6 bodů, jak aktivovat projektového koordinátora

← zpět na Návody


Cílem je unifikovat, zrychlit a automatizovat proces náboru projektových koordinátorů. Jedná se o cestu od momentu, kdy někdo na Slack napíše "chci být koordinátorem", až do momentu, kdy efektivně vede a do zdárného konce dovede svěřený projekt.

Kontext: Klíčovým úkolem Project & Care koordinátorů je koordinace a support projektových koordinátorů. Stejně jako se tvoří fungující systém na přijetí a zapojení dobrovolníka do komunity Česko.Digital, je třeba přijmout a zapojit nového koordinátora do projektu.




Co se děje?

Jak reagujeme?

Proč tak jednáme?

1

dobrovolník projeví zájem o koordinátorskou pozici

  • poděkujeme, odkážeme na popis role koordinátora a poprosíme, ať si ho pečlivě projde (zda je mu všechno jasné atd.)
  • dáme mu 3 dny na rozmyšlenou a prostudování, připomeneme, že efektivní a kvalitní koordinování projektu vyžaduje 3 - 5 hodin týdně podle potřeb a velikosti projektu
  • dáváme najevo, že to myslíme vážně a že si jeho zájmu vážíme,
  • připomeneme časovou náročnost, zodpovědnost

2

dobrovolník upřesní zájem: odmítne (A), přijme (B)

(A) poděkujeme za prostudování a nabídneme jiné možnosti spolupráce

(B) poděkujeme a podobně hledáme druhého koordinátora

  • abychom doplnili koordinátorský tandem

3

dobrovolník potvrdí zájem

  • naplánujeme s nimi schůzku k hodnotám Česko.Digital (30 minut) a vysvětlíme jim na nich, jak konkrétně se liší práce v Česku.Digital a jinde, připravíme je na to, že to pro ně nejspíš nebude jednoduché, ale jsme tu pro ně, abychom jim pomohli vést projekt podle hodnot = efektivně, profesionálně, otevřeně...
  • na konci schůzky opět vyzveme dobrovolníky, aby se pečlivě zamysleli, zda se opravdu chtějí zapojit v takto nastavených podmínkách (které nám fungují) a naplánujeme další schůzku
  • poprosíme je, aby si nastudovali veškeré dostupné materiály do další schůzky
  • testujeme jejich motivaci, vysvětlujeme jim pro ně nejspíš nový způsob vedení projektů
  • předvídáme možné dotazy a nesrovnalosti
  • vysvětlujeme výhody takto nastavené spolupráce (časová i fyzická flexibilita, agilita, efektivita)
  • synchronizujeme očekávání, demonstrujeme, že jsme profíci

4

dobrovolník na druhé schůzce finálně potvrdí zájem:
odmítne (A), přijme (B)

(A) poděkujeme za prostudování a nabídneme jiné možnosti spolupráce a vracíme se do bodu 1

(B) poděkujeme a dohodneme následující:

  • týdenní synchronizační schůzku/call na 15 - 30 minut (dle potřeb dvoutýdenní)
  • hrubý harmonogram projektu
  • hrubý soupis rolí, které budeme v komunitě hledat (jaké lidi s jakými skills a v jaké časové dotaci budeme potřebovat, zde se ptát komunity, zapojovat jí a tím už tak hledat dobrovolníky)
  • slavnostně je vyhlásíme v kanálech, kde to dává smysl (#idea-, #inkub-, #run-..., #core-team, #project-management a dalších)
  • zveme na pravidelné schůzky core-team a project-care
  • navádíme je k prvním, důležitým a nevyhnutelným krokům a dohlížíme na jejich plnění
  • nabádáme je k aktivnímu užívání našich nástrojů (Slack, Wiki, Trello)
  • propojujeme je s komunitou a ostatními koordinátory

5

dobrovolník se stal koordinátorem

  • jde příkladem naplňováním hodnot Česko.Digital
  • dohlíží, zda se postupuje podle harmonogramu, nevybočuje ze stanoveného cíle projektu
  • kontroluje, zda je projekt správně dokumentován (pravidelně a veřejně) tak, aby se do něj mohl kdokoliv a kdykoliv zapojit

Support koordinátor mu:

  • aktivně pomáhá s náborem dobrovolníků
  • připomíná komunikaci směrem k zadavateli
  • připomíná způsob, jak zadat otevření nové role a kde hledat dobrovolníky pro danou roli
  • zve na pravidelné schůzky projektových koordinátorů
  • dává zpětnou vazbu na práci - pozitivní i konstruktivní kritiku
  • zajišťujeme hladký průběh vedení projektu
  • pomáháme koordinátorovi v jeho rozvoji a zlepšování se

6

projekt končí/spouští se/je hotov

  • připomeneme koordinátorům vyhodnotit cíle projektu
  • naplánujeme zahajovací/děkovný/týmový event společně se zadavatelem
  • vyzveme ke zpětné vazbě a archivujeme jí na Airtable
  • zavřeme a archivujeme kanál na Slacku
  • uzavíráme projekt
    děkujeme za vynaložené úsilí
  • bereme si ponaučení - retrospektiva (ukázka)