Návrh životního cyklu krizových projektů
- Anežka Müller
Co je “krizový projekt”?
Technologické řešení, který vzniklo uvnitř komunity v jako reakce na krizovou situaci.
Projekt neprošel klasickým procesem výběru do akcelerace, reaguje na okamžitou potřebu pomoci v krizové situaci.
Protože v krizových situacích vznikají nápady a projekty v komunitě živelně, na základě zkušeností z období pandemie Covid-19 a prvních měsíců ruské invaze na Ukrajinu věříme, že je prospěšné mít nastavený systém práce s nimi od jejich vzniku po ukončení, aby byla od počátku správně nastavena očekávání.
Uvědomujeme si, že každá krize je jiná, přináší jiné výzvy a odlišné podmínky. Proto tento text neslouží jako závazná pravidla, ale jako doporučení postavená na zkušenostech Česko.Digital z minulosti.
Příklady krizových projektů z minulosti
Mapa ukrajinských hraničních přechodů | Česko.Digital
Stojíme za Ukrajinou | Česko.Digital
Návrh práce s krizovými projekty
Monitoring vzniku projektů
Monitoring vzniku projektů má na starosti Emergency Lead (člověk z kmenového týmu dedikovaný na tuto roli)
V součinnosti s členy placeného týmu sleduje vývoj jednotlivých nápadů, řeší případné duplicity a propojování podobných myšlenek
Probíhají pravidelné stand-upy týmu, kde se řeší průběžný stav
Emergency Lead spravuje wiki/Airtable bázi s informacemi o projektech
Emergency Lead pravidelně vyhodnocuje životaschopnost nápadů. V případě, že některá z myšlenek nemá potenciál rozvoje (duplicity nápadů, řešení neodpovídá potřebám, na projektu nechce nikdo spolupracovat apod.), může aktivity po dohodě s týmem a ownerem ukončit a nasměrovat síly jinam, kde jsou více potřeba. Snahou je maximalizovat pozitivní a smysluplný dopad energie komunity.
(Pokud se projekt nerozjíždí dobře, nebojme se je zavírat, s dostatečným odůvodněním a transparentností (viz kritéria)).
Kritéria životaschopnosti projektů
Silný Product Owner, nositel myšlenky. Někdo, kdo má jasnou vizi, dokáže pro ni nadchnout a motivovat tým. Je v projektu aktivní, posouvá projekt kupředu.
Jde o reálnou pomoc v dané situaci, odpovídá na potřeby, má definovaný problém a cílovou skupinu.
Jedinečné řešení. Neexistují duplicity, případně je nápad nejpropracovanější, případně nejrozvinutější, a podaří se propojit s podobnými záměry.
Rychlé delivery výsledků. Je možné první verzi řešení doručit ve smysluplně krátké době, obecně v řádu dnů/týdnů.
Zájem komunity. Pro nápad se podařilo nadchnout více dobrovolníků, kteří chtějí pracovat na jeho rozvoji.
Možná ukončení krizových projektů
První měsíc je u krizových projektů zásadní, po měsíci by mělo být možno vyhodnotit, jakým směrem se projekt vydá. Může jít o dočasnou potřebu pomoci, pak projekt bude směřovat k ukončení. Případně o projekt může projevit zájem některá z partnerských organizací a pak budou aktivity směřovat k předání projektu. Nebo se ukáže, že potenciál projektu je větší a začne se řešit příprava na možnou akceleraci v rámci Česko.Digital.
Obecně by tedy maximálně po 3 měsících mělo dojít k jednomu z následujících ukončení:
Projekt naplnil svůj potenciál.
V tom případě se projekt co nejdříve ukončí a uzavře.
O další rozvoj projektu má zájem některá z partnerských organizací či institucí.
V tomto případě se projekt co nejdříve předá k dalšímu rozvoji, plně si za něj přebere zodpovědnost navazující organizace.
Organizace, které oslovujeme pro převzetí projektu, by měly splňovat následující kritéria:
expertíza: organizace je na dané téma expert, téma dlouhodobě rozvíjí a plánuje se mu věnovat i v budoucnu
udržitelnost: organizace umí vyčlenit na další rozvoj projektu Product Ownera a budget, umí říct, jak projekt navazuje na cíle organizace
dobré jméno: jde o organizaci s dobrým jménem, relevantnost v rámci tématu
Projekt má potenciál dlouhodobého přínosu a dopadu.
Projekt má smysl i mimo krizovou situaci (má reálný dopad i mimo ni), je o něj zájem ze strany komunity, má silného PO a případně i podporu zvenčí (například veřejná správa - podpora z ministerstva apod.). V takovém případě se z něj stává projekt do akcelerace v délce maximálně 6 měsíců. Kritéria pro přijetí do akcelerace má na zodpovědnost Project Lead, ale v základu by měla odpovídat běžným akceleračním kritériím, pouze s ohledem na to, že zde v daný moment není externí zadavatel.
Je také možné požádat o finanční podporu pro Product Ownera.
Zodpovědnost za navazující kroky je plně na Product Ownerovi, během období akcelerace je třeba, aby projekt vyřešil svou budoucnost - předání jiné organizaci pro další rozvoj nebo osamostatnění.
Podpora projektových týmů
Projektové týmy a zejména Product Owners by měli znát časový rámec projektů dopředu, aby byla dobře nastavená očekávání.
I krizové projekty by měly vědět o existenci příručky Digi projektů, řada popsaných principů je aplikovatelná i zde, zejména pro Product Owners doporučení, jak vést projekt.
Mělo by být jasně patrné, na koho se mohou POs obracet o pomoc a radu.
Krizové projekty často řeší podobné problémy, proto by bylo dobré nastavit pravidelná setkání POs určená ke sdílení a podpoře.