Jak koordinovat sbírku počítačů

Tato stránka by měla poskytnout  základní vhled do současné koordinace sbírky počítačů.

👥 Cíl koordinátora sbírky 

Je potřeba propojit strany (dárce - firmy a příjemce - neziskové organizace či školy či jiné instituce), pomoci jim při vzájemném vyplnění smlouvy, domluvy kdy a kde si zařízení předají - vše se sleduje v Airtable. 

Dárce - kdo je a jak získáváme? - Dárcem jsou komerční společnosti, které nabídnou k darování případně k odkupu za symbolickou částku techniku. Dárce jsme aktivně oslovovali přes přímé i nepřímé kontakty, nyní se snažíme spíše o pasivní marketingové kampaně typu šíření manuálu pro darování techniky. 

Příjemce - kdo je a jak získáváme? - Příjemci jsou neziskové organizace nebo školy či jiné instituce, které se zabývají podporou vzdělávání dětí nebo podporují rodiny s dětmi svými sociálně aktivizačními službami. ☝️Pozor: Darování techniky musí splňovat aktuální smluvní podmínky (nyní k 18/8/2021 - je účel daru na podporu online vzdělávání dětí, tedy nelze poskytnout organizacím podporující seniory apod.).

Jak postupovat? 

1. Osloví se dárce, který nabízí techniku k darování, se zjištěním počtu, stavu a dostupnosti techniky - podrobnosti viz. kapitola Co zjišťovat? 
2. Provede se aktualizace zjištěného v Airtable viz. kapitola Kde vše registrovat? 
3. Jakmile je technika připravena na předání, pak dle seznamu v Airtable se začne nabízet zařízení zájemcům. Je potřeba ověřit, zda původně zadaný požadavek je stále platný. 

   Logika přiřazování - přiřazuje se zařízení dle

   • dle typu zařízení
   • nejstaršího požadavku
   • vzdálenosti od dárce
   • dle typu instituce

    (př. Základní školy - dostaly státní příspěvek na novou techniku k zapůjčení do rodin. Obdobně tak i gymnázia také dostala příspěvek, takže tyto instituce nemají takovou prioritu jako ostatní neziskové organizace)

   ☝️Pozor 1 výjimka, což jsou monitory - tam je potřeba je umístit, protože jich máme více než PC. Monitory jsou nyní (19-2-2021) uloženy v Datasysu. 

   
   

4. Jakmile zájemci potvrdí aktuálnost svého požadavku, tak se provede propojení s dárcem na domluvu data a času vyzvednutí.
5. Aktualizuje se Airtable v obou tabulkách. Pozor - nutné si hlídat počty aktuálně dostupného vs nabídnutého zařízení. 
6. Příjemci a dárci je potřeba také poslat smlouvu, kterou si mezi sebou podepíší. 
   1. ☝️Pozor, pokud je smlouva s dárcem na Česko.Digital, pak je potřeba vše pohlídat - více info viz.: Jak hlídat smluvní podmínky. 
7. Vyzvednutí techniky a podepsané smlouvy za ČD se aktualizují v Airtable a uloží se na úložiště zde
8. Po předání darované techniky dárci poděkujeme za ochotu pomáhat (ideálně telefonicky) a vyžádáme si logo společnosti, aby bylo možné jej umístit na náš web. 

📇 Kde vše registrovat? 

Udržují se 4 základní seznamy zde v Airtable - které dávají základní přehled a propojení nabídky s požadavky. Základní ukazatel rozpracovanosti předání techniky je pole "Status" .

Sbírka_Nabídka HW - přehled nabídky techniky, včetně info o typu techniky, počtu a připravenosti zařízení

• pole Status - udává, stav rozpracovanosti nabídky (volby: Nový HW, Připraveno k vyzvednutí, Všechen HW vydán - stav, který lze použí, pokud se již rozdalo, ale čeká se na vypublikování loga či na zprocesování smlouvy či smluv, Storno nabídky a Dokončeno - stavy pro uzavření/ukončení záznamu).
• pole Umístění žádostí - udává, kde se technika nachází (zda u dárce, stav "Datasys servis" je pro uložení techniky a vydávání přes spolupracující společnost Datasys, stav "Mironet servis" - v případě, že Mironet vyměňoval 
• pole _Žádosti HW - důležité pro provázání žádostí na nabíku, které má dopad na kalkulaci 

