Jak na e-mailové oslovování dobrovolníků přes Airtable
Tento článek slouží jako návod na oslovování dobrovolníků na konkrétní pozice prostřednictvím mailingu v naší databázi Airtable. Do databáze má přístup kmenový tým a koordinátoři na projektech. Pokud hledáš nějakou roli a potřebuješ využít mailové oslovení, ozvi se svému projektovému nebo support koordinátorovi. Případně se též můžeš ozvat @Lucie Zajíčková , která tento návod a automatizace spolu-tvořila.
Instrukce
V Airtable v databázi Volunteer Management v záložce Volunteers se podívej, zda už neexistuje pohled, který by zobrazoval tebou hledané dobrovolníky (např. UX Designéři). Pokud ano, můžeš přeskočit krok 2 a 3.
Pokud ne, vytvoř nový pohled - kopii hlavního pohledu (dále v tomto návodu je nazýván jako Pohled #1) v databázi Volunteer Management v záložce Volunteers.
Vyfiltruj si v tomto pohledu dané skills, které hledáš, a pohled vhodně pojmenuj (např. Marketing dobrovolníci, Analýza data).
Vytvoř kopii pohledu (tři tečky vedle názvu a Duplicate view). V této kopii (pohled #2, opět vhodně pojmenovaný, např Mailing Marketing dobrovolníci) nastav následující filtry:
Skills budou obsahovat Tebou hledané klíčové slovo (Marketing, Copy, UX, Backend, atd.)
Mailing bude ✅.
Last mail sent: Poslední e-mail odeslán dříve než před týdnem - tímto zajistíme, že nikoho nespamujeme.V pohledu #1 si vyber zaškrtnutím pole „Mailing“ ty, kterým tentokrát mail chceš poslat (možná to nejsou všichni vyfiltrovaní - někteří už jsou třeba někde zapojeni, některé jsme nedávno oslovili, atd.) - takto vybraní lidé Ti následně napadají do pohledu #2 (např Mailing Marketing dobrovolníci).
Vytvoř si ještě jeden pohled (pohled #3), zduplikuj Tebou naposledy vytvořenou tabulku, např Mailing Marketing dobrovolníci) a nastav filtry stejně jako u té předchozí + přidej nový filtr „Send mail now is ✅“. Opět ji vhodně pojmenuj. Např. Mailing Marketing 12.5.2021. Prozatím v tabulce nikoho neuvidíš. Filtr „Send mail now is ✅“ si přidáváš, aby pak fungovala automatizace - jakmile v pohledu #2 totiž vyselektuješ lidi podle “Send mail now”, napadají Ti do tohoto pohledu #3 a e-mail s nabídkou se jim následně odešle. V tomto pohledu #3 pak uvidíš přehled všech obeslaných dobrovolníků. Zatím v pohledu #2 u nikoho nezaškrtávej pole “Send mail now”, ačkoliv vzhledem k vypnuté automatizaci by se jim e-mail neodeslal. Neodeslal by se jim totiž ani po jejím zapnutí, trigger totiž nastavíme na akci přesunu záznamu z jedné tabulky do druhé.
Nastav vpravo v panelu Automations automatizaci. Je zde přednastavená automatizace Emailová rozesílka, kterou můžeš využít jako vzor. Nechej zatím automatizace vypnutou (panel off - on svítí tmavě růžově), aby zatím nikomu neodešel žádný e-mail. Jakmile ji pak zapneš, bude aktivní a e-maily budou odesílány vybraným lidem dle nastavených kritérií.
Jako Trigger nastav When record enters view a nastav Tvou finální tabulku (Mailing Marketing 12.5.2021).
Jako první Action nastav Gmail: Send email. Je důležité Airtable propojit se svým mailem, aby šla zpráva přímo z Tvého účtu a zájemci na něj mohli odpovídat. To provedeš v sekci Gmail akcí Connect New Account, viz. screenshot.
V poli To (Komu) můžeš nastavit přes +, aby se pole automaticky nastavilo jako e-mail daného člověka.
Vyplň předmět a text e-mailu, dá se využít formátovacích značek (**, _, atd.) nebo přidat přílohu.
Jako druhý Action nastav ještě Update record v tabulce Volunteers. Record ID je Airtable Record ID a Field (Pole) je Last mail sent.
Vše ulož, až nyní zapni automatizaci.
Následně jdi do své tabulky č. 2, kde ve všech řádcích s dobrovolníky, kterým chceš poslat email, zaškrtni Send mail now pole. Hotovo. 🎉
Pozor! Jeden mail trvá odeslat i několik vteřin, proto klikej pomalu a vyčkej, ať jsou odeslány všechny e-maily. Následně bys je měl/a vidět i ve svém mailboxu a také by se mělo aktualizovat pole Last mail sent na dané datum a čas.
