| Co se děje? | Jak reagujeme? | Proč tak jednáme? |
|---|
1 | dobrovolník projeví zájem o koordinátorskou pozici | - poděkujeme, odkážeme na popis role koordinátora a poprosíme, ať si ho pečlivě projde (zda je mu všechno jasné atd.)
- dáme mu 3 dny na rozmyšlenou a prostudování, připomeneme, že efektivní a kvalitní koordinování projektu vyžaduje 3 - 5 hodin týdně podle potřeb a velikosti projektu
| - dáváme najevo, že to myslíme vážně a že si jeho zájmu vážíme,
- připomeneme časovou náročnost, zodpovědnost
|
2 | dobrovolník upřesní zájem: odmítne (A), přijme (B) | (A) poděkujeme za prostudování a nabídneme jiné možnosti spolupráce (B) poděkujeme a podobně hledáme druhého koordinátora | - abychom doplnili koordinátorský tandem
|
3 | dobrovolník potvrdí zájem | - naplánujeme s nimi schůzku k hodnotám Česko.Digital (30 minut) a vysvětlíme jim na nich, jak konkrétně se liší práce v Česku.Digital a jinde, připravíme je na to, že to pro ně nejspíš nebude jednoduché, ale jsme tu pro ně, abychom jim pomohli vést projekt podle hodnot = efektivně, profesionálně, otevřeně...
- na konci schůzky opět vyzveme dobrovolníky, aby se pečlivě zamysleli, zda se opravdu chtějí zapojit v takto nastavených podmínkách (které nám fungují) a naplánujeme další schůzku
- poprosíme je, aby si nastudovali veškeré dostupné materiály do další schůzky
| - testujeme jejich motivaci, vysvětlujeme jim pro ně nejspíš nový způsob vedení projektů
- předvídáme možné dotazy a nesrovnalosti
- vysvětlujeme výhody takto nastavené spolupráce (časová i fyzická flexibilita, agilita, efektivita)
- synchronizujeme očekávání, demonstrujeme, že jsme profíci
|
4 | dobrovolník na druhé schůzce finálně potvrdí zájem:
odmítne (A), přijme (B) | (A) poděkujeme za prostudování a nabídneme jiné možnosti spolupráce a vracíme se do bodu 1 (B) poděkujeme a dohodneme následující: - týdenní synchronizační schůzku/call na 15 - 30 minut (dle potřeb dvoutýdenní)
- hrubý harmonogram projektu
- hrubý soupis rolí, které budeme v komunitě hledat (jaké lidi s jakými skills a v jaké časové dotaci budeme potřebovat, zde se ptát komunity, zapojovat jí a tím už tak hledat dobrovolníky)
- slavnostně je vyhlásíme v kanálech, kde to dává smysl (#idea-, #inkub-, #run-..., #core-team, #project-management a dalších)
- zveme na pravidelné schůzky core-team a project-care
| - navádíme je k prvním, důležitým a nevyhnutelným krokům a dohlížíme na jejich plnění
- nabádáme je k aktivnímu užívání našich nástrojů (Slack, Wiki, Trello)
- propojujeme je s komunitou a ostatními koordinátory
|
5 | dobrovolník se stal koordinátorem
| - jde příkladem naplňováním hodnot Česko.Digital
- dohlíží, zda se postupuje podle harmonogramu, nevybočuje ze stanoveného cíle projektu
- kontroluje, zda je projekt správně dokumentován (pravidelně a veřejně) tak, aby se do něj mohl kdokoliv a kdykoliv zapojit
Support koordinátor mu: - aktivně pomáhá s náborem dobrovolníků
- připomíná komunikaci směrem k zadavateli
- připomíná způsob, jak zadat otevření nové role a kde hledat dobrovolníky pro danou roli
- zve na pravidelné schůzky projektových koordinátorů
- dává zpětnou vazbu na práci - pozitivní i konstruktivní kritiku
| - zajišťujeme hladký průběh vedení projektu
- pomáháme koordinátorovi v jeho rozvoji a zlepšování se
|
6 | projekt končí/spouští se/je hotov | - připomeneme koordinátorům vyhodnotit cíle projektu
- naplánujeme zahajovací/děkovný/týmový event společně se zadavatelem
- vyzveme ke zpětné vazbě a archivujeme jí na Airtable
- zavřeme a archivujeme kanál na Slacku
| - uzavíráme projekt
děkujeme za vynaložené úsilí - bereme si ponaučení - retrospektiva (ukázka)
|