Důležité informace

• newsletter vychází jednou za 1-2 měsíce, vždy na začátku měsíce (tzn. první dva týdny v měsíci).

• všechny termíny si rozplánuješ dopředu

• nezapomeň aktualizovat vždy hotové úkoly v Trellu

📁 Postup

• 📝 Vytváření dokumentů a kartičky v Trellu

• Výběr obsahu k publikaci

• ❓ Poptání copywritera a korektury v obsahovém týmu

• ✍ Zadání práce copywriterovi

• ⏱ Připomenutí deadline pro copywritera

• Komentování a kontrola návrhu

• 👨‍💻 Zapracování připomínek a komentářů

• 🧐 Korektura

• 📰 Publikace

• 💙 Poděkování týmu

• 💼 Příprava na další newsletter

📝 Vytvoření dokumentu & Trello

1. Vytvoř dokument pro newsletter a koordinátory.

Na Google Disku obsahu najdi ve složce se šablonami vzor newsletteru, který duplikuj. Tento nový dokument zařaď do složky s náborovým newsletterem.

Open

2. Uprav dokument pro newsletter.

Přesuň dokument do složky s názvem odpovídajícím aktuálnímu roku, např. 2023.

Změň název dokumentu = Náborový newsletter X (mrkni na poslední číslo vydání a přičti k němu 1 )

Místo XXX za znaménkem + v titulku přidej číslo aktuálního newsletteru. Např. třetí vydání se bude jmenovat č.d+3.

Ponechej všechno ostatní tak, jak je.

Open

3. Přidej odkaz dokumentu do Trello kartičky.

Aby se dal dokument k newsletteru snadno dohledat, vlož ho do kartičky newsletteru v Trellu jako Attachement (hledej ikonku v pravém sloupci)

Výběr obsahu k publikaci

1. Navrhni obsah

Navrhni, který obsah se objeví ve vydání newsletteru:
1. Hlavní příběh
2. Poptávané role
3. Edu tip

2. Zajisti 4 role do newsletteru

Napiš 14 dní před odesláním @Anežka Müller , že je potřeba dodat role do nového vydání newsletteru. Ona pak s týmem dá poptávané role dohromady a pár dní před odesláním ti je dodá, aby byly opravdu aktuální.

3. Odsouhlas si obsah

Odsouhlas si své nápady s Content Leadem před zadáním práce copywriterovi.

❓ Poptání copywriterů a korektury v obsahovém týmu

1. Oslov copywritery v kanálu #ceskodigital-obsah.

a) Připrav si zprávu do kanálu a do vlákna – přepiš nebo doplň ve vzoru žluté části podle toho, o jaký newsletter se jedná:

Vzor zprávy do #ceskodigital-obsah:

:newspaper: Newsletter xxxxxxx Ahoj. :wave: Chci se zeptat a předběžně zjistit, kdo by měl OPRAVDU zájem podílet se na přípravě newsletteru xxx za XXX. Nebojte se ani vy, kdo byste se chtěli zapojit a nevíte, o co jde. Všechno vám vysvětlím. :catlove:

:writing_hand: Budeme potřebovat copywritera a korektora.

Víc info a prosba ve vlákně. :thread:

Vzor zprávy do vlákna daného příspěvku v kanálu:

:coding: Byla bych ráda, kdyby s psaním newsletteru pomohli @jméno, @jméno…

:grammar_nazi: Na korektury bych oslovila @jméno. :pray:

:question: Můžu s vámi všemi počítat, prosím?

:hourglass_flowing_sand: Deadline pro texty je do XX.XX do půlnoci.

:white_check_mark: Korektura by přišla na řadu někdy kolem XX.XX.

:calendar: Newsletter bychom chtěli odeslat XX.XX.

Pokud máte čas a chuť, napište prosím sem do vlákna :thread:, zda byste se chtěli zapojit. :blush: Díky! :heart:

P.S.: Trello kartička pro newsletter je tady.

• pomohli @jméno, @jméno = Označ lidi, kteří se při náboru vyjádřili, že by se chtěli podílet na psaní newsletteru. Vycházej z kontaktní tabulky nebo týmové tabulky.

• oslovila @jméno = Označ člověka, kteří se při náboru vyjádřil, že by se chtěli podílet na korekturách. Vycházej z kontaktní tabulky nebo týmové tabulky.

