Koordinace obsahového plánu

Owned by Terézia Palaščáková
Last updated: 03. July 2023 by Kateřina Peřinová
4 min read

Pokud jsi v roli Koordinátora/ky obsahového plánu, určitě se ti tento návod bude hodit.

Obsahový plán Česko.Digital se spravuje v nástroji Airtable. Jedná se o šikovný nástroj, který nám pomocí tabulek umožňuje vytvářet systém pro organizaci obsahu a veškerých projektů.

Popis Airtablu

Airtable je velice intuitivní a userfriendly a jistě se v něm brzy zorientuješ. Zde je krátký výčet karet, které budeš při práci používat:

  • Na horní liště najdeš OP 2023 - Obsahový plán pro tento rok.

  • Na vertikální liště se nachází jednotlivé karty

    • Základní pohledy

      • ultimátní přehled - zde najdeš veškerý tvořený obsah

      • dnes - obsah, který bude publikován dnes - měl by být ve stavu “naplánováno”/”připraveno k publikaci”/“připraveno na social”/”připraveno na slack”/”připraveno pro newsletter”/”připraveno k rozeslání”

      • během 7 dní - obsah, který bude publikován během následujících 7 dní - neřešit “ad hoc Jindřich”, ostatní by mělo být alespoň 2 dny před publikací alespoň ve stavu “korektura”

      • kalendáře - vše, co se v obsahu děje v kalendářové formě

    • Social Media - souhrn obsahu publikovaného či plánovaného na sociálních médiích

    • Česko. Digital - přehledy související s organizací

    • Partneři č.d - přehled obsahu, který je partnerským plněním

    • Newsletter číst.digital - jaká témata se objeví v newsletteru nebo kdy budou jednotlivá vydání vycházet

    • Náborový newsletter: č.d+ - informace o jednotlivých vydáních náborového newsletteru

    • Neziskový newsletter - jaká témata se objeví v newsletteru nebo kdy budou jednotlivá vydání vycházet

    • Podcast poslouchat.digital - veškerý audioobsah

    • edu.digital - poskytne informace o webinářích interního vzdělávání (kdy je pořádáme, kdy a jak je promujeme)

    • Koordinátoři obsahu - Tyto přehledy slouží pro dobrovolnické koordinátory obsahu, kteří se starají o to, aby obsah v rámci obsahového týmu vznikal. Mají tam rozdělené přehledy na jednotlivé fáze vzniku obsahu tak, aby se v tom lépe vyznali.

    • Obsazenost obsahového týmu - rychlý přehled o tom, který z copywriterů, editorů a korektorů je přiřazený k obsahu, na kterém se zrovna pracuje

    • Připraveno k publikaci - Je zde pohled pro sociální sítě, blog, Portál dobrovolníka, Slack, e-mailing a grafiku potřebnou pro obsah - pomůže to hlavně social media managerovi, digital managerovi a koordinátorce newsletteru číst.digital v tom, aby rozpoznali, který obsah je již připraven k publikování.

    • Eventy č.d - všechny eventy, které máme v rámci č.d v plánu

    • Launch - přehledy projektů, které se věnují kompletní komunikaci ke spuštění produktů nebo služeb, které v komunitě vznikly

    • promo č.d - přehled související s promo aktivitami ohledně nové povinnosti mít datové schránky a pohledu CEO na rok 2022.

  • Na horizontální liště se nachází konkrétní obsah a jeho kategorizace (detailněji v části Jak zadat text do obsahového plánu?)

 

❗ Nástroj používá více lidí. Pokud použiješ nějaký filtr, nezapomeň jej pak zase zrušit.

Airtable - obsahový plán

Jak zadat text do obsahového plánu?

  • Požadavek na zadání nového textu do Obsahového plánu se ti objeví v kanban boardu v Jiře, kde zároveň ve většině případů nalezneš ty nejdůležitější informace k zadání (včetně kanálů, na které se text bude publikovat). A jak takový text zadat? V Airtablu na liště Ultimátní přehled si můžeš najet na měsíc, ve kterém potřebuješ zadat konkrétní text, úplně dole najdeš +, pomocí expand record se ti otevře nová karta pro vytvoření zadání.

