Důležité informace

• newsletter vychází měsíčně (nejčastěji v pátek kolem 10.)

• jde o novinky z předešlého měsíce

• přehled v AT

• všechny termíny si rozplánuješ dopředu

• nezapomeň aktualizovat vždy hotové úkoly v Trellu

Důležité odkazy

Složka na google disku s newsletterm číst.digital

Plánování a koordinace Obsahu Česko.Digital v Trello

Veřejný pohled koordinátorů projektů

Přehled žhavých novinek a hotových textů do newsletteru

📁 Postup

📝 Vytváření dokumentů, složky a kartičky v Trellu

1. TÝDEN 10-15 MINUT

1. Založ novou složku pro newsletter.

Open

Příklad složek na disku

2. Vytvoř dokument pro newsletter a koordinátory*koordinátorky.

Open

✨ Úprava dokumentů

X TÝDEN X Hodina

1. Uprav dokument pro newsletter.

2. Uprav dokument pro koordinátory*koordinátorky.

• Aktuální vydání newsletteru – novinky za měsíc = Doplňuješ předešlý měsíc.

• ⏱ Konečný termín pro dodání textů je do XXX do půlnoci. = Doplňuješ termín pro dodání textů od koordinátorů*koordinátorků.

  📨 Nový newsletter chceme poslat do světa XXX. = Doplňuješ termín, kdy newsletter budeme rozesílat.

• Nevíte, o čem jste psali minule? 🤔 Předešlý newsletter najdete zde. = Doplňuješ odkaz z blogu Česko.Digital na předešlý newsletter.

• Rozpracovaný dokument s aktuálním NL najdete zde. = Doplňuješ odkaz na aktuální newsletter, tedy dokument, který si upravoval/a před tímto krokem. Sdílení dokumentu nejlépe zatím nastav na režim komentování.

• Za tým obsahového týmu děkuje koordinátor newsletteru XXX = Doplňuješ své jméno.

• P.S.: Pokud si něčím nejste jistí nebo se mnou chcete cokoli vyřešit, označte mě v dokumentu do komentáře pomocí e-mailu XXX. Díky! = Doplňuješ svůj e-mail.

3. Přidej odkazy dokumentů do Trello kartičky.

💬 Poptání textů od koordinátorů*koordinátorek

1. TÝDEN X Hodina

Abychom získali do dokumentu update z projektů v Česko.Digital za poslední měsíc, je potřeba poptat texty od koordinátorů jednotlivých projektů či dalších rolí - přehled rolí pro jednotlivé části je níže. Stačí přidat příspěvek do Slacku (#core-team) a označit všech ve vlákně.

V rámci newsletteru nerozlišujeme, zda se jedná o interní nebo externí projekty (realizované společně se zadavateli jako jsou neziskovky, firmy atd.) či projektu poskytujeme již jen support. Sbíráme podklady od všech. A nezapomínáme ani na vstupy z komunity.

2. Vytvoř si seznam osob pro označení do vlákna a zkontroluj jména.

Vzor zprávy do vlákna:

EXTERNÍ PROJEKTY

Projekt: @jméno, @jméno, @jméno

Projekt: @jméno, @jméno, @jméno

Projekt: @jméno, @jméno, @jméno

 

INTERNÍ PROJEKTY

Inkubátor č.d: @jméno

č.edu: @jméno, @jméno

Partnership: @jméno

Jak si žijeme v komunitě: @jméno

 

PROJEKTY, KTERÉ UŽ MAJÍ NEBO BUDOU MÍT HOTOVÉ TEXTY

Projekt: @jméno, @jméno, @jméno

Projekt: @jméno, @jméno, @jméno

3. Oslov koordinátory*koordinátorky v kanálu #core-team.

Vzor zprávy:

Komunitní newsletter číst.digital

Ahojte! Začíname v rámci #ceskodigital-obsah připravovat newsletter č.d za předešlý měsíc 2021, do kterého vybíráme i ty nejzajímavější novinky ze světa č.d projektů (chceme ponechat NL čtivý a všechny updaty za projekty tam kvůli velké délce dát nemůžeme).

