(WIP) Jak koordinovat návrhy na komunikaci?

DRAFT

• Jira návrhů na komunikaci

• Formulář

• Odkaz na formulář v Airtable

• Odkaz na obsahový plán v Airtable

Zásady:

Jak to funguje?

• Pomocí odkazu na formulář si nastav upozornění na e-mail.

Open

• Když někdo vyplní formulář, tak se to přepíše do Jiry do sloupce TO DO (sloupec TO DO jsou první návrhy, které k nám přicházejí z formuláře)

Fáze TO DO - První kroky

• Dát na místo Reporter/Zadavatel zadavatele projektu

  • Dát na místo Assignee/Přiřazený řešitel toho, kdo na projektu pracuje

  • Přečíst si poctivě celou kartičku

  • Třeba se pečlivě podívat na Typ pomoci a Typ pomoci od obsahového týmu, z toho zjistíš, jak dále postupovat

  • Třeba se pečlivě podívat na odkaz na zadání (podklady, návrhy)

  • Připravit si otázky na zadavatele (vždy s ohledem na situaci) a koncept, ten můžeš konzultovat s obsahovým manažerem

  • *Můžeš komunikovat se zadavatelem, ale spíše s osobou zodpovědnou za výstupy

Fáze PRVNÍ KONTAKT

Zde navážeš kontakt se zadavatelem a osobou odpovědnou za výstupy a potvrdíš mu, že o návrhu víš

• buď skrze informační meeting, nebo skrze kartu (podle přání zadavatele) - to vyplyne z odpovědi “Informační meeting” ve formuláři

  • otázky teda buď položíš na meetingu, nebo skrze komentář na kartičce v Jiře

Kartička

• v zprávě v komentáři se nejprve představ (pokud je zadavatel a odpovědný člověk někdo nový, kdo tě nezná), následně poděkuj za zaslání návrhu a pak mu napiš, že začínáš na jeho poptávce pracovat a bereš ji na vědomí

Open

Meeting

Poté, co proběhne první kontakt, přesuň kartičku do sloupce “První kontakt” nebo na kartičce změň stav z “To do/úkoly” na “První kontakt”.

Fáze PRVNÍ PLÁN

V této fázi budeš postupovat podle typu pomoci.

Pokud obsah máme a je potřeba pouze kontrola, je potřeba co nejdříve přidat event do obsahového plánu. Jak postupovat?

1. Vytvoříš požadavek v epicu “zadat do obsahového plánu/deadline zadání” a přiřadíš ho zodpovědné osobě (content lead)

2. Případně zadáš sobě nějaké další úkoly (např. upozornění na dodání materiálů)

První návrh, jak by se návrh promítl do obsahového plánu Č.D

V každém případě zkontroluješ labels kanálů, aby odpovídal tomu, cos strategicky namyslel(a).

Dej vědět odpovědné osobě komentářem, jak jsme to naplánovali (může vzniknout přehled, který ti vytvoří content lead z Airtable).

Pokud obsah nemáme a je ho potřeba dále konzultovat,

*Fáze FEEDBACK k plánu

• Buď souhlas, nebo úprava.

• Poté přesunujeme do fáze probíhá.

Fáze PROBÍHÁ - plán se realizuje. postup záleží na informacích ve formuláři (postup se propíše do kartičky v JIRE)

• Dám Task zadat do

•  

První task: zařadit do obsahového plánu

Fáze FEEDBACK zadavateli - probíhá zpětná vazba k reálným výstupům

Fáze HOTOVO -

*Popsat, jak se propisují informace z formuláře do JIRY

Rozlišovat:

• DUE DATE: termín dodání výstupu

• TERMÍN PUBLIKACE VÝSTUPU

• TERMÍN MILNÍKU: pouze pokud se k výstupu pojí event

Zásady:

• celá komunikace probíhá v Jiře, ne ve Slacku

Tipy

• Pokud nastane potřeba rozdělit úkol na dva, je tam možnost “klonovat/klone”.

• Vždy, když změníš název tasku, musíš změnit i epic name v pravé části kartičky. Musíš ho změnit, i když duplikuješ task.

• Pokud vyplyne, že z eventu může ještě něco vzniknout (už to vyšlo jako teaser, reminder i follow-up, ale stále tam je příležitost k dalšímu využití obsahu - např. článek z eventu), můžeš task naklonovat, starý ukončit a nový upravit dle potřeby.

lidi to zpracují do fáze, kdy bude rdy na publikaci a pak se mi Teryi ozve, až bude rdy

• já buď kontroluju, zda je všechno hotovo, popřípadě uzavírám, popřípadě kontroluju deadliny

pokud není vytvořený požadavek - napsat, jak vytvořit 1. issue