  • Vyplň:

    • Téma - zkopíruješ z Jiry

    • Musí být v termínu - hvězdička (určeno pro obsah, který se nesmí zpozdit)

    • Zpracovává obsahový tým (modré srdíčko)

    • Projekty 2.0 - jakého projektu se obsah týká

    • Formát - dle kanálu (blogový článek, post s odkazem, feed,…) - vždy uvádět, pokud se jedná o teaser nebo reminder i tento formát (vybrat z nabídky)

    • Kanály - blog, Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, Slack, Číst.Digital..(vybrat z nabídky)

    • Měsíc - měsíc, ve kterém se obsah publikuje

    • Publikace - pokud není termín publikace zadaný v Jiře, je potřeba se podívat do obsahového plánu a zamyslet se nad tím, kdy bychom mohli obsah vypustit do světa (ideální stav: 2-3 články/měsíčně) + vždy je potřeba myslet na to, zda se texty stihnou vytvořit (kategorizace obsahu již brzy)

    • Deadline - většinou den před publikací, aby se stihla připravit grafika (minimálně 3 dny před publikací)

    • Stav - v jakém stavu se obsah nachází (nyní příprava zadání - vybrat z nabídky)

    • Datum eventu - vyplní se, pokud se k obsahu váže nějaký event

    • Cílová skupina - vyplnit, kdo je cílovou skupinou tvořeného obsahu (vybrat z nabídky)

    • Komunikační linky č.d - vybrat z nabídky, které komunikační linky se obsah týká

    • CTA - co chceme, aby čtenář po přečtení udělal? (vybrat z nabídky)

    • Partnerské plnění - v případě, že se jedná o partnerskou spolupráci, vybrat z nabídky partnerů

    • Odpovědná osoba - dle Jiry (vybrat osobu z nabídky pomocí tlačítka Add record)

    • Odpovědný dobro.koordinátor - vyplnit, pokud víme

    • Publikuje - Lukáš Návesník

    • Publikovaný výstup - doplní se po publikování, ve většině případů vyplňuje Lukáš Návesník

    • Zadavatel - viz Jira kartička

    • Připomínkuje - pokud je na Jira kartičce uvedeno, že chce obsah připomínkovat, zde uvést osoby, které mají obsah připomínkovat

    • Hlavní autor obsahu, Další autoři obsahu, Editor, Korektor - doplní koordinátor obsahu

    • Zadání - odkaz na vyplněné zadání od zadavatele

    • Odkaz na texty

      • na disku ve složce obsah česko.digital najdeš šablonu komplet (jedná se o šablonu, do které následně copywriteři budou vkládat své napsané texty)

      • vytvoříš si kopii souboru, přejmenuješ ji dle názvu obsahu a přesuneš do příslušné složky (většinou Česko.Digital organizace, Česko.Digital projekty, Česko.Digital vzdělávání, Dobro.obsah/Tvořit může každý)

      • dokument si otevři, zkontroluj si kanály, na které se text bude publikovat a dle toho dokument uprav

      • následně vlož odkaz do Airtablu

    • Odkaz pro kontext - odkaz na Jira kartu, popř. další dokumenty

    • Poznámky - popis k tématu, doplňující informace

    • Trello - odkaz na Trello kartičku, vytvářejí si koordinátoři obsahu

    • Odkaz k postu, odkaz na video - je-li potřeba přidat k tvořenému obsahu

  • V následujícím kroku je opět potřeba se řídit kanály, na které se text bude publikovat. Jeden záznam = jeden kanál. Kartičku si proto ulož a duplikuj ji (vpravo nahoře tři tečky - Duplicate record), s tím, že vždy změníš příslušný kanál a formát. Nezapomenout umazat u názvu “copy”.

  • Posledním úkolem je rozplánovat časy publikace dle nastavené kategorizace obsahu.

  • Tímto je karta kompletní. Údaje uložíš a pomocí změny stavu na Možno poptat v obsahu zadáš koordinátorům obsahu.

Celý videonávod na zadávání do obsahového plánu najdeš ZDE.:)

 

❗ Je potřeba na začátku každého měsíce zpětně kontrolovat, zda jsou v záznamech doplněné cílové skupiny, CTA a publikovaný výstup (např. na začátku února kontrolovat leden). Pokud některý z údajů chybí, kontaktovat odpovědnou osobu s prosbou o doplnění.