Newsletter chodí více než 3900 členům komunity a téměř polovina si ho otevře. Odkazy u hlavních témat může proklikávat až stovky lidí. Proto se nám neváhejte svěřit s výjimečnými událostmi, které se vám na projektech dějí. Máte možnost ukázat spoustě dobrovolníků, o čem projekt je, co jste dokázali a jak se k vám mohou připojit.

Snažte se prosím napsat co nejstručnější texty.

Newsletter budeme chtít poslat do světa pravděpodobně XX. měsíc.

POZOR: :bangbang: Termín je do XX.X. do půlnoci. :bangbang:

Texty prosím hoďte k názvu svého projektu do tohoto dokumentu, a ne do vlákna.

Děkuju! :heart:

Připrav si zprávu – přepiš nebo doplň ve vzoru žluté části podle toho, o jaký newsletter se jedná:

🤩 Ladění obsahu a zařazení novinek

1. TÝDEN 1 Hodina

1. Novinky ladíš společně s Content Lead a Marketing manager

Výstupem bude přehled v Obsahovém plánu daného roku pro aktuální měsíc:

Každý řádek představuje konkrétní téma, novinku, aktualitu nebo třeba pozvánku, která se dle sloupce

zařazuje do konkrétní části Newsletteru.

❓ Poptání copywriterů a korektury v obsahovém týmu

1. Oslov copywritery v kanálu #ceskodigital-obsah.

Task report

Edit to setup

Vzor zprávy do #ceskodigital-obsah:

:newspaper: Newsletter číst.digital. Ahojte. :wave: Chci se zeptat, kdo má zájem se podílet se na přípravě newsletteru Česko.Digital za XXX. Nebojte, ti, co by se chtěli zapojit a nevědí, o co jde, tak všechno vysvětlím. :catlove:

:writing_hand: Budeme potřebovat copywritery*copywriterky a korektorku*korektora.

Víc info a prosba ve vlákně. :speech_balloon:

Vzor zprávy do vlákna daného příspěvku v kanálu:

:question: S kým můžu počítat, prosím?

V příspěvku v #core-team jsem vykopl*a info pro koordinátory*koordinátorky, kteří*které nám sepíšou základní projektové texty. Z těch a mnohých dalších věcí budeme vycházet při psaní. Deadline na projektové updaty mají do XX.XX. do půlnoci.

:hourglass_flowing_sand: Texty budeme psát od XX.XX do XX.XX do půlnoci.

Head, perex a socky do XX.XX do půlnoci.

:white_check_mark: Korektura by potom šla na řadu někdy kolem XX.XX.

:calendar: Newsletter bychom chtěli vykopnout XX.XX.

Strukturu newsletteru můžete navnímat v předešlém vydání.

Pokud teda máte čas a chuť, napište prosím sem do vlákna :thread:, zda byste se chtěli zapojit. :blush: Dík. :heart:

Trello kartička pro newsletter je tady.

⏳ Připomenutí deadline pro koordinátory

kontrola deadlineov

📋 Ukončení sběru podkladů od koordinátorů

1.-2. TÝDEN 1 Hodina

✍ Rozdělení práce mezi copywritery

1.-2. TÝDEN 1 Hodina

1. Aktualizuj Trello a dokument Newsletteru

• mezi Members - aby měli přístup a info

• vypiš jména do části 👫 Tým na tasku - ať se při děkování na nikoho nezapomene 😉

• Musí být označené datem.

• Stavem připraveno pro newsletter jsou označeny texty, které jsou už hotové a stačí si rozkliknout odkaz na hotový text, který je v záznamu přiložený a přiložit dané texty do newsletteru na správné místa.

• Označ si komentářem, že se musí příspěvek ještě aktualizovat, ať na to nezapomeneš. 🔔

• Autora hotového textu nezapomeň připsat i mezi autory a na Trello kartičku do části 👫 Tým na tasku

Doplň další potřebné texty.