Sbírka_Žádosti HW - přehled požadavků neziskovek, škol a jiných institucí 

• Co jeden řádek, to jeden typ techniky, pokud v nabídce nejsou všechny typy uvedeny -  tzn. pokud zadání žádosti xPc i x ntb., tak potřeba rozdělit do 2 řádků
• Pokud požadavek většího počtu, pak se ověřuje jeho oprávněnost - nebo se domluví dle nabídky předat část a další část nechat na pozdější předání
• pole Status - udává stav rozpracovanosti žádosti
  • stav Nová žádost o HW - nastaví se při odeslání žádosti z formuláře spolu s označením záznamu v poli Name
  • stav Nabídnuto se vybere při provázání s nabídkou dárce. Při změně stavu se odešle na sbírku přípravný email pro verifikaci požadaku (je potřeba pouze doplnit počet a přiřazený typ techniky, pokud má dárce více typů).
  • stav Připraveno k vyzvednutí - vybere se ve chvíli, kdy je technika připravená k vyzvednutí a je možné přejít k propojení s dárcem a domluvu vyzvednutí. Změna na tento stav provede odeslání emailu do inboxu sbírky jako přípravný email pro odeslání příjemci na vyzvednutí. Pozor - lze nastavit automation pro specifického dárce. Je potřeba pouze doplnit dodatečné informace a přeposlat příjemci. 
  • stav Vyzvenuto/U rodiny - zadává se, když si příjemce techniku vyzvedne či ji obdrží kurýrem. 
  • stav Nabídka nevyužita - zadává se, pokud se provede nabídnutí, ale příjemce buďto nereaguje či ji odmítne. 
  • stav Storno poptávky - pokud si to zadavatel rozmyslí a žádost chce zrušit. 
  • stav Historie - je určen pro záznamy, které byly převedeny z jiné datové struktury OLDSbírka - potřeby_do2020

Sbírka_Dárci ORG - přehled dárců (jak dárců techniky, tak finančních darů, jež byli účelově vázány na Sbírku počítačů)

Sbírka_Žádající ORG - přehled žádajících organizací - základní dělení na neziskové org., školy a jiné 

•   Pro 1 org. může být více řádků - např. jiný kontakt či jiná organizační složka 
• ☝️Důležíté - je potřeba si NNO ověřovat, zda pracují s dětmi či v oblasti vzdělávání dětí. Tedy ne každá NNO má nárok žádat o techniku. 

Sbírka_Darování šrotu - je nastaven formulář a tabulka pro možnost registrace potenciálních dárců šrotu, jež se registrují z webu Sbírky počítačů - zatím nevyužito

Statistiky v Airtable - základní přehledy jsou zobrazitelné přes Apps - sekce KPI nebo Celkové přehledy.

Kam fyzicky techniku přesunout či kde nechat zkontrolovat? 

Při větším množství přebírané techniky nebo pokud není technika zcela funkční či ji chybí operační systém například je velkou pomocí servisní společnost Datasys, kde je možné po předchozí domluvě techniku přemístit a nechat zkontrolovat. 

Adresa místa:  Datasys, Jeseniova 20, Praha 3

Proces předávání: 

1. S Datasysem máme nasdílen tento excel, kde zadáme požadavky na techniku (Jméno organizace, IČo, druh zařízení a počet kusů a v Airtable na daném záznamu zadám stav "V přípravě"
2. Jakmile Datasys připraví, tak zadá specifikaci do pole "Typ zařízení" a do pole "Datasys status" vyplní "Připraveno k odběru"
3. Změním v Airtable stav "Vyzvednutí naplánováno", kdy se odešle poloautomatický email do sbírky o vyzvednutí techniky. Do emailu přihodím konkrétní informace o typu zařízení a odešlu na žádající organizaci. 
4. V nasdíleném excelu změním Status Sbírka na "Vyzváni k odběru" 
5. Jakmile si vyzvednou, Datasys vyplní Datum převzetí a zašedne řádek jako uzavřený. Koordinátor dle toho si pak aktualizuje hodnoty v Airtable. 

🛎 Co zjišťovat? 

Na straně dárce:

Na straně dárce - je potřeba zjišťovat:

• V jakém stavu ta technika je - jestli tam vše funguje, jak má?
• Jak moc je kompletní, jestli má monitor, má kabely, má funkční kameru?
• Zda obsahuje i licencovaný operační systém a jaký?
• Pokud je to PC, zda je to včetně monitoru a kabeláže?
• Místo odběru a kontakt na osobu, se kterou bude možné vyzvedávání techniky 
• Ověřit si, jakým způsobem chtějí dar zpropagovat a jestli budou potřebovat od příjemců nějakou foto-dokumentaci či jiné podmínky plnění. 
• Ověřit smlouvu a její smluvní podmínky, pokud dárce chce sepsat smlouvu s ČD a chce použít svoji smlouvu.

POZOR: Pokud se ozve dárce je potřeba zjistit, také kdy ta technika bude: 

a) fyzicky připravená

b) právně volná - kdy lze podepsat smlouvu

☝️Důležité: Info. pro dárce o přebírající neziskovce/škole, že musí nabrat do svého majetku a poté můžou teprve distribuovat. U škol to může být ještě komplikovanější, tam musí dar schvalovat zřizovatel školy, který často klade různé překážky či je proces zdlouhavý, proto se někdy řeší jako dar přes SRPŠ (Sdružení rodičů a přátel školy).

