideálním případě i více)
čas na zařazení do plánu ideálně 2 měsíce (čili potřebujeme alespoň 2 měsíce předem vědět, že se plánuje launch)

Kdo se na komunikačním launchi v daném projektu podílí?

projektový koordinátor (dobro-tým)
support projektový koordinátor (placený tým)
marketingový koordinátor na projektu (dobro-tým i placený tým)
Obsah Česko.Digital
za social media ČD - Lukáš Návesník a Jindřich Oukropec

Další důležité odkazy k prostudování

kurz z webináře Jak na launch v Česko.Digital
Checklist "Jak na komunikaci při spuštění projektu"
Odkaz na Miro nástěnku s retrospektivami k již proběhlým launchům