• Deadline pro texty je do XX. měsíc do půlnoci. = Doplň termín, odkdy dokdy mají copywriteři editovat a psát newsletter.

• Korektura by přišla na řadu někdy kolem XX. měsíc. = Doplň termín, kdy přijde na radu korektor.

• Newsletter bychom chtěli odeslat XX. měsíc. = Doplň termín, kdy budeme newsletter pouštět do světa.

• Trello kartička pro newsletter je tady. = Přidej odkaz na kartičku v Trellu.

2. Vlož zprávu do kanálu #ceskodigital-obsah

3. Vlož zprávu do vlákna k příspěvku.

✍ Zadání práce copywriterovi

1. Dej dohromady tým, naloď všechny do procesu

Podívej se do příspěvku do Slacku, kdo se ti přihlásil na tvorbu newsletteru.

Přidej je na Trello kartičku:

• mezi Members - aby měli přístup a info

• vypiš jména do části 👫 Tým na tasku - ať se při děkování na nikoho nezapomene 😉

2. Napiš zadání pro copywritera

Vzor zprávy do #ceskodigital-obsah:

:newspaper: Copy pro newsletter č.d :small_orange_diamond: Ahojte, přišel čas. Jdeme společně psát nový newsletter č.d! :unicorn_up:

:hourglass_flowing_sand: Deadline copywritingu pro newsletter: XX.XX. do půlnoci. :bangbang:

Jak to teda bude probíhat a co všechno bude potřeba? Více ve vlákně. :speech_balloon:

Vzor zprávy do vlákna daného příspěvku v kanálu:

:man_and_woman_holding_hands: Počítam s tímto týmem:

Copywriteři: @jméno @jméno @jméno @jméno
Korektura: @jméno
Koordinace: @jméno

:spider_web: Důležité odkazy:

1. Dokument s newsletterem, kde budeme psát text, najdete TADY.
2. Toto je Trello kartička pro newsletter.
3. Podívejte se prosím na tento dokument, kde je velmi stručně sepsaná struktura NL (je potřeba ho ještě aktualizovat, ale není to moc změn). Ujasní vám to jeho stavbu a to, co řešíme v jednotlivých částech.

:writing_hand: Průběh psaní:

1. Na začátku dokumentu najdete odkaz na předešlý NL. Můžete si ho přečíst a abyste pochopili, co jednotlivé časti obsahují a trošku navnímali tonalitu.
2. Při každém textu, který je potřeba upravit, označím pomocí komentáře a emailu lidí, kteří si ho vezmou na starosti a do komentáře přidám popis, co je třeba s daným textem udělat. 
3. Řiďte se prosím pokyny v komentářích, většinou je potřeba text upravit a učesat tak, aby dával smysl.
4. Můžete text upravit buď v návrzích nebo jej rovnou přepsat.
5. Budeme vám na to průběžně dávat zpětnou vazbu.
6. Prosím, nezasahujte jiným copywriterům do textů, věnujte se jen tomu svému.
7. Nemusíte se bát toho, že byste něco napsali špatně, všechno budeme ještě jako koordinátoři procházet a kontrolovat.

Pokud byste měli nějaké otázky nebo si něčím nebyli jistí, obraťte se na mě. :blush:

:warning: Počkejte teda prosím na to, až vás označím v jednotlivých úkolech.

Díky moc a těším se na vás v dokumentu! :clap:

3. Napiš zprávu copywriterovi

Přidej do dokumentu komentář pro copywritera, který bud psát texty newsletteru. Použij jeho/její email.

@emailcopywritera

Ahoj @jméno,
prosím o zpracování a zeditování/napsání textů pro náborový newsletter. Na co je třeba pamatovat?

• Je důležité, aby byl krátký a svižný. Zároveň ale musíme ponechat to důležité. Zbavit se vaty a jít k věci, ale nezapomínat na emoce. :)

• Vyznač, prosím, tučným písmem slova, které nesou hlavní myšlenky a jsou klíčová při skenování textu očima.

• Nezapomeň doplnit výzvu pro čtenáře k akci.

• Po tom, co bude newsletter napsaný, vytáhni nejdůležitější info a novinky do zajímavého titulku, který bude lidi nutit newsletter rozkliknout. 

Jak to budeš mít hotové, označ, prosím, tento komentář za hotový. Děkuju!

