Obecné činnosti

• Hlídání, jestli se objevil nový text ke zpracování v obsahu. Upozornění chodí do slack kanálu.

• Reagování na ad-hoc požadavky na nový text. Tyto požadavky se občas objeví v hlavním kanálu Obsahu, je důležité je co nejdříve zpracovat. Do vlákna k požadavku je potřeba označit z obsahové týmové tabulky toho, kdo se poptává a mohl by mít kapacitu (teda copywritery, korektory).

PŘÍKLAD AD-HOC POŽADAVKU

Open

• Účastnění se pravidelného callu s ostatními koordinátory. Návod v rozbalovacím boxu.

• Sledování kanálu #introductions a lákání nových copywriterů, editorů a korektorů k nám do Obsahu.

• Dovolené nebo volno budeme všichni hlásit do kanálu #ceskodigital-dovolena.

Zadávání a hlídání textů ke zpracování

Toto je nejdůležitější náplň práce koordinátora. Zadává text ke zpracování a koordinuje pak i jeho vznik, korektury a finalizaci.

Zadání (poptání) nového textu

Objevení zadání v Slackovém kanálu pro poptávky od zadavatelů

• Požadavek na nový text ke zpracování se objeví ve slack kanálu Upozornění. Objeví se typicky jako více slack příspěvků, protože každý příspěvek odpovídá jednomu typu textu (= jednomu řádku v Obsahovém plánu).

• Nové poptávky jsou také vidět v Obsahovém plánu. V levém panelu se dají zobrazit přes filtr “Texty k poptání v celku”, případně “Hledáme promo i korekturu” a “Hledáme jenom korektora”.

• Pokud máš čas se mu věnovat, tak k příspěvkům hoď emoji očiček 👀. Tím dáš najevo, že si text bereš. Pokud čas nemáš, oslov další koordinátory a aktivně se domluvte, kdo si text vezme. Ať žádná poptávka není dlouho sama.

Vytvoření kartičky v Trellu

• Otevři si požadavek na text v Obsahovém plánu. Odkaz na kartu textu je přímo ve slack příspěvku.

• Do dalšího panelu/okna si otevři Trello nástěnku, kde budeš zadávat text.

• Napravo na Trello nástěnce si najdi šablonu podle toho, jaké typy kanálů pro zadání potřebuješ, a zkopíruj si jí do nové karty. To se dělá modrým tlačítkem “Vytvořit kartu ze šablony”, které najdeš v horní časti šablony.

• Po kliknutí na tlačítko si v dialogovém okně nastav nadpis karty podle položky Téma v Obsahovém plánu (u edu.digital neměnit název, jen doplnit název webináře). Také nastav Sloupec na “Naplánováno/poptáváme”. Klikni na “Vytvořit kartu”.

• Trello tě automaticky přepne do této nové karty. Zde vyplň vše potřebné (v této fázi):

  • Členové - přidej se jako nový člen kliknutím na tlačítko “+”.

  • Popis - ten najdeš v Obsahovém plánu a nebo přímo v zadání textu (typicky google dokument nalinkovaný v Obsahovém plánu)

  • Štítky - někdy vybraná šablona plně nepokrývá všechny kanály, na které je požadavek mířen. Pokud to tak je, tak přidej odpovídající štítek.

  • Data - v pravém menu se nastavují dva datumy. Datum zahájení (moment kdy vzniká karta) a Termín (deadline). Deadline lze najít v Obsahovém plánu jako sloupec “Deadline”

  • Přílohy - v pravém menu se také zadávají odkazy na dokumenty. Typicky je to Zadání a Finální texty. Po kliknutí na tlačítko “Přílohy” se otevře dialogové okno v kterém zadej odkaz na dokument. Odkazy na dokumenty najdeš v Obsahovém plánu (sloupce “Zadání” a “Odkaz na texty”). K odkazu pak přidej i Jméno odkazu. Dokumenty vytvářet nemusíš, je práce Koordinátora obsahového plánu. Pokud dokumenty chybí, tak se na koordinátora*ku obrať.