2. Aktivuj přihlášené dobrovolníky ve Slacku

Vzor zprávy do #ceskodigital-obsah:

:newspaper: Copy pro newsletter č.d :small_orange_diamond: Ahojte, přišel čas. Jdeme společně psát nový newsletter č.d! :unicorn_up:

:hourglass_flowing_sand: Deadline copywritingu pro newsletter: XX.XX. do půlnoci. :bangbang:

Jak to teda bude probíhat a co všechno bude potřeba? Více ve vlákně. :speech_balloon:

Vzor zprávy do vlákna daného příspěvku v kanálu:

:man_and_woman_holding_hands: Počítam s tímto týmem:

Copywriteři: @jméno @jméno @jméno @jméno
Korektura: @jméno
Koordinace: @jméno

:spider_web: Důležité odkazy:

1. Dokument s newsletterem, kde budeme psát text, najdete TADY.
2. Toto je Trello kartička pro newsletter.
3. Podívejte se prosím na tento dokument, kde je velmi stručně sepsaná struktura NL (je potřeba ho ještě aktualizovat, ale není to moc změn). Ujasní vám to jeho stavbu a to, co řešíme v jednotlivých částech.

:writing_hand: Průběh psaní:

1. Na začátku dokumentu najdete odkaz na předešlý NL. Můžete si ho přečíst a abyste pochopili, co jednotlivé časti obsahují a trošku navnímali tonalitu.
2. Při každém textu, který je potřeba upravit, označím pomocí komentáře a emailu lidí, kteří si ho vezmou na starosti a do komentáře přidám popis, co je třeba s daným textem udělat. 
3. Řiďte se prosím pokyny v komentářích, většinou je potřeba text upravit a učesat tak, aby dával smysl.
4. Můžete text upravit buď v návrzích nebo jej rovnou přepsat.
5. Budeme vám na to průběžně dávat zpětnou vazbu.
6. Prosím, nezasahujte jiným copywriterům do textů, věnujte se jen tomu svému.
7. Nemusíte se bát toho, že byste něco napsali špatně, všechno budeme ještě jako koordinátoři procházet a kontrolovat.

Pokud byste měli nějaké otázky nebo si něčím nebyli jistí, obraťte se na mě. :blush:

:warning: Počkejte teda prosím na to, až vás označím v jednotlivých úkolech.

Díky moc a těším se na vás v dokumentu! :clap:

3. Rozdej texty v dokumentu newsletteru copywriterům

📧 E-mailové adresy najdeš v airtable přehledu týmu Obsahu Česko.digital.

Udělej tak při těchto částech NL:

• Headline

@emailcopywritera prosím, po tom, co bude newsletter už skoro napsaný, vytáhni nejdůležitější info a novinky do zajímavého titulku, který bude lidi nutit newsletter rozkliknout. 

Pokud chceš inspiraci, jak na to, můžeš se podívat na nějaké předešlé (na ten poslední je odkaz v záhlaví a další jsou na Blog Česko.Digital ). Klidně nahoď více titulků a dáme si vědět, který je nejlepší, případně poradíme, pokud nebudeš vědět. 

Až budeš mít titulek hotový, prosím označ komentář za hotový. :)

• Perex

@emailcopywritera prosím, po tom, co bude newsletter už skoro napsaný, vytáhni nejdůležitější info a novinky do perexu, který bude pěkně uvádět newsletter a nalákat čtenáře k tomu číst dál.

Jak to budeš mít hotové, označ zase prosím tento komentář za hotový. Pro inspiraci se můžeš podívat na nějaké předešlé (na ten poslední je odkaz v záhlaví a další jsou na https://blog.cesko.digital/). Díky moc.