Teď nejvíc dárců z oblasti Prahy (dříve různé oblasti).

Na straně příjemce:

• Ověřit požadavek, zda je stále platný a mají o dané zařízení zájem. 
  • Pokud se zájemce emailově neozve do 4-5ti dnů, pak je dobré zkusit zavolat a hned zjistit situaci, aby bylo možné nabídnout techniku jinému zájemci 
  • Pokud požadavek již není platný pak změna stavu na Storno požadavku.
• Je potřeba propojit a hledat v tom okolí (také záleží kolik kusů počítačů se přdává) - cca do 150km je reálné předání při větším počtu
• Vždy je potřeba dotázat se, zda je možné, aby si zájemce techniku sám vyzvedl, pokud ne je možné řešit např. přes dobrovolníky (máme dobrovolníka v okolí Hradce Králové např. distribuci 5ti počítačů nyní prováděl)

🤝  Jak hlídat smluvní podmínky

• Běžný postup je, že dárce (společnost) s příjemcem (nezisk. org./škola) podepíší mezi sebou darovací smlouvu. Vzor je dostupný zde
• Pokud se odebírá  od firmy více přístrojů a je třeba okamžitě reagovat, pak může také výjimečně přebírat Česko.Digital, který se tím pádem stává distributor techniky vůči neziskovkách a školám  (jiný vzor smlouvy zde, kde je dárce Česko.Digital a ta se sepisuje s neziskovkou - pozor, tam je vždy potřeba, aby koordinátor sbírky zkontroloval smlouvu!

Co je potřeba pohlídat a udělat u smluv mezi >c.d. a dárci techniky: 

• při použití smlouvy dárce je potřeba si upřesnit s dárcem účel daru a jaké jsou další smluvní podmínky daru (př. Novartis požadoval čestné prohlášení o účelu daru organizací, které obdrží jejich techniku). Dobré nechat si smlouvu zkontrolovat a zpřipomínkovat právníkem (tzn. oslovit slack kanál #legal)
• pokud se použije náš vzor smlouvy, pak pouze zkontrolovat správnost náležitostí a správnost specifikace daru - ideálně mít od dárce excel tabulku s přehledem darované techniky
• jakmile se smlouva podepíše za obě zúčastněné strany, tak se ukládá do Airtable (do odpovídajícího záznamu v záložce "Sbírka - Nabídka HW" pro účely sbírky) a poté se také uloží pro účetní oddělení na disk Č.D Accounting do adresáře zde 

Obvykle se nepropojují dárci-jednotlivci s neziskovými organizacemi:

• důvod - neefektivnost - velké množství naší práce vůči přínosu z daru
• Když je požadavků příliš a dárce je v dané lokalitě, tak je vhodné zprostředkovat 
• Případně odkázat na jinou sbírku - Počítače dětem sbírka, která běží a shromažďuje od jednotlivců (IT people jim pomáhá) nebo Mironet - má sbírku a ti jsou schopní technicky zkontrolovat a darovat přímo jednotlivcům. 
• Smlouvy za stranu ČD podepisuje Eva Pavlíková - v elektronické podobě stačí přeposal na její email. 
• Smlouvy s ČD se ukládají na specifické sdílené úložiště s účetní firmou zde a pro přehledost v rámci žádostí také v Airtable. 

💡 Praktické tipy

• Stane se, že když technika vypadne, tak se snažíme jim poskytnout jinou.

• Pokud chybí licencovaný operační systém, pak lze domluvit licence zdarma přes  Karla Klatovského z Microsoftu (na slacku) - může zaslat licence na Windows 10
• Pokud potřeba pomoci s instalací či reinstalací SW - lze zkusit kontaktovat pobočky Mironetu. Zjistit jestli mají pobočku, a jestli jsou ochotni s tím pomoci.   Je tam domluva s ČD, že by mohli s technickou stránkou  pomoci. Či je odkázat na IT technika v místní škole, zda by jim mohl pomoci.

•  Notebooky a tablety lze posílat poštou - tedy zkusit ověřit, zda by dárce mohl techniku i zaslat kurýrem. Datasys toto umožňuje - avšak jen na náklady příjemce. 

• Pokud je potřeba likvidace/ dar šrotu, pak  kontaktovat společnost Ekologistic - cca 10% hodnoty, která jde na výtěžek (podrobněji rozepsáno zde) 

• Datasys - společnost, která pomáhá s distribucí monitorů a repasem notebooků - kontaktní osoba je David Kříž kriz@datasys.cz

❓ Kdybys měl/a jakékoliv otázky, ozvi se Gabriela Chladilová, Anežka Müller