2023-05-16 Meeting notes - Ivoš Gajdoruš

Owned by Anežka Müller, created
16. May 2023
4 min read

Datum

May 16, 2023

Účastníci

  • @Anežka Müller

  • @Ivoš Gajdorus

Osnova

  • Jak si vzpomínáš na první dny invaze Ruska na Ukrajinu v rámci dění v Česko.Digital?

  • Jaká byla tvoje role a jak ses k ní dostal?

  • Co se dalo udělat lépe?

  • Co podle tebe fungovalo dobře?

  • Co si z toho neseš jako největší poučení?

  • Napadá tě, jak by organizace a komunita mohla v takovém turbulentním období fungovat hladčeji?

Zápis

Covid i invaze Ruska na UA - některé charakteristiky toho, jak to vypadalo v č.d, jsou podobné. Velká skupina dobře situovaných lidí si řekne, že se děje něco vážného, my jsme na tom dobře a teď je čas začít pomáhat. Často se tak děje proto, že se lidi sami před sebou nechtějí cítit špatně. Takových lidí je pak hodně a generuje to chaos, těžko uříditelná situace.

Poučení z Covidu - když se vymýšlí projekty, je skvělé, když je tam někdo, kdo má promyšlené řešení a jasnou vizi, co chce řešit a vymyslet. Za Mapotic byli u damerousky.cz jako tool, jak to adaptovat na ty myšlenky. Byl tam někdo, kdo držel linku, dokázal odrážet nepotřebné a držet potřebné. Klíčové je neudělat z toho bramboračku, udržet směr a myšlenku, nenechat si to nabourat.

Invaze na UA - když začala, Mapotic se snažil pomoct finančně, ale zároveň přemýšleli, co dělat jako ajťáci. Týden až dva po začátku konfliktu ho napadlo č.d, zjistil, že se hodně mluví o mapování.
Chtěl postupovat systematičtěji, v prvních dvou týdnech si udělali rešerši toho, jak lze mapy co nejlépe využít, kde by to mohlo být nejplatnější. Obvolávali ČČK, MSF a řešili, co by se nejvíc hodilo. (Odpověď často byla “my na to nemáme čas”.) Na začátku invaze byl největší problém na hraničních přechodech a v místě konfliktu - bylo třeba řešit akutní situaci, z toho vznikla mapa hraničních přechodů a Umapa, to se pak merglo. Mapa hraničních přechodů - získávali několikrát denně přes G-Forms data o tom, jak to vypadá na kterých přechodech, to se pak zobrazovalo na mapě. MSF a ČvT to na začátku používali, situace se postupně ustálila a začalo se víc pracovat na Umapě, která začala ukazovat ne tolik proměnlivé věci v Česku.

Nedalo se moc plánovat a předvídat. Umapa měla plány na financování, ale nějak to nedopadlo, projekt se zpomalil a nic moc se tam nedělo. Mediální domy ji mají embedovanou na stránkách, ale kvalita dat jde dolů, protože to nikdo moc neudržoval. Na přelomu roku se projekt zaměřil na novou misi za vizi a znovu se rozjíždí.

Co by se obecně dalo udělat lépe:

V emergency situacích vždy vznikne nekoordinovaná množina lidí, kteří dělají podobné věci (mapy, seznamy dobrovolníků, nabídky pomoci apod.) Často to vzniká organicky a neklade se žádný důraz na bezpečnost, ochranu údajů apod. Až zpětně se řeší, kde se berou data, je k tomu nějaký souhlas atd. Dobré by tedy bylo řešit, s jakými údaji a daty se na projektech pracuje a nastavit si proces práce s nimi. Připravit se dopředu, raději než získávat souhlasy zpětně.

Někdy jsou projekty zbytečně rozkročené, lepší je od začátku nemířit naširoko, zaměřit se na užší věc a řešit ji co nejlépe.

Organizace lidí: Dobrovolnické projekty trpí to tím, že lidi rychle odpadají, přecení svoje síly nebo schopnosti, často to ale neřeknou nahlas a přestanou komunikovat. Má to devastující vliv na tým, zvláště u klíčových rolí. Umapě se to stalo několikrát, bohužel.
Problém například i s registrací domén nebo technologií - může je na sebe registrovat někdo, kdo pak vyghostuje, což generuje další problémy, toto si pohlídat.
Jak to řešit? Lépe vytipovávat lidi na klíčové role? Větší dohled? Mohl by pomoci hlubší rozhovor na začátku, vyjasnit si očekávání, info o zodpovědnostech, ať je jasný ten závazek.
Nápad - zviditelnění zapojených lidí. Pokud by se podařilo strukturu projektů a rolí komunikovat navenek, například dostalo by se to na web projektů, jméno je vystaveno ven a zvyšuje to závazek - psychologický aspekt. Človek nemá zodpovědnost jen vůči projektu a týmu, ale vůči svému osobnímu brandu. Hůř se palí mosty. Odpovídá to hodnotám otevřenosti a transparentnosti a může to zvýšit commitment stakeholderů.
Další nápad - sociální kredibilita - zlepšit na vstupu. Když se hlásí člověk k nějakému projektu, měl by to být významný krok, nějaká inicializace, “stáváš se součástí projektu”. Součástí procesu by měl být nějaký pohovor, kde se jasně vymezí zodpovědnosti, například - je tady nějaké “desatero”, které všichni na projektu dodržujeme a tím, že se k projektu přidáš, na tato pravidla přistupuješ. Víc to ritualizovat. Laťka zodpovědnosti by byla nasazená výše, než je teď.

Komunikace: Ve chvíli emergency se aktivizuje mnohem více lidí, než je běžně aktivních. Management Slacku je na dobré úrovni, je fajn, že to někdo hlídá, že jsou rozdělené role v týmu. Když vzniká emergency situace, je jasné, že vznikne chaos, je to o míře schopnosti Slack manažerů se s tím vypořádávat. Pomohou také jasně komunikovaná pravidla, která jsou pravidelně připomínána - možná vymyslet nějakého bota, který by automatizoval část té agendy?

Zabránění duplicit: Vznikají i v jednom prostoru, bylo by dobré, kdyby někdo na to dedikovaný sledoval dění napříč kanály a propojoval. Ideálně i mimo č.d. Koordinátor aktivit, který by dokázal hledat konsensus, kompromisy duplicitních řešení.

Financování projektů - ideálně už ze začátku myslet na udržitelnost řešení.