PŘÍKLADY PŘIDÁNÍ PŘÍLOHY DO TRELLO KARTY

Tady najdeš odkazy na dokumenty v Obsahovém plánu:

Open

Takto může vypadat příloha na Trello kartě:

•  

  • To-do - seznam činností je zkopírovaný ze šablony. Uprav dle potřeby a doplň datumy, kdy jednotlivé činnosti musí být hotovy. Začni od konce, protože typicky je jasný deadline. U činností, které máš na starost ty rovnou dopiš místo @whosvoje jméno.
    Jaké jsou typické časy pro jednotlivé činnosti? Nezapomeň brát v úvahu víkendy a svátky (kdy ani dobrovolníci nepracují ):

    • První verze textů - cca týden

    • Připomenutí se zadavateli a připomínkujícím - 0-1 den

    • Předání k připomínkám - 1 den

    • Připomínky týmu/zadavatele - 2-3 dny

    • Zapracování připomínek - 1-2 dny

    • První check koordinátora - 1-2 dny

    • Zapracování komentářů - 1-2 dny

    • Připomenutí se korektorovi - 0-1 den

    • Final check - 1 den

    • Poptání korektury - 0-1 den

    • Korektura - 2-3 dny

    • Zapracování připomínek - 1-2 dny

    • Předat hotový text (=deadline) - 0-1 den

Doplnění informací do obsahového plánu

• Trello karta je připravená. Přejdi do Obsahového plánu a doplň informace:

  • Svoje jméno přidej do položky “Odpovědný dobro.koordinátor”.

  • Přidej odkaz na Trello kartu do položky (“ Trello kartu do položky (“Trello”).

  • Změň položku “Stav” na “poptáváme”. Pozor - změnou “Stavu” se může stát, že ti řádek zmizí. To je ovlivněno filtry v levém panelu. Tam v sekci “Koordinátoři obsahu” najdeš filtry pro jednotlivé stavy. Když nemůžeš najít svůj text, tak zkus jiný filtr (podle Stavu) a nebo rovnou “Všeobecný přehled”, kde je vše pohromadě.

Poptání kreativců pro zadání v Slackovém kanálu obsahu

• Pak přejdi do slack kanálu Obsahu a napiš tam chytlavý příspěvek s poptávkou. Použij jako šablonu svůj starší a nebo od jiného koordinátora. Cílem příspěvku je odprezentovat poptávku a vyzvat copywritery a korektory, aby se přihlásili a textu se ujali. Příspěvek vždy rozdělujeme na dvě části. Nejprve stručné představení poptávky a potom do vlákna pod příspěvek podrobnější informace. Informace do vlákna zjistíš ze své Trello karty. Příklady příspěvku jsou níže:

• Oslov konkrétní copywritery a korektory podle jména. Tím se zvýší šance, že se toho ujmou. Neoslovuj víc lidí najednou, stačí 1 - 2. Když se nezadaří, tak zkusit další. Koho oslovit? Někoho kdo už třeba delší dobu nepsal a nebo víš, že ho třeba téma zajímá. Když je to složitější text, můžeš oslovit zkušenější veterány.

  • Vše o lidech v Obsahu se dozvíš v databázi dobrovolníků. Tam na kartě “Tabulka obsahového týmu” najdeš lidi k oslovení. Vlevo si můžeš vyfiltrovat různé role. Hodí se i karta “Uvítací dotazník” která obsahuje údaje z uvítacího formuláře. Tam najdeš rozepsané specializace a taky datum, kdy se daný člověk přidal. To když chceš vybrat nějakého nováčka .

  • Důležité je i ověřit, zda dobrovolník nepracuje na jiném textu. Pokud ano, je potřeba vybrat někoho jiného. Kdo na čem pracuje, to zjistíš v Obsahovém plánu, kde v levém panelu najdeš filtr “Obsazenost obsahového týmu”.