• Horké novin(k)y měsíce

Tento text je většinou napsaný dopředu. Pokud ne, zadej ho podobně jako text z Novinek z projektů:

@emailcopywritera Poprosím tě o zpracování a zeditování tohoto projektového textu.
Je důležité, aby byl krátký a svižný. Zároveň ponechat to důležité. Zbavit se vaty a jít k věci, ale zase nezapomínat na emoce. :)
Vyznač také tučným písmem slova, které nosí hlavní myšlenky a jsou vhodné ke skenování textu očima.
A v textu prosím psát ve formě tonality, jakoby to ten projekt psal za sebe: Grafici v projektu zvládli; Náš nový tým připravil; Učíme online získalo; Vývoj naprogramoval...
Na závěr, pokud je to realizovatelné, doplnit výzvu pro čtenáře k akci a případný odkaz držet dle formátu - viz předešlé NL.
Jak to budeš mít hotové, označ prosím komentář za hotový. Děkuju! :)

• Novinky z projektů

@emailcopywritera Poprosím tě o zpracování a zeditování tohoto projektového textu.
Je důležité, aby byl krátký a svižný. Zároveň ponechat to důležité. Zbavit se vaty a jít k věci, ale zase nezapomínat na emoce. :)
Vyznač také tučným písmem slova, které nosí hlavní myšlenky a jsou vhodné ke skenování textu očima.
A v textu prosím psát ve formě tonality, jakoby to ten projekt psal za sebe: Grafici v projektu zvládli; Náš nový tým připravil; Učíme online získalo; Vývoj naprogramoval...
Na závěr, pokud je to realizovatelné, doplnit výzvu pro čtenáře k akci a případný odkaz držet dle formátu - viz předešlé NL.
Jak to budeš mít hotové, označ prosím komentář za hotový. Děkuju! :)

• Jak si žijeme v komunitě

@emailcopywritera Poprosím tě o zpracování a zeditování této kategorie.

Je důležité ho co nejvíc zkrátit, ale zároveň ponechat to důležité. Zbavit se vaty a jít k věci, ale zase nezapomínat na emoce. :) Plus zkontrolovat všechny odkazy, popřípadě je přidat tam, kde chybí, a v textech většinou hovoříme MY jsme zvládli, nám se podařilo apod.

Vyznač také tučným písmem věty nebo slova, které nosí hlavní myšlenky a jsou vhodné ke skenování textu očima.

Jak to budeš mít hotové, označ prosím komentář za hotový. Děkuju! :)

• Nachytři se s námi

@emailcopywritera Poprosím tě o zpracování a zeditování tohoto textu.

Je důležité ho co nejvíc zkrátit, ale zároveň ponechat to důležité. Zbavit se vaty a jít k věci, ale zase nezapomínat na emoce. :) Plus zkontrolovat všechny odkazy, popřípadě je přidat tam, kde chybí, a v textech většinou hovoříme MY jsme zvládli, nám se podařilo apod.

Vyznač také tučným písmem věty nebo slova, které nosí hlavní myšlenky a jsou vhodné ke skenování textu očima.

Jak to budeš mít hotové, označ prosím komentář za hotový. Děkuju! :)

• Posty na socky č.d

@emailcopywritera Mohla bych tě poprosit napsat texty na sociální sítě - pro Facebook, Twitter a LinkedIn? :) Hodila jsem ti sem i příspěvky, které jsme pustili ven předtím, pro inspiraci. Nejlepší je počkat na to, jak bude newsletter téměř hotový, tzn. do posledního deadlinu pro copywritery, aby se dalo vypíchnout to nejlepší.

Není potřeba používat tučné písmo, ale snaž se do textu zařadit nějaké emojis. Doporučuju stisknout klávesu Windows + tečku a vybírat z nabídky emotikonů.

Jak to budeš mít hotové, označ prosím komentář za hotový. Děkuju! :)

• Zpráva do komunity

@emailcopywritera Prosím to, co je nahoře při sockách, je potřeba zpracovat jako zprávu pro komunitu do hlavního kanálu. Mysli na to, že to jde do komunity, takže by to mělo být psané trošku jinak než pro venkovní svět. :) Máš zde i ukázky textů ve Slacku.

Vyznač také tučným písmem věty nebo slova, které nosí hlavní myšlenky a jsou vhodné ke skenování textu očima. A snaž se do textu zařadit nějaké emojis. Doporučuju stisknout klávesu Windows + tečku a vybírat z nabídky emotikonů.

Jak to budeš mít, označ prosím komentář jako hotový. Moc děkuju!

