Jak na zpětnou vazbu od dobrovolníků

V rámci Cesty dobrovolníka jsme identifikovali, že i když se dobrovolníci zapojí a aktivně pracují na úkolech nebo se stanou dlouhodobě součástí projektu, mohou narazit na překážky, které je nutí projekt nebo komunitu nakonec opustit.

Důvody takového rozhodnutí mohou být různé:

• nemají se kam zapojit (nenachází vhodnou příležitost nebo se nedokážou proaktivně sami do projektu zapojit) a vyčkávají na příležitost, často se tak vrací ke svým obvyklým činnostem a v komunitě jsou pouze pasivní nebo z ní zcela odchází

• nezapojují se dlouhou dobu do aktivit v organizaci, ztrácí tak motivaci a v komunitě jsou pouze pasivně nebo ji zcela opustí

• rozhodují se opustit projekt, ale dál zůstávají členy komunity, i když už nemají tolik času, kolik předpokládali nebo mají jiné priority a povinnosti, případně projekt nefunguje dle očekávání (např. nemá jasné cíle, vládne v něm chaos, nikdo nedrží směr, necítí se dobře mezi ostatními členy týmu, ostatní nepřistupují k projektu podle jejich představ) 

• Ghosting, kdy beze slova opouští projekt nebo rozdělaný úkol, případně celou komunitu (nereagují na žádnou komunikaci)

Některé případy odchodu dobrovolníků se nám identifikovat nepodaří, ale zpětná vazba (exit interview) pro nás může být cenným zdrojem informací, abychom dál zlepšovali péči o ně.  

Open

Seznam okruhů

• jak probíhal vstup do projektu, zda bylo možné bez problému naskočit do rozběhnutých aktivit

• kteří členové komunity pomohli při vstupu do projektu a na koho se mohli obrátit o radu, případně kde hledali potřebné podklady a nástroje, zda bylo vše srozumitelně podáno

• motivace v průběhu práce na projektu

• způsob komunikace uvnitř komunity nebo projektu

• spolupráce s ostatními členy v týmu

• vztah s koordinátory a leady jednotlivých kompetencí

• kompetence a expertní dovednosti potřebné pro danou roli 

• prostor pro rozvoj v komunitě nebo projektu

• nové zkušenosti

• případná negativa

• důvody pro odchod z komunity nebo projektu

• hledání další příležitosti k zapojení

• možná zlepšení uvnitř Česko.Digital

Jak postupovat při odchodu dobrovolníka z projektu nebo komunity

1. nabídnu možnost zpětné vazby ve formě dotazníku nebo rozhovor (případně obojího)

2. dám vybrat, s kým by si přál/a rozhovor mít (support nebo projektový koordinátor, scrum master, někdo z People & Community apod.)

3. v případě, že si dobrovolník vybral formu rozhovoru, s ohledem na možnosti obou stran naplánuji společnou schůzku

4. zjistím, zda si přeje zpětnou vazbu poskytnout anonymně

5. získané informace zaznamenám a sdílím s People & Community (na přání dobrovolníka případně anonymizované)

Vyplnění dotazníku či účast na rozhovoru s koordinátory nebo členy kmenového týmu je zcela dobrovolná, dobrovolníci si také mohou vybrat otázky, na které chtějí odpovídat, a vynechat ty, co jim nejsou příjemné.

Vyplnění dotazníku nebo rozhovor by nemělo zabrat více jak 45 minut.

Jak budeme se zpětnou vazbou dál pracovat

Získané informace od našich dobrovolníků jsou důvěrné a budou použity pouze pro interní účely Česko.Digital v rámci People & Community.