Jak na reporting program managementu

Níže najdete více o našem program managementu a také praktický návod, jak na vyplňování tabulek program managementu v Airtable.

🧐 Proč máme a co je to Program Management

Naším cílem je díky Program Managementu Česko.Digital dobře škálovat a pomáhat tak více lidem v Česku. 🤝

Chceme mít high-level přehled nad jednotlivými projekty, jejich stavem, stavem týmu, závislostmi, provázanostmi a souběhy důležitých milníků a aktivit napříč projekty.
Díky mapování rizik projektů v rámci program managementu je dokážeme společně odhalit dřív. Support koordinátoři následně budou aktivně hledat s projektovými koordinátory řešení problému - v oblastech jako je obsazenost týmu, termíny dodání a plnění milníků, spolupráce se zadavatelem, apod.
Díky pravidelnému reportingu také budeme mít výhled alespoň na 3 měsíce dopředu napříč projekty - definovaný harmonogram, tým a další zdroje, důležité milníky.
Kdokoliv z nás má přístup k informacím o všech projektech a můžeš se tak inspirovat nebo propojit s dalším projektem, který řeší podobná témata jak ten Tvůj. #sharingiscaring

K evidenci důležitých informací v projektech využíváme Airtable , do kterého by měl mít každý projektový koordinátor editorský přístup.

🙋‍♀️ Kdo tabulku aktualizuje

Aktualizaci vstupů v Airtable bázi Program Management má za zodpovědnost projektový koordinátor (dle domluvy v tandemu, můžete se i střídat). Pokud si nejsi jako koordinátor jistý, co kam vyplnit, obrať se na svého supporta. Pro detaily z jednotlivých oblastí jako je vývoj, UX/UI, marketing & komunikace se určitě v projektu spoj se svými koordinátory/leady/členy těchto „mini týmů“, kteří Ti nejlépe vstupy popíšou a doplní.

📆 Kdy tabulku aktualizujeme

Vstupy pro program management aktualizujeme v této Airtable tabulce ideálně vždy, když se objeví něco nového nebo na něčem začnete v projektu pracovat (nový milník, nový stav projektu, aktivita vyžadující více času), alespoň však jednou týdně do pondělí 23:59.

✏️ Co vyplňujeme

Celá báze Program Management se skládá z několik tabulek. Níže najdeš vypsáno, co kam vyplňovat.

Naším cílem je, aby:

Všechny naše projekty měly harmonogram - milníky i dlouhodobé aktivity uložené v Airtable - velice to pomůže v plánovaní aktivit a synergii projektů;
Pokud harmonogram projekt nemá, víme, kdy začíná a končí, a víme, kdy bude harmonogram k dispozici (je možné uvést do poznámky ke stavu projektu v tabulce Průběžné hodnocení projektu). Bez harmonogramu například nemůžeme hledat posily do týmu, protože nevíme, na jak dlouho.

👉 V tabulce Přehled projektů

Pokud přidáváš nový projekt, vyplň všechna pole:
- Projekt
- Kategorie (To automaticky potom projekt v záložce Kategorie projektů přiřadí k té správné kategorii)
- Typ projektu (Interní - zlepšuje procesy uvnitř organizace Česko.Digital nebo externí - v rámci něj spolupracujeme na změně ve společnosti)
- Koordinátoři (Textové pole, klasicky vepiš)
- Support koordinátor (Textové pole, klasicky vepiš)
- Datum zahájení
- Zadavatel (Buď vyplň zde nebo pak v záložce Zadavatelé přidej u zadavatele tohoto projektu projektový název)
- Popis projektu
- Zbytek se vyplní automaticky sám
- Již není třeba vyplňovat projekt v databázi Volunteer Management, tam se automaticky data překlápí odsud
Uzavíráš projekt? Nezapomeň vyplnit pole:
- Projekt uzavřen
- Datum ukončení projektu

👉 V tabulce Průběžné hodnocení projektu

Fáze projektu
- Pokud se projektu přesouvá do další fáze (např. support), změň informaci v tomto poli.
Stav projektu
- Jak vypadá projekt? Běží vše podle plánu nebo se něco zpožďuje - a co konkrétně?
- Vyber jeden z možných stavů a cokoliv dalšího doplň do komentáře.
- Pokud např. Tvůj projektu nemá harmonogram, sem zaznamenej, kdy bude harmonogram k dispozici.
Stav týmu
- Jak vypadá tým? Jsou obsazené všechny pozice? Funguje jeho dynamika?
- Vyber jeden z možných stavů a cokoliv dalšího doplň do komentáře.
Stav spolupráce se zadavatelem
- Pokud má projekt zadavatele, zhodnoť, jak spolupráce funguje
- Vyber jeden z možných stavů a cokoliv dalšího doplň do komentáře.
Rizika projektu
- Vidíš nějaká rizika či překážky projektu, co by mohly zabránit jeho úspěšnému dodání? Vypiš je do tohoto sloupce.