4. Vyplň patičku newsletteru

V patičce změň aktuální číslo newsletteru. Vyplň jméno svoje, copywritera a korektora, kteří se na NL podíleli. Edit a rozesílka zůstanou stejné.

5. Změň hlavičku dokumentu na novější status.

⏱ Připomenutí deadline pro copywritera

V soukromé zprávě připomeň copywriterovi, že se blíží deadline pro odevzdání textů.

Komentování a kontrola návrhu

Jakmile jsou všechny texty od copywritera připravené, je čas poprosit Content Leada o kontrolu jejich správnosti a tonality.

👨‍💻 Zapracování připomínek a komentářů od Content Leada

1. Vytvoř kopii dokumentu se zpětnou vazbou pro copywritery

Ještě než se vrhneš na všechny úpravy, je potřeba uložit dokument s NL pro copywritera v okomentované podobě. Copywriter tím získá zpětnou vazbu na své texty a návrhy. Jak na to?

• Na Google Disku obsahu, do stejné složky s náborovým newsletterem, vytvoř kopii z dokumentu NL a nazvi ji: Kopie pro ZV copywriterovi NL č. X.

• Do Slacku do vlákna s výzvou a pokyny ke psaní NL copywriterovi vlož odkaz na tento dokument s textem:

Vzor zprávy do #ceskodigital-obsah:

Ahoj, moc díky za skvělou spolupráci :catlove2:!
Newsletter už se začíná blížit finální podobě a pokud tě zajímá zpětná vazba od Teryii (vyřizuji CHVÁLU :catlove3:) na tvůj text, mrkni na tento dokument. Času máš kolik chceš, tenhle dokument zůstává tak, jak je :wink: Ještě jednou díky za skvělou práci.

🧐 Korektura

Počítej s tím, že na korekturu je dobré nechat alespoň 24 hod, lépe 2 dny, tak aby korektura mohla proběhnout na tzv. dvojí čtení.

Pro předání dokumentu na korekturu napiš do Slacku #ceskodigital-obsah do stejného vlákna, kde se řešilo Copy, a označ konkrétní osobu, která bude korekturu dělat. Připomeň deadline.

Vlákno v #ceskodigital-obsah

Po té, co dostaneš od korektora komentáře a úpravy, zapracuj je do textu NL.

📰 Publikace

Jakmile zapracuješ poslední korektury, je čas nechat připravit odesílku NL, což pro tebe zajistí Digital & Production Lead. Stačí přesunout kartičku v Trello do sloupce Připraveno k publikaci.

Lead připraví rozesílku, otestuje a rozešle NL. A je hotovo!

💙 Poděkování týmu

Protože vydání NL je o týmu a spolupráci, nezbytné je všem dobrovolníkům poděkovat.

Poděkuj všem, co se na NL podíleli, ve Slacku v koordinačním kanálu obsahu.

Vzor zprávy do #ceskodigital-obsah:

:tada: Nový náborový newsletter máme venku! Velké díky @jméno, @jméno a @jméno za texty :clap:, @jméno za korekturu :thumbsup:, @Lukáš Návesník za grafiku a rozesílku :cool-doge:, @jméno a @jméno za koordinaci :heart: Skvělá práce a spolupráce! Těšíme se u příštího vydání :catlove:

💼 Příprava na další newsletter

1. Vytvoř novou kartičku v Trellu

Otevři si obsahové Trello a ze šablony pro newsletter ve sloupečku Šablony (úplně napravo) vytvoř kartičku.

• Uprav název newsletteru podle čísla vydání (č.d.+XXX). Místo znaků X přidej číslo vydání.

• Kartičku vlož do sloupce “Naplánováno”.

2. Rozplánuj newsletter v už vytvořené kartičce v Trellu.

Přepiš otazníky před popiskem úkolu na dané termíny. Nejlépe je začít odspodu a postupně směrem nahoru přidávat termíny tak, aby se vše stihlo do správného termínu.

Všeobecně necháváme mezi určitými částmi procesu větší časové úseky:

• pro napsání textů od copywritera minimálně 3-4 dny

• pro check minimálně 1-2 dny

• pro korekturu minimálně 1 den

• pro zpracování konečné verze newsletteru většinou 2-3 dny

Označ zodpovědnou osobu při úkolech. Pokud má určitý úkol na starosti konkrétní osoba, je dobré ji označit za popisem úkolu pomocí zavináče a jména:

Přidej deadline pro kartičku: