Jak správně psát personalizované náborové e-maily

1️⃣ Předmět e-mailu

Do předmětu e-mailu se většinou vyplňuje název role (nebo i organizace) a krátký zajímavý popisek. Nejlépe co nejdetailněji a nejlákavěji.

❗ Na co dávat pozor:

• V krátkosti je síla – nezapomínej, že stále častěji čtou lidé e-maily na mobilech. Uzpůsob tomu své předměty a drž jejich délku v rozsahu 30–65 znaků (na desktopech může zobrazovaná délka dosahovat 60-75 znaků).

💌 Příklady textu:

• Hledáme UX/UI posily do našich projektů – budeš to Ty?

• Česko.Digital: dobrovolný vývojář ve frameworku Flutter

• Střecha duševního zdraví hledá grafika-dobrovolníka

• Copywriter pro projekt Nedlužím státu: Pomoz oddlužit Česko!

2️⃣ Oslovení a úvod e-mailu

Oslovujeme přátelsky a křestním jménem. V e-mailu buď použij velké, nebo malé T při tykání. Dobrovolníkovi poděkuj za jeho práci v Česko.Digital a nabídni mu možnost zapojit se.

❗ Na co dávat pozor:

• Za oslovením se vždy píše čárka a další řádek by měl začínat malým písmenem.

💌 Příklady textu:

Zdravím Luci,

díky za Tvůj zájem o dobrovolnictví v Česko.Digital. Ráda bych Ti čas od času nabídla aktuální možnosti zapojení se do našich projektů i touto formou.

Ahoj Honzo,

zdravím z komunity Česko.Digital! Jak zatím č.d vnímáš? Zapojil ses už do nějakého projektu?

3️⃣ Krátké představení pozice a projektu

Je nutné krátce vysvětlit, o jakou roli a projekt se jedná.

❗ Na co dávat pozor:

• Nepiš zbytečnou vatu.

• Pojmenuj roli správně.

• Odkazuj dobrovolníka na relevantní stránky, jako je web projektu, náš web nebo projektová wiki.

• V případě, že máš roli vypsanou na Portálu dobrovolníka, tak je možné taky odkázat tam.

💌 Příklady textu:

Momentálně hledáme posily na pozici UX a UI designéra/grafika do projektu Začni učit!, který vzniká ve spolupráci s organizací Výluka. Více o projektu se dozvíš na našem webu nebo na projektové stránce. Máme za cíl doplnit na stávající web zacniucit.cz "expertní systém" pro nové zájemce o učitelství.

4️⃣ Dopad projektu

Je důležité dobrovolníkům ukázat, jak nám mohou pomoci, proč jsou právě oni potřebnou součástí týmu, posunu projektu. A zároveň je nalákat popsáním dopadu projektu, protože hlavně smysluplná práce je motivuje k tomu, aby se k nám přidali.

❗ Na co dávat pozor:

• Nebuď obecný/á, ale velice konkrétní a měj ve sdělení emoce.

• Popiš dopad, který pozice nebo projekt bude mít.

💌 Příklady textu:

• XY lidí na prevenci kašle a appka Loono má za cíl tuto situaci změnit. Jestli nám s její vývojem pomůžeš, můžeme navždy změnit pohled Čechů na prevenci a přinést pro Česko další smysluplný projekt.

• V exekucích a v dluzích je více než XY lidí v ČR a další o tom ani nemusí vědět. Chceme toto číslo zmenšit a přinést lidem přehledný web, kde se dozví všechny potřebné informace o dluzích vůči státu. S Tvým zapojením web dokončíme rychleji a můžeme tak zadluženým lidem co nejdříve pomoci.

5️⃣ Co je náplní pozice

Máš 2 možnosti:

1/ Detailní popis role

Detailně popiš pracovní náplň pozice, aby dobrovolník věděl, do čeho jde. Vol bodový seznam pro větší přehlednost.

❗ Na co dávat pozor:

• Zmiň časovou náročnost - 2 hodiny týdně nebo 10 hodin měsíčně?

• Popiš, jakou spolupráci preferujete - dlouhodobou / krátkodobou / jednorázovou?

• Upřesni, kdy projekt končí / kdy má projekt milník / deadline.

• Čeho všeho se bude spolupráce týkat - web / UX / design / copywriting?

• Zdůrazni, co by měl daný člověk umět.

• Nezapomeň zmínit, s kým bude spolupracovat, kdo bude jeho mentor.

💌 Příklady textu:

• Zapojit se můžeš ihned.

• Jde o cca 3-5 hodin týdně volného času.

• Preferujeme dlouhodobou spolupráci, ale budeme rádi, když nám pomůžeš klidně i jednorázově.

• Deadline pro základní verzi webu je konec září.

• Hlavními výstupy budou návrh uživatelského rozhraní a návrh finální grafické podoby webové aplikace.

• Je dobré, pokud máš předchozí zkušenosti s tvorbou grafického/výtvarného online řešení, nástrojem Figma a ve své tvorbě jsi kreativní a originální.

• Budeš spolupracovat se seniorním designérem Honzem Dugovičem, který bude zároveň tvůj mentor.

2/ Stručný popis role

Stručně popiš pracovní náplň pozice a odkaž na detailní popis na wiki nebo ve Slacku.

6️⃣ Co dobrovolníkovi na oplátku nabídneme my

Nechceme jenom brát, ale i dávat. Proto vypiš benefity, které nabízíme dobrovolníkovi my.

❗ Na co dávat pozor:

• Nepiš tam něco, čím si nejsi jistý/á, zda můžeme dobrovolníkovi nabídnout.

💌 Příklady textu:

• Na oplátku nabízíme neocenitelné zkušenosti, motivující expertní kolektiv a skvělou referenci do životopisu! 💙

• Nabízíme Ti mentoring od seniorního parťáka.

• Na oplátku se můžeš účastnit našich komunitních a vzdělávacích akcí.

7️⃣ Co už je hotovo a na čem lze stavět

Pokud je už hotová nějaká dokumentace, brand manuál, strategie, Figma, design, vývojové prostředí nebo cokoliv dalšího, přidej do emailu odkazy.

❗ Na co dávat pozor:

• Nezahrň dobrovolníka odkazy, vybírej jenom ty relevantní a hlavní.

💌 Příklady textu:

• Náhledy obrazovek od designéra přikládám zde.

• Projekt je veden agilně v Jira, sprinty jsou na 2týdenní bázi.

• Posílám taky odkaz na Github.

• Máme hotovou marketingovou strategii a brand manual.

8️⃣ Kam se má ozvat, poděkování a rozloučení

Napiš dobrovolníkovi, že se ti má ozvat na tvůj email, nebo odkaž dobrovolníka na kompetentní osobu v rámci projektu nebo do projektového kanálu.

❗ Na co dávat pozor:

• Neudělej chybu ve jméně kanálu nebo dané kontaktní osoby.

• Nezapomeň se podepsat a přidat svou roli v Česko.Digital.

💌 Příklady textu:

Pro více informací se na mě prosím obrať. Díky za zpětnou vazbu!

 

Pěkný den

Romana

Chief Delivery Officer

PS: V komunitě č.d si tykáme, tak jsem si dovolila tykat i zde v mailu. :)

Pokud Tě nabídka zaujala, ozvi se mi v odpovědi na tenhle mail nebo ještě lépe přes Slack rovnou Romaně Pokorné nebo do kanálu #run-zacni_ucit. Další podobné role najdeš pravidelně v kanálu #design, kde najdeš i další detaily k téhle pozici. Budeme se těšit na spolupráci.

 

Přeji pohodový začátek týdne,

Lucka

Head of Community & People