Brief: Data merch.digital v Airtable

Owned by Jindřich Oukropec
Last updated: 03. August 2023
7 min read

Ahoj toto je zadání pro úkol s pomocí nastavením dat pro snadnou správu swagu online v Airtable (máme tam 2 funkcionality, se kterými budeme potřebovat pomoci). Celý koncept swagu & merche najdeš zde.

Je to jen návrh, necháme si poradit, jak to dělat co nejjednodušeji Nejdůležitější je pro nás, aby to bylo co nejjednodušší a flexibilní. Níže schéma, jak má Airtable fungovat s odrážkami (=basic user stories).

 

Funkcionalita číslo 1

Databáze rozdaných předmětů spárovaná s dobrovolníky upozorňuje na možné duplicity

Co je cílem?

Kdokoliv si nyní může říct o swag (=reklamní předmět Česko.Digital, který vyjadřuje dík za pomoc v komunitě). Nejčastěji budou Support Scrum Masteři (podporovatelé projektových týmů z kmenového týmu) vyplňovat tento formulář. Zde píšou jména dobrovolníků, která se propisují z hlavní databáze. Cílem je, aby když dobrovolník nějakou věc dostal, abychom mu jí nenabízeli znova a dali mu něco, co ještě nemá.

Jak to má fungovat?

Pokud ve formuláři označuji dobrovolníky (viz níže), kteří předmět, který chci udělit, už mají, vyskočí mi hláška: “Zdá se, že tento dobrovolník navrhovaný swag již dostal. Vyplň pro něj formulář zvlášť jako speciální požadavek a dej mu něco, co ještě nedostal.”

Rizika & záludnosti

Formulář “🙏Požadavky” bude muset odesílat informace o dobrovolnících až ve chvíli, kdy někdo ručně změní stav požadavku v databázi na “připraveno”. Reálně se v tuto chvíli stane, že ten kdo swag připravuje (Jindra) se dohodne se Support Scrum Masterem (Romana) na tom, jak si swag pro dobrovolníky předají. Jakmile se stav změní na “připraveno” Airtable odesílá informaci o tom, že dobrovolník XY získal například tričko-tužku-samolepku. Když někdo další bude formulář vyplňovat a bude chtít toho samého dobrovolníka obdarovat swagem tričko-tužka-samolepka, měla by vyskočit hláška, aby mu dal něco jiného.

 

Funkcionalita číslo 2

Online automatická inventura skladu swagu ukazuje, zda se něco neztratilo

Co je cílem?

V Airtable chceme tabulku, která bude srozumitelně ukazovat informace o tom, kolik, jakých předmětů bylo letos nakoupeno, vydáno a kolik jich je nyní na skladě.

Jak to má fungovat?

Tabulka bere a porovnává informace ze tří dalších tabulek: rozpočet, sklad a požadavky. Ze skladu bere celkový počet nakoupených položek (např. v roce 2022 jsme nakoupili 100 kusů modrých triček), ze skladu si bere pouze celkový počet triček na skladě (reálně to znamená celkový počet dostuoných triček, které máme různě umístěná, ale jsou k dispozici pro dobrovolníky) a z tabulky požadavky si bere celkový počet rozdaných. Tabulka má mít ještě 4. sloupec “Celkem”, který počítá “celkový počet nakoupených minus celokvý počet vydaných minus celkový počet na skladě rovná se nula” pokud ne, něco chybí nebo přebývá (špatně se zadalo).

Rizika & záludnosti

Aby tabulky dobře fungovaly musí mít stejný seznam produktů, ten nyní spravujeme v záložce “Položky”. Nevíme, jak to pojmenovávat, aby to bylo co nejjednodušší. Budeme mít různé verze triček, samolepek i mikin. Něco z toho budeme prodávat online, to bude mít jiný (marketingový) název. Předmětů je nyní 9, neplánujeme jich mít desítky.

 

Poznámky z Nov 10, 2022 (Jindra, Honza, Terézie)

  • jednou z motivací je, že chceme Terku zasvětit do Airtable automatizace, chce si to na tomto úkolu vyzkoušet

  • pozor na pojmenování produktů - bude vhodné mít SKU ID produktů v číslené podobě, budeme mít rlzné produkty, rzné verze a od různých dodavatelů, unikátní ID se zdá být nejlepší řešení pro následné analýzy

  • ambicí je, aby jedinou neautomatizovanou akcí bylo shcválení požadavku a vyběru položek ze skladů

  • swag form nechat, ale Chci swag! lze možná sloučit, je tu možnost, že bude jeden fomrulář pro jednotlivce, ale díky speciální URL budeme skrývat některé části dotazníku předem (a můžeme mít jeden fomrulář ve dvou verzích pro jednotlivce a pro supporta)

 

Problém:

pokud bude zadávat kmenový tým pro každého jednoho, tak to zabere víc času než nyní

pokud to bude dělat dobrovolník, nemusíme řešit duplicitu, ale musíme ho navést aby si vybral jen “balíčky”

  • krátkodobé zapojení:

    • Odznáček, eko taška přes rameno

    • Tužka, papírový blok A6, samolepka

  • dlouhodobé zapojení:

    • tričko

    • mikina

 

Jak to má vypadat:

  • Supoort pošle formulář - kdokoliv v komunitě (zejména supporti/kemnový tým) může poslat formulář dobrovolníkům s “díky, že jste do toho dali kus sebe”, vypňte tento formulář a dostanete swag jako poděkování”, support vybere ze dvou formulářů podle toho, zda chce pdoěkovat za krátkodobou nebo dlouhodobou výpomoc