  • Je možná oslovit copywritera, který na sobě má text, ale je třeba se podívat, jaké má termíny. Pokud na sebe termíny navazují, tak by měl stíhat, ale pokud by termíny byly velmi blízko sebe, tak se může stát, že stíhat nebude (ale může se stát, že má dost volného času, je to individuální)

Informaci o senioritě najdeš přímo v tabulce týmu

Zájem o zpracování a předání práce kreativcům

Hurá! Někdo se ozval a text ti zpracuje. Než se práce rozběhne, tak je potřeba ještě trochu administrativy pro doladění Trello karty a záznamu v Obsahovém plánu.

• Tím že se nám ozval copík a korektor/ka, tak je můžeme zapsat. Zapisují se na dvě místa:

  • V Trello kartě se doplní do těchto částí:

    • Členové (nahoře přidat přes tlačítko “+”)

    • Popis (kde je dole připravené místo).

    • To-do seznam činností. Zatím tam máme jen datumy, takže teď můžeme připsat i lidi. V To-do seznamu pak bude copík (na začátku), korektor/ka (na konci), koordinátoři (průběžně - u kontrol) a další členové týmu (podle potřeby).

  • V Obsahovém plánu, u jednotlivých položek textu (typicky jich je víc, pro každý kanál jedna) se lidé zapisují do sloupce “Hlavní autor obsahu” (= copík) a “Korektor”. Pokud je autorů víc, použije se “Další autoři obsahu”. K dispozici je i role “Editor”.

    • Nezapomeň na možnost kopírovat záznamy přes modrý čtvereček

    • Pozor, pokud je více autorů na různé kanály, tak je potřeba ke každému kanálu dát správného Hlavního autora obsahu (např. jeden autor řeší Blog, druhý autor řeší sociální sítě).

• Druhý administrativní krok je snadný - v Obsahovém plánu je u jednotlivých položek potřeba přepnout Stav do “V produkci”. A v Trello přesunout kartu do sloupce “V produkci”.

• Pokud se zadaří a ozve se ti více lidí, než potřebuješ, tak nezoufej. Sice musíš někoho vybrat a někoho odmítnout, ale brzy se najde další text. Jak v takové situaci vybrat správného člověka? Pár tipů je zde:

  • Pokud je text standardní, tak lze prostě vybrat toho prvního, kdo se ozval.

  • Prioritu může dostat nováček - je dobré je co nejdříve zapojit, aby si vyzkoušeli proces a nástroje.

  • Podobně můžeme prioritizovat zkušenější autory kteří se už dlouho nezapojili. Aby neztratili motivaci.

  • Občas je text náročný a hodí se vybrat zkušenějšího autora.

  • Někdy se také na text hodně spěchá, takže můžeme vybírat podle časových možností.

Produkce se rozjíždí

• Na závěr je dobré autorům napsat pod příspěvek ve slacku, že produkce se rozjíždí. Příklad takového příspěvku je níže:

• Další komunikace už bude na Trello kartě. Tam můžeš autory označit a upřesnit, co tedy bude dělat. Příklad takového komentáře je níže:

Koordinace vzniku nového textu

Hlídání termínů a komunikace

• Koordinace je hlavně o tom, že se hlídají termíny. Je dobré autory občas popíchnout a motivovat, zvlášť když se blíží termín. Předtím ale vždy koukni do google dokumentu s Finalními texty. Copík často texty napíše a třeba nedá vědět. Tak ať zbytečně nehoníš něco, co už je napsané .

• I ty zkušenější je dobré provést celým procesem, vysvětlovat jednotlivé kroky. Že hlavní komunikace probíhá v Trellu, ať se ozvou kdyby se něco nedařilo apod.

• Po sepsání první verze textů začíná ping-pong rychlých aktivit. Jedná se o kontrolu textu od koordinátora, případně editora. Tato první kontrola je důležitá hlavně pro nováčky. Následuje sepsání připomínek, zapracování připomínek, další kontrola a další kroky, které můžeš vidět na obrázku níže.

