Newsletter rozesíláme jednou měsíčně všem členům našeho Slacku, věnuje se dění v uplynulém měsíci. Představuje efektivní způsob, jak si udržet kontakt se širokým záběrem Česko.Digital, aniž by zájemce musel číst celý Slack >C.D zleva doprava.

Z toho plyne i základní zadání: newsletter má stručně (!) oslavit, jak jsme se posunuli a co se nám povedlo. Má u čtenářů udržet povědomí o tom, co se všechno stalo, a aktivizovat dobrovolníky k zapojení do projektů.

Kromě rozesílky e-mailem děláme z textu newsletteru i článek na blog, viz příklad za září 2020, nebo příklad za listopad 2020 (první newsletter napsaný dobrovolníky).

Anatomie newsletteru

Každý newsletter se skládá z několika standardních sekcí, ne vždycky jsou přítomny všechny:

• Úvod – klíčová témata uplynulého měsíce
• Nové projekty – spustili jsme za uplynulý měsíc nějaký nový projekt?
• Novinky v projektech – krátký odstavec s novinkami na každém běžícím projektu
• Inkubátor Česko.Digital – novinky z inkubátoru, tedy naší „líhně“ na projekty
• Napsali o nás – výběr z mediálních výstupů
• TBD: Výběr hledaných pozic – zatím řešíme všemožně ad-hoc

Teď se na jednotlivé sekce podíváme podrobněji.

Úvod / klíčová témata

Jedno, dvě, tři klíčová témata, která se za měsíc stala, například spuštění, dokončení nebo jiný důležitý milník projektu (včetně těch „interních“), ocenění Česko.Digital v podstatných soutěžích, zajímavé partnerství a podobně. Je dobré poptat tipy u raadja, může je vepsat přímo do nachystané kostry dokumentu.

Příklady z minulých vydání:

• Vítězství v cenách SDG, dva nové projekty a nominace na Křišťálovou Lupu
• Inkubátor projektů a lepší onboarding dobrovolníků
• Nové posily v týmu, nové projekty, nová energie
• Dáme roušky se loučí | Pomozte nám se sbírkou počítačů pro potřebné rodiny
• Spouštíme Naše politiky a hledáme posily
• První narozeniny | Finišující projekty | Podpora od Nadace České spořitelny

Nové projekty

Než se projekt rozhodneme „vytroubit do světa“, většinou už u nás stráví nějakou dobu, například v inkubátoru, abychom si ujasnili zadání, cíle a podobně. V jistou chvíli je pak zralý na „oficiální spuštění“, mimo jiné právě v newsletteru. Co je obvykle potřeba říct:

• Jak se projekt jmenuje
• S kým na něm spolupracujeme (obvykle máme nějakého partnera)
• Jaké jsou cíle projektu
• Hledáme už konkrétní lidi na pomoc? Jaké?
• Kde je slackový kanál projektu nebo wiki s dalšími informacemi?

Novinky v projektech

Seznam všech aktivních projektů s krátkým odstavcem toho, co se v uplynulém měsíci událo. Vždy uvádíme všechny aktivní projekty, žádný nevynecháváme.

Prvé koncepty textů k projektům dodávají samotní koordinátoři.

Jak funguje poptávání těchto textů?

• Je potřeba texty vždy poptat v kanálu #core-team, například takhle (sběr textů od koordinátorů má na starosti Terézia Palaščáková).
• Texty poptávejte pár dní předem, ať na ně koordinátoři mají trochu času.
• Pokud má koordinátor za projekt hezká čísla („na webinář se přihlásilo XY učitelů“), je to ideál.
• Dejte koordinátorům rozsahový limit, například 400 znaků včetně mezer, ať pak nemusíte zběsile krátit.
• Koordinátoři budou přidávat texty k jednotlivým projektům do předpřipraveného Google dokumentu, který se nachází v příslušné složce s konkrétním měsícem na Google Disku.

Aktuální projekty, pro které doptáváme info

• Cityvizor
• Covid portál ČR
• Nedlužím státu 
• Šablony výběrových řízení
• Učíme online
• Web Česko.Digital
• Inovace zpravodajského storytellingu
• Jehlomat
• Spolu na dálku
• Střecha duševního zdraví
• ZačniUČIT.cz

(Kdo je koordinátorem kterého projektu se dozvíte v Airtable.)

Jak psát texty k jednotlivým projektům?

Texty budou v surové formě, a proto je potřebujeme přepsat a stylisticky upravit.

• Po zkompletování textů od koordinátorů označí Terézia Palaščáková při jednotlivých projektech a částech NL do komentáře copywritera, který se má danému textu věnovat a přepsat ho. Přiradí mu tak úkol.
• Jakmile bude copywriter s textem na 100% hotový, je nutné přirazenou úlohu odškrtnout, aby bylo jasné, že je veškerý text v konečné podobě a může se posunout korektorům.
• Texty přepisujte tak, aby byli stručné, jasné, faktické.
• Zkontrolujte všechny odkazy (linky) nebo je v případe potřeby přidejte.
• Praktickým zvykem je odkázat v textu na slackový kanál projektu a případně do wiki, aby se zájemci mohli snadno dozvědět víc nebo přiložit ruku k dílu, viz ukázka níže.

