Jak a proč zadávat projektové týmy

• díky evidenci máš ty a celý tým přehled, kdo na projektu pracuje či pracoval a kdo zastává jakou roli

• všichni (i nově příchozí) se rychle zorientují a ví, koho oslovit při potřebě pomoci či při organizaci schůzky

• můžeš všechny členy jednorázově oslovit při pořádání nějakého projektového eventu či jiné projektové události (viz návod TBD)

• do budoucna: pracujeme na tom, aby projektové týmy mohly být zobrazovány na webu Česko.Digital, jako jsou nyní jen koordinátoři projektů

Open

Airtable je zjednodušeně řečeno online tabulková databáze, kam ukládáme základní data k projektům, k členům komunity, eventům, marketingovému obsahu atd. Tedy používáme ji v Česko.Digital poměrně hodně masivně pro různé účely, protože nad tímto typem databáze/ báze lze vytvářet různé automatizace a také jednu takovou bázi používáme jako vstupní bránu pro publikaci informací na web.
Jak pracovat s Airtable tabulkami si lze dohledat na YT např. tady.

Open

1. Otevři si “web” Airtable bázi.

   • Nemáš přístup do web AT báze a jsi v koordinační roli? Napiš na Slacku do kanálu #support o přístup nebo vašemu support scrum masterovi z č.d.

2. Přejdi na záložku “Teams” a přidej nový záznam do základního pohledu Projektové týmy (viz obrázek dole). Případně do zadej do projektového pohledu, který již máš vytvořený.

3.  

    

4. Pomocí znaku “+” na konci listu lze zadat nový záznam (viz obrázek nahoře), kde je potřeba vyplnit tyto údaje:

   • user = dohledej jméno nového člena

   • project = dohledej jméno projektu

   • coordinatingRole = pokud nový člen má koordinační roli (tzn. je např. Scrum Master), tak zaškrtni jinak nech, prosím, prázdné.

   • projectRole = vyplň prosím roli, kterou daný člen týmu vykonává (ideální, když použiješ již použité/ zavedené označení jako v jiných projektech).

   • organizationRole = vyber z daných možností vztah k Česko.Digital (zda je dobrovolník nebo zadavatel či je to interní support Česko.Digital).

   • startDate = zadej od kdy daný člen začal na projektu pracovat. (_{EndDate není v tabulce záměrně, protože toto pole není často aktualizováno a bylo by matoucí, pokládat záznamy bez vyplnění tohoto pole za otevřené, proto nahrazujeme polem Inactive)}

   • inactive = zaškrtni, pokud potřebuješ odfiltrovat pryč člena týmu, který již není aktivní.

   • emailContact = přidej veřejný kontakt, pokud je pro danou osobu potřeba (_{před zveřejněním emailového kontaktu si, prosím, ověř s danou osobou, případně požádej o specifický email Česko.Digital pro danou osobu ve Slack kanálu #support)}
     
     

• Potřebuješ si vytvořit nový veřejný či soukromý pohled? Podívej se jak na to v č.d video ukázce zde nebo si vyhledej na YT přímo od Airtable např. tady.
  
  

Doporučený postup v rámci Projektových týmů:

• Vycházím z pohledu Projektové týmy - všechny, což je kompletní pohled bez filtrace

• Pohled Jméno projektu - all: Nastavím filtr dle projektu; toto bude kompletní tabulka za historii projektu, hodí se například pro závěrečná poděkování nebo informování všech zainteresovaných do projektu

• Pohled Jméno projektu - public: shodný filtr s Jméno projektu - all, ale ponechám viditelné pouze sloupečky, které chci, aby se zobrazovaly veřejně, minimálně tedy “user”, “projectRole”, “organizationRole”.
  Tento pohled pak slouží jako veřejný pohled, který jde zakomponovat do projektové Wiki, pro reálnou ukázku koukni třeba sem:

• Pokud potřebujete udělat veřejný pohled, tak k tomu slouží funkce Share view - viz obrázek, kdy Airtable automaticky vygeneruje odkaz a lze zvolit jak moc veřejná data mohou být.

• pokud je potřeba přiložit do Confuence, pak se používá sekce Embed this view on your site, která vygeneruje odkaz pro vložení - viz obrázek:

Pokud již na wiki Iframe pro Airtable máte implementovaný, tak stačí pouze nabrat URL odkaz:

a změnit URL v rámci Iframe projektové wiki (zvol editaci rámečku a poté zkopíruj do pole “URL”)