2021-06-15 All Hands

90 s

📸⚡️ Flash news

@Jindřich Oukropec

shrnutí toho, co se děje v komunitě formou krátkých zpráv

15min

💡🎯Program management & diskuze nad projekty

@Romana Pokorná

PM:

• portál dobrovolníka není v p.m. (milníky), prosba doplnovat i interní projekty

• v projektech nejsou milníky přes léto (opravdu?), chystá se předání více projektů

  • některé projekty mají “dlouhodobé aktivity”, jaký je v tomto rozdíl?

  • některé nemají žádná data (= projekt je předaný?)

Projekty (další vstupy)

• pravidelné governance meetingy - střecha, učíme online

• změna technologie na Loono? zpoždění měsíc na projektu?

Zápis:

Ceny SDG - příspěvky ve Slacku i na sockách

Launch inovací v pátek - i příprava ukázek, aby novináři byli sami uživatelé a vyzkoušeli si to. Nejde ven TZ, nyní to není určené pro koncového uživatele, ale bude “avízo” pro redakce + včetně pozvánky na akci. Tým by se rád sešel naživo, na projektové pivo - dořešuje se, jak to pojmout.

Řeší se syntéza 3 harmonogramů - abychom věděli, kdy má být konec projektu.

Střecha duš.zdraví - je tam dokončení MVP - nedošlo asi k posunutí milníku. Plánuje se tam testovat 1.živ.situace a řeší se příprava scénáře.

V rámci Střechy se scházíme co 14 dnů, bavíme se o tom, co udělat, abychom se dostali do bodu, kdy projekt bude chtít podpořit nějaké neziskovka. Podpoříme i aktivitou kmenového týmu, nově na projektu @Anežka Müller , je potřeba začít hledat dobro mktg koordinátora.

Začni učit - v půlce červenec má být hotový web

Nedlužím státu - launch se posouvá na konec září. (chtěli si to rozdělit - testovat i komunikovat).

Webinář s D. Gamrotem - bude záznam, zatím cca 20 registrací - navazujeme v srpnu/září dalším time mng tématem s Anetou Martínek

Interní projekty do PM:

• zahrnout do něj i portál dobrovolníka - první viditelná věc bude vidět koncem června

• sjednocení - jak s PM pracovat - dlouhodobá aktivita by měla nějakou aktivitou vrcholit, ukončit se

• kdo má zařídit aktualizaci v PM? člověk z kmenového týmu nebo dobrovolníci? Jsou projekty, kde nemají ani dobrovolníky, kteří by to vůbec do PM mohli zadat.

• je potřeba se napříč projekty shodnout nad hlavním milníkem projektu

• automatizace / propisování - zaznačím termín někam a odsaď se to propíše i do PM - do budoucna

• kdo má tyhle milníky zadávat? nemáme to stanované striktně

• Poznámka od Evky Z.

Otázka k zamyšlení: Jak moc s PM pracujeme mimo core meeting / jak často do toho koukáme? My v placených rolích? Tj. pokud jde opravdu o kalendář pro naše odladění napříč projekty - pak mají pravdu, je to pro naše potřeby a měli bychom (měli bychom?) dělat my.

5min

🎉 Eventy: co nás čeká

@Lucie Zajíčková

• Kalendář eventů č.d a eventů, kterých se účastníme

• je to v PM + sdíleno i do wiki na stránku Co se děje v komunitě

• jsou tam všechny komunitní akce

• kdo bude někde mluvit, ať ji do kalendáře přidá

• přidat i SAT

• používáme emojis - čepička=čedu, mikrofon=externí akce, modré srdíčko=interní komunitní akce

• máme přidávat i neveřejné akce? tam kde se nikdo nemůže dostat a ani z toho nebude komunikační výstup, tak sem nevkládáme; pokud reprezentujeme č.d a má to další potenciál, např. očekávaný výstup/komunikace do komunity/ven, zadáváme

10 min

Inovace zpravodajského storytellingu - retrospektiva nad komunikací

@Martina Habová @Jindřich Oukropec @Eva Zehnálková (Unlicensed) @Lucie Ellinger

Proběhla retrospektiva ke komunikaci projektu Inovace zpravodajského storytellingu. Přinášíme nejdůležitější závěry z debaty nejen pro projekt Inovace, ale pro celé ČD:

• Program Management- nedostatečné pochopení a "zabudování" jeho užívání do běžné agendy na projektu ("používáme jej jen proto, že se do něj někdo někdy na all hands kouká" versus je to pomůcka i pro nás na projektu, pro plánování)

• KOMUNIKACE

-nedostatečná komunikace mezi projektovými koordinátori a mark.koordinátori na projektu i mktg ČD
-každý tým pracoval s jinými předpoklady
-naživo se tým poprvé viděl, až se věci začaly "kazit"
-nepředpokládejme, že když někoho otagujeme, tak jsme mu informaci předali a on informace obdržel = u mnohých dobrovolníků to tak není
-SLACK - spoléhání, že jsme všichni na stejné lodi, když vše uvádíme ve slacku - není to tak, informace zapadnou, ne každý je stíhá číst

• chybějící rozdělení odpovědností - explicitně vyřčené, popsané a všemi, kterých se to týká, schválené

• mezera mezi kmenovým týmem s všemi jeho checklisty, návody, retrospektivami, popisy a celým dobrovolnickým týmem, který nemá kapacitu si tyto všechny popisy a checklisty nastudovat/přečíst a už ztěží nachází kapacitu se dle těchto návodů řídit a řídit se dle nich správně. (tento feedback dostáváme z mnoha stran od dobrovolníků - MW)

• chybějící příprava briefů, jasných zadání, ze kterých by vyplynulo, v jaké fázi se projekt nachází

• ptát se dříve, ptát se při každé sebemenší nejasnosti

Pozitivní postřehy:

• otevřenost - vidíme problém, otevřeně jej jako problém pojmenujeme a otevřeně jej jdeme řešit

• tah na branku - hledáme řešení - semknutí týmu

Zavolat si dostatečně včas před jakýmkoliv milníkem s celým týmem, abychom se vyladili. Sladit si očekávání - co se od projek./mktg atd koordinátora konkrétně očekává.

Zadání pro launch (texty a pod) má přijít od týmu samotného, nikoliv od mktg ČD.

Možná zavést meetink o plánech v projektu, aby se “ocheckoval” ten strategický harmonogram - RP

narozeninoví borci na konci

@Martina Habová

• začali jsme s komunikací do komunity (slack)

• na 30.6. plánujeme emailing na celou komunitu - potřebujeme emailové kontakty na dobrovolníky - bude zahrnovat i poděkování

• máme narozeninovou wikinu

• pracujeme pilně na slíbených aktivitách, aby dopadly.

Setkání příště nebude, je naplánované focení s Cocumou. Další All Hands tedy až Jun 29, 2021 , moderuje @Lucie Ellinger a zapisuje @Jana Kneschke

K diskusi - All Hands přes léto jen jednou za dva týdny?