(WIP) Jak koordinovat návrhy na komunikaci?

Owned by Terézia Palaščáková
Last updated: 22. March 2022
3 min read

DRAFT

XXX

 

 

Zásady:

  •  

 

Jak to funguje?

  • Pomocí odkazu na formulář si nastav upozornění na e-mail.

  • Když někdo vyplní formulář, tak se to přepíše do Jiry do sloupce TO DO (sloupec TO DO jsou první návrhy, které k nám přicházejí z formuláře)

Fáze TO DO - První kroky

  • Dát na místo Reporter/Zadavatel zadavatele projektu

    • Dát na místo Assignee/Přiřazený řešitel toho, kdo na projektu pracuje

    • Přečíst si poctivě celou kartičku

    • Třeba se pečlivě podívat na Typ pomoci a Typ pomoci od obsahového týmu, z toho zjistíš, jak dále postupovat

    • Třeba se pečlivě podívat na odkaz na zadání (podklady, návrhy)

    • Připravit si otázky na zadavatele (vždy s ohledem na situaci) a koncept, ten můžeš konzultovat s obsahovým manažerem

    • *Můžeš komunikovat se zadavatelem, ale spíše s osobou zodpovědnou za výstupy

Fáze PRVNÍ KONTAKT

Zde navážeš kontakt se zadavatelem a osobou odpovědnou za výstupy a potvrdíš mu, že o návrhu víš

  • buď skrze informační meeting, nebo skrze kartu (podle přání zadavatele) - to vyplyne z odpovědi “Informační meeting” ve formuláři

    • otázky teda buď položíš na meetingu, nebo skrze komentář na kartičce v Jiře

Kartička

  • v zprávě v komentáři se nejprve představ (pokud je zadavatel a odpovědný člověk někdo nový, kdo tě nezná), následně poděkuj za zaslání návrhu a pak mu napiš, že začínáš na jeho poptávce pracovat a bereš ji na vědomí

 

Meeting

 

Poté, co proběhne první kontakt, přesuň kartičku do sloupce “První kontakt” nebo na kartičce změň stav z “To do/úkoly” na “První kontakt”.

Fáze PRVNÍ PLÁN

V této fázi budeš postupovat podle typu pomoci.

 

Pokud obsah máme a je potřeba pouze kontrola, je potřeba co nejdříve přidat event do obsahového plánu. Jak postupovat?

  1. Vytvoříš požadavek v epicu “zadat do obsahového plánu/deadline zadání” a přiřadíš ho zodpovědné osobě (content lead)

  2. Případně zadáš sobě nějaké další úkoly (např. upozornění na dodání materiálů)

První návrh, jak by se návrh promítl do obsahového plánu Č.D

V každém případě zkontroluješ labels kanálů, aby odpovídal tomu, cos strategicky namyslel(a).

Dej vědět odpovědné osobě komentářem, jak jsme to naplánovali (může vzniknout přehled, který ti vytvoří content lead z Airtable).

 

Pokud obsah nemáme a je ho potřeba dále konzultovat,

 

*Fáze FEEDBACK k plánu

  • Buď souhlas, nebo úprava.

  • Poté přesunujeme do fáze probíhá.

 

Fáze PROBÍHÁ - plán se realizuje. postup záleží na informacích ve formuláři (postup se propíše do kartičky v JIRE)

  • Dám Task zadat do

  •  

První task: zařadit do obsahového plánu

 

Fáze FEEDBACK zadavateli - probíhá zpětná vazba k reálným výstupům

 

Fáze HOTOVO -

 

*Popsat, jak se propisují informace z formuláře do JIRY

Rozlišovat:

  • DUE DATE: termín dodání výstupu

  • TERMÍN PUBLIKACE VÝSTUPU

  • TERMÍN MILNÍKU: pouze pokud se k výstupu pojí event

Zásady:

  • celá komunikace probíhá v Jiře, ne ve Slacku

 

Tipy

  • Pokud nastane potřeba rozdělit úkol na dva, je tam možnost “klonovat/klone”.

  • Vždy, když změníš název tasku, musíš změnit i epic name v pravé části kartičky. Musíš ho změnit, i když duplikuješ task.

  • Pokud vyplyne, že z eventu může ještě něco vzniknout (už to vyšlo jako teaser, reminder i follow-up, ale stále tam je příležitost k dalšímu využití obsahu - např. článek z eventu), můžeš task naklonovat, starý ukončit a nový upravit dle potřeby.

 

lidi to zpracují do fáze, kdy bude rdy na publikaci a pak se mi Teryi ozve, až bude rdy

  • já buď kontroluju, zda je všechno hotovo, popřípadě uzavírám, popřípadě kontroluju deadliny

 

pokud není vytvořený požadavek - napsat, jak vytvořit 1. issue