Inkubátor Česko.Digital

O inkubátoru jsme psali v newsletteru za srpen: „Za uplynulý rok fungování jsme zjistili, že ne všechny projekty, které k nám přicházejí, mají srozumitelně definované zadání. Některé potřebují problém, se kterým přichází, ověřit na trhu nebo potřebují jiný typ nasměrování. V průběhu léta jsme proto připravili inkubátor, který je tímto procesem provede, pomůže zapojit více dobrovolníků a zpřístupní pomoc Česko.Digital více neziskovým organizacím. Nový inkubační proces teď pilotujeme na několika vybraných projektech a od nového roku jej chceme spustit naostro.“

Novinky v inkubátoru vám napíše koordinátorka příchozích projektů Romana Pokorná, je potřeba ji upozornit v rámci tradičního měsíčního poptávání textů v kanálu #core-team.

Napsali o nás

Sem patří zhruba pět zajímavých odkazů na média, ve kterých se mluví o Česko.Digital jako takovém, o některém z našich projektů, případně některém z našich „korunních témat“. Ke každému odkazu dodejte stručné, třeba jednověté shrnutí obsahu a proč je relevantní pro naše čtenáře. Odkazy přidávejte pouze na jednotlivé články, tak jak vidíte v ukázce. Webové stránky jednotlivých projektů nebo další možné linky na jiné weby, prosím, nechte bez odkazů! Například:

• O projektu Učíme online a distanční výuce mluvila Eva Pavlíková, COO Česko.Digital, v pořadu Nový den na CNN Prima News.
• Zmíněná sbírka počítačů pomáhá mimo jiné v nízkoprahových klubech na Děčínsku, píše Český rozhlas Sever.
• Celkově ovšem školy s online výukou stále zápasí, píše opět Český rozhlas a cituje analýzu technického vybavení škol provedenou v rámci Učíme online.

Hezký přehled článků za uplynulý měsíc vám nabídne kanál #media-monitoring, ze kterého si můžete slibnější články otevřít a následně redukovat na žádoucí cílový počet. Přednost mají kvalitní média (iRozhlas, Seznam Zprávy, Deník N, Respekt, …), vyhýbejte se kanálům (Parlamentní listy, Blesk, …). Orientační rating médií nabízí NFNŽ.

Životní cyklus newsletteru

A jak to celé pasuje dohromady?

1. Koncem měsíce poptejte v kanálu #core-team texty se shrnutím dění v projektech a inkubátoru.
2. Než texty dostanete, můžete si nachystat výtah z médií a úvodní text. Na klíčová témata do úvodu se poptejte, například v #ceskodigital-mktg. Zároveň můžete poptat i vhodnou fotografii, ať ji pak nehoníme na poslední chvíli.
3. Jakmile máte všechny texty pohromadě, zkompletujte newsletter v jednom textovém dokumentu v Google Documents. Nechte si ho opřipomínkovat v #ceskodigital-mktg.
4. Hotový a schválený text přijde zveřejnit na blogu a rozeslat pomocí Ecomailu, s tím vám někdo pomůže / udělá za vás.
5. Týden po zveřejnění a rozeslání newsletteru je třeba zapsat statistiky.
6. Fame! Party! 👯‍♀️🎉

Šablona zprávy do #ceskodigital-mktg pro 2. krok:

Ahojte. Chcem sa informovať o ______ newsletteri ČD:

• Máte nejaké pointy alebo úspechy projektov, ktoré by sme mali v úvode NL vypichnúť? Poprosím o komentár hlavne @Radka Horáková (Česko.Digital).
• Existuje nejaká fotografia alebo grafika, ktorú by sme vedeli použiť ako náhľad NL na blogu?

Ďakujem!

Co chceme zlepšit

• Překlopení textu z Google Docs do Ecomailu je docela velký porod s prostorem pro chyby (vypadne vyznačení tučnou, rozhodí se řádkování, …). Ecomail doporučuje vkládat plain text a formátovat až v editoru 🤦‍♂️ Tahle potřeba ještě naroste, až budeme newsletter redesignovat a naroste v něm objem formátování. Kdo: Tomáš Znamenáček
• Ačkoliv říkáme o podklady včas, stejně nakonec hodně spěcháme a není moc prostor pro závěrečné kontroly. Konkrétní tip pro zlepšení: hlídejme si, ať v newsletteru pokud možno nemáme věci, které hoří, například pozvánky na akce den po plánovaném odeslání newsletteru. Ideální by bylo koordinátory dlouhodobě zvyknout, že po nich jednou za čas chceme update za jejich projekty. Kdo: Tomáš Znamenáček a Jana Kneschke
• Text je příliš dlouhý. Můžeme být pevnější v limitu pro updaty z projektů, můžeme si trochu pomoct designem (například větší vizuální hierarchií), můžeme se pobavit, jestli něco nevypustit.
• Chceme redesignovat podle vizuální identity Česko.Digital. Na to ale chceme ještě chvilku sbírat zkušenosti, abychom uměli líp napsat zadání pro designéry.
• Jak promovat otevřené poptávané pozice? Zatím míváme odkaz na wiki, mělo by například smysl přidat sekci s několika promovanými pozicemi?
• Vyjasněme si, jak oslovovat cílovku newsletteru. Zatím chodí prakticky výhradně členům komunity, ale pak na blogu ho vlastně čtou všichni – takže oslovení „vy, dobrovolníci Česko.Digital“ už nedává smysl. (Totéž bude platit, až budeme mít na webu Česko.Digital sběrný formulář pro zájemce o newsletter.)

Tiráž

Pokud vám v tomhle textu něco chybí nebo není srozumitelné, ozvěte se v #ceskodigital-redakce a požadujte satisfakci 💪