  • Dobrovolníci vyplni formulář a sami si řeknou, kam to potřebují poslat

 

Scénář:

Jindro, připrav 6 malých balíčků do Opera pro těchto šest lidí - můžu to nějak naklikat ručně? ručně vyskladnit produkty a k lidem

(staré) Návod 1: Support děkuje týmu

Situace

Projekt z inkubace nebo akcelerace (nebo nějaké další spolupráce v Česko.Digital) má za sebou významný milník, ukončení nebo předání projektu. Support symbolicky děkuje SWAGem Česko.Digital. Nejjednodušší způsob je předat balíček fyzicky na setkání týmu, můžeme dát také voucher na 500 Kč, aby si dobrovolník objednal, co se mu líbí až domů nebo to můžeme připravit v Opero.

Postup

Supoort z kmenového týmu pošle vybraným odbrovolníkům formulář

za krátkodobé zapojení:

https://airtable.com/shrlgOxSwp27rAmeA?prefill_typ_odmeny=short&hide_typ_odmeny=true 

nebo za dlouhodobé zapojení:

https://airtable.com/shrlgOxSwp27rAmeA?prefill_typ_odmeny=long&hide_typ_odmeny=true

Dobrovolníci si sami vybírají balíček tak, aby nedostali to, co už mají a velikost tak, aby byli maximálně spokojení.

Vyplněný formulář dobrovolníků se v Airtable propíše do databáze Merchandising & SWAG do sekce “Požadavky”.

Zodpovědná osoba za Merch.Digital (nyní @Jindřich Oukropec ) v tabulce “Pohyby” zaznemná:

  • podle skladových zásob v kolonce “aktuální sklad” rozhodne, ze skterého skladu produkty vydá a ručně tento sklad přidá do kolonky “Sklad”, aby bylo jasné, ze kterého skladu produkty “ubydou”

  • dále požadavek schválí (tak, že změní status z “ke shcválení” “Schválená”) díky poslednímu sloupci v “Pohyby” zkontroluje, zda dobrovolník již swag nemá (ale pozor na vydané předměty do konce roku 2022)

  • po schválení se celý požadavek přepíše do “vydaný swag” , zde lze nastavit buď status “připravuje se”, což je stav, kdy jsme požadavek přijali, víme z jakého skladu ho vydáme, ale ještě není připraven v Opero, odeslán pošlou nebo jsme dobrovolníkovi ještě neposlali promo kód na e-shop, jakmile něco z toho uděláme, změníme stav na “připraven/odeslán“ a balíček si už žije vlastním životem

PS: automaticky předpokládáme úspěšné předání balíčku (pokud nedorazí poštou, vrátí se nám, pokud je dlouho v Opero, všimneme si toho a dobrovolníkovi napíšeme, pokud kód dobrovolník nevyužije, je to na jeho zodpovědnosti, my mu musíme každopádně dát všechny důležité informace).

Jak na datovou evidenci merche?

Merch evidujeme v databázi Merch.Digital v Airtable v záložce “Produkty”. Slouží především ke sledování aktuálních počtů produktů na jednotlivých skladech.

Naše sklady jsou zejména Opero (kde sídlíme) a Czechdesign (kde produkty prodáváme). Dále máme produkty u sebe doma, protože často organizujeme komunitní akce i mimo Prahu.

Zatímco v záložce “Požadavky” najdeš tabulku s počty rozdaného merche, celkový počet objednaných a prodaných kusů evideju Brand Product Owner z kmenového týmu (viz #ceskodigital-brand).

Změny množství produktů evidujeme v záložce “Pohyby”. Dodávku nového merche nebo vyskladnění zaznamenám tak, že začnu vyplňovat nový řádek a označím, o co se jedná:

Naskladnění

Pokud například dorazí várka 100 ks odznáčků, které uskladním v Opero, zaznamenám jako “Schválená”, sklad označím jako “Opero” a počet kusů uvedu “100”. Jak vidět ze schreenshotu, Airtable okamžitě aktualizuje počet na skladě a u Opero zobrazí aktuální počet na skladě.

PS:

Vyskladnění

Pokud si beru například trička na akci, začnu vyplňovat nový řádek, kde označím “Vyskladnění”, dále označím sklad, ze kterého si trička beru. Opět dám jako “Schválené” a uvedu počet odebraných kusů.

 

(staré) Jak změnit balíček?

  • Koukni na Honzovo video:

Změny balíčků

Klíčové je, aby u produktů zůstalo současné ID, přejmenovat produkty ve fomruláři i v tabulce “produkty” lze. Stejně tak lze přidávat i nové. Ale přejmenovat názvy balíčků ve formuláři ne, pak to nebude fungovat. Největší problém je aktuálně změna obsahu balíčků – tam musím vyloženě upravit IDs produktů, které jsou uvnitř (nebo třeba přidat, pokud bychom přidali chybějící velikosti triček)

Pokud chci změnit malý balíček tužka-bloček-samolepka nebo odznáček-taška přes rameno musím mohu změnit jejich název ve formuláři a zároveň v seznamu produktů , takto zachovám ID a bude to fungovat, budu ale muset mít 0 produktů na skladě, nebo si je (původní produkty v balíčku) vyskladnit a evidovat jinak, jako nový produkt s novým ID (ID se generuje automaticky v AT).

Pokud chci změnit velký balíček tričko-taška přes rameno nebo mikina, postupuju stejně