⏱ Připomenutí deadline pro copywritery

1. Pokud však pilně copywriteři píšou, připomenutí není třeba

👀 Check od kmenového týmu a koordinátorů

Vzor zprávy do #core-team:

:blue_heart: Ahoj, příprava :newspaper: NL je v pohybu a já prosím @jméno_marketing manažer*ka Česko.Digital o check :point_right: v dokumentu prosím do XX.XX. do 12 hod. :hourglass_flowing_sand: . @jméno, až to budeš mít, prosím předej na @jméno_Content Lead Česko.Digital - prosím o tvůj check do do XX.XX. do 19 hod.

:information_source: Check koordinátorů přijde na řadu v XX.XX. - prosím vydržte, nejdřív to musí projít editorskou korekturou :pray: Díky všem :catflower:

👨‍💻 Zapracování připomínek a komentářů

1. Vytvoř kopii dokumentu se zpětnou vazbou pro copywritery

Ještě než se vrhneš na všechny úpravy, je potřeba uložit dokument s newsletterm pro copywritery v této rozpracované podobě. Získají tím zpětnou vazbu na své texty a návrhy. Z časových důvodů není možné, aby to zapracoval každý zvlášť.

Vzor zprávy do #ceskodigital-obsah:

Ahoj, moc díky za skvělou spolupráci :catlove2:. NL už se začíná blížit finální podobě a pokud tě zajímá zpětná vazba od editora na svůj text, mrkni na tento dokument. Času máš kolik chceš, tenhle dokument zůstává tak jak je :wink: Jste skvělí, těším se zas příště :thankyou: :cool-doge:

🧐 Korektura

💡 Korektora/korektorku máš už domluvenou při zjišťování copywriterů.

Počítej s tím, že na korekturu je dobré nechat alespoň 24 hod, lépe 2 dny, tak aby korektura mohla proběhnout na tzv. dvojí čtení. Korektor potřebuje po 1. čtení si nechat text odležet a znovu se k němu vrátit až po nějaké době (např. 2. den).

Předání na korekturu napiš do slacku #ceskodigital-obsah do stejného vlákna, jako se řešilo Copy a označ konkrétní osobu, která bude korekturu dělat.

Vlákno v #ceskodigital-obsah

🔎 Final check od kmenového týmu

📰 Publikace

💙 Poděkování týmu

Protože vydání NL je o týmu a spolupráci hromady lidí, je důležitá součást komunitní práce i poděkování dobrovolníkům.

Poděkuj všem, co se na NL podíleli ve slacku v koordinačním kanálu obsahu.

Vzor zprávy do #ceskodigital-obsah:

:tada: Nový newsletter máme venku! Velké díky za texty @jméno, @jméno a @jméno i ty dopředu předchystané @jméno, @jméno :clap:, @jméno za korekturu :thumbsup:, @jméno za edit :parrot_thumb:, @jméno za grafiku a rozesílku :cool-doge:, @jméno a @jméno za podcast :microphone:, @jméno a @jméno za koordinaci :heart: Skvělá práce a spolupráce! Těšíme se u příštího vydání :catlove:

💼 Příprava na další newsletter

1. Vytvoř záznam v Trello.

Otevři si obsahové Trello a ze šablony pro newsletter ve sloupečku Šablony (úplně napravo) vytvoř kartičku.

• Přidej název newsletteru podle měsíce, kdy vychází = Prosincový newsletter / Lednový newsletter

• Přidej za lomítko pořadové číslo newsletteru = /29, /30, …

• Kartičku vlož do sloupce “Naplánováno”.

2. Rozplánuj newsletter v už vytvořené kartičce v Trellu.

Kartička v Trellu pro další newsletter se vytvářela už po ukončení prací na předešlém newsletteru (krok Příprava na další newsletter).

Všeobecně necháváme mezi určitými částmi procesu větší časové úseky:

• při sbírání podkladů od koordinátorů (minimálně 3-5 dní)

• pro napsání textů od copywriterů (minimálně 3-4 dní)

• pro check od core teamu a koordinátorů (minimálně 2-3 dny)

• pro korekturu (minimálně 1 den)

• pro zpracování konečné verze newsletteru (kroky od publikace na blogu, většinou 2-3 dny)