Měnění stavu podle toho, jak se obsah připravuje

• V rámci finalizace textu nezapomeň na přesouvání Trello karty do správného sloupce na nástěnce. Zároveň je potřeba měnit položku “Stav” v Obsahovém plánu. Názvy stavů jsou stejné v Trello i Obsahovém plánu.

Připomínky k tvorbě obsahu a textům

• Připomínky k textu se dělají přímo v google dokumentu formou komentářů a nebo návrhem na změnu textu. Připomínky tam dává občas i dost lidí. Je tedy potřeba pokusit se je uzavírat po vyřešení.

• Dvě aktivity v rámci finalizace textu jsou zásadní - přípomínky týmu a korektura:

  • Připomínky týmu - text kontroluje koordinátor a později i korektor, to je standard. Důležitá je ale i kontrola týmu. Tým je zde “klient” pro kterého text píšeme. Takže je dobré nechat si text projít i od klienta, aby šel ke korektuře opravdu ve finální podobě. Členy týmu není třeba přidávat do Trella, stačí je tagnout ve zprávě na Slacku.
    Níže je popis takové zprávy a její příklad.

    • Pár dní před kontrolou týmu nezapomeň poslat připomínku. V to-do seznamu je na to pro tebe úkol. Příklad přípomenutí-se je níže.

    • Zprávu přidej do kanálu #ceskodigital-obsah.

    • Je dobré napsat, že se jedná o feedback na hotový prvý návrh textů.

    • Popiš, o jaké typy textů jde a k jakému tématu se vztahují.

    • Označ relevantní osoby z týmu / zadavatele (pokud nejsou v kanálu, tak je tam nepřidávej, v rámci nabídky označení jim “dej jenom vědět / let them know”).

    • Přidej odkaz na dokument, kde je text, který má projít checkem.

    • Nezapomeň na deadline!

    • Můžeš je také upozornit na to, že je vhodné text jenom fakticky projít a nezasahovat do moc do copy.

    • Na konci samozřejmě poděkuj.

Korektura

• Korektura - jedná se ideálně o poslední krok úpravy textu. Po všech připomínkách je potřeba učesat stylistiku, překlepy a podobné chybky. Po korektuře už by text neměl být dál upravovaný.

  • Nezapomeň se korektorovi připomenout pár dní před korekturou. Korektura je až na konci přípravy textu a to někdy může být za delší dobu. Příklad připomenutí-se je zde:

Hotovo! – Kmenový tým se postará o publikaci

• Po korektuře je hotovo! Tedy, koordinátor má hotovo . Texty si přebere kmenový tým (ideálně komentářem na Trello kartě), dodělává se grafika atd. Ale to už si hlídá typicky hlídá Content Lead @Terézia Palaščáková.

Když jsou texty publikovány

• Jednou za měsíc se na Slacku publikuje souhrn toho, co se za poslední dobu stihlo - tímto můžeme prezentovat výsledky práce a taky poděkovat všem, kteří se na textech podíleli.

• Příklad takové shrnutí je níže. K jednotlivým odrážkám je vhodné přidat i autory, co se na daném textu podíleli - jako poděkování. Všechno najdeš v Trello kartičkách v sloupci “📆 Co jsme za poslední dobu stihli“.

• Po publikování zprávy na Slacku je třeba v Trello přesunout kartičku do sloupce “Archív”

https://cesko-digital.slack.com/archives/C01FQBDMDGQ/p1678703146325359

https://cesko-digital.slack.com/archives/C01FQBDMDGQ/p1680779742365519

https://cesko-digital.slack.com/archives/C01FQBDMDGQ/p1683638555091579

Trocha historie

Návod jsme tu už jednou měli, i když stručnější. Obsahuje i ale nějaké příklady textů. Můžeš se mrknout

DOKUMENT OD ŽANETY