👉 V tabulce Milníky a aktivity

Vstupy zadáváme v pohled „Klíčové milníky a aktivity všech projektů“
Milníky a dlouhodobé aktivity projektu
- Stačí přidat další řádek v tabulce Milníky a aktivity ke každé nové aktivitě.
- Milník:
  - Může to být launch projektu, tisková zpráva, atp - událost, která se koná v jeden den a je stěžejní pro projekt.
  - Pokud se jedná o milník, datum zahájení i deadline bude stejný termín.
  - Nezapomeň vybrat štítek dle oblasti, kam spadá.
  - Pokud u milníku nevíš přesný termín, vyplň alespoň přibližný, který se blíže k jeho realizace upřesní/změní, a později proveď aktualizaci tohoto termínu.
  - Některé milníky speciálně značíme, abychom lépe rozeznali jejich typ
    - např LAUNCH PROJEKTU nebo LAUNCH DAY jsou značeny kapitálkami jakožto hlavní milníky
    - milníky spojené s komunikací ven mají před názvem emoji 📣
- Aktivita:
  - Některé aktivity mohou být významné pro projekt i další aktivity napříč Česko.Digital, může to být třeba výzkum nebo tvorba velké části projektu.
  - Zde vyplň datum zahájení a deadline (datum ukončení) práce na aktivitě.
  - Nezapomeň vybrat štítek dle oblasti, kam spadá.
  - Pokud u aktivity nevíš přesný rozsah termínů, vyplň alespoň přibližný odhad, který se blíže k jeho realizace upřesní/změní.

Přehled marketingových aktivit a milníků, které evidujeme:

Aktivity za Česko.Digital (doplňuje 1 vybraný člen marcom kmenového týmu)

významné milníky Česko.Digital jako organizace - narozeniny, dokončení příručky, milníky, které nejsou součástí interních „projektů“, které mají svého koordinátora apod.
- pokud je to spojeno s komunikací ven, značíme také emoji 📣
📣 tisková zpráva za Česko.Digital jako celek (organizační změny, zpráva cross projekty…)
🤝 eventy Česko.Digital, které jsou cross projekty
🤝 eventy uni Česko.Digital (dokud jich nebude tolik, aby uni byla jako samostatný projekt)
🤝 účast na akcích 3. stran
📣 termín rozesílky newsletteru Česko.Digital
📣 články/rozhovory mimo projekty

Aktivity v rámci projektů (doplňuje projektový koordinátor po získání vstupů a sladění s markom parťákem)

📣 LAUNCH DAY (dokončené řešení na projektu) n. den, kdy představujeme nový projekt do trhu či milník projektu = MKTG HLAVNÍ MILNÍK (značíme kapitálkami a emoji 📣)
📣 termín rozesílky tiskové zprávy (v případě, že je tisková konference, pak i její termín)
📣 termín publikace intro článku o projektu na blogu
📣 termín publikace rozšiřujícího článku na blogu/rozhovoru

⚒ Přehled technických aktivit a milníků, které evidujeme: TBA

🎨 Přehled UX/UI aktivit a milníků, které evidujeme: TBA

👉 V tabulce Zadavatelé

Pokud chceš přidat nového zadavatele, stačí ho zadat do této tabulky, automaticky se pak propíše do těch dalších.

Ostatní data se vyplňují automaticky propisem z jiných tabulek v Airtable. Tabulky s bleskem ⚡️ jsou synchronizovány z jiné databáze.

📊 Zobrazení Gantt Chart projektů

Kde Gantt v Airtable najít a jak ho zobrazit, najdeš v tomto video návodu.

Jak do Ganttu či obecně přehledu milníků a aktivit projektu přidat nový záznam, najdeš v tomto video návodu.

💡 Pokud chceš testovat, jak Airtable funguje a co vše umí, určitě můžeš - je k tomu zřízená poslední záložka s názvem Sandbox.

💡 Pokud si nejsi jistý/á, co přesně ve sloupci vyplnit, najeď na malé ℹ️ v názvu sloupce - tento tooltip Ti poradí, co přesně je třeba vyplnit nebo zda se náhodou sloupec nevyplňuje automaticky sám.

💡 Pokud nemáš do Airtable přístup nebo máš jakékoliv komplikace, ozvi se support koordinátorům Gabriela Chladilová Jindřich Oukropec Kateřina Kocianová nebo Lucie Zajíčková do #ceskodigital-care kanálu na Slacku, případně ve svém projektovém kanálu.