Jak na organizaci webináře

Owned by Lucie Zajíčková
Last updated: 11. August 2023 by Aneta Dürr
3 min read

Níže najdeš návod, jak na organizaci v rámci č.edu živého vysílání a na co nezapomenout.

Průvodce - Krok za krokem

Příprava webináře:

 

  1. Téma:
    kdo za tento krok zodpovídá: Projektový koordinátor

    a. se definuje v týmu (nejčastěji témata definuje na každý kvartál dopředu Projektový koordinátor čedu
    b. výběr témat je na základě požadavků z komunity (čteme feedback od účastníků webinářů i komunity)
    c. orientační termín - Projektový koordinátor zadá orintační termín do Airtable do obsahového plánu (pravděpodobně pouze mm.yy v tento moment)

  2. Poptat speakery:

    (tento krok dělá nejčastěji také ještě projektový koordinátor)

    1. Pokud jich bude více, je dobré vyvážit genderově, z/zvenčí komunity, s různými zkušenosti a backgroundy, aby bylo sdílený co nejpestřejší (platí zejména pro panelovku).

  3. Potvrdit lektora a odeslat mu formulář k vyplnění Formulář pro lektory (airtable.com) případně s ním jasně definovat (ideálně na video hovoru):

    1. Téma - Čím užší, tím lepší, dokážeš se dostat do hloubky.

    2. Formát - Bude to webinář/workshop/panelovka?

    3. Délku - Osvědčila se nám pro webináře délka 60 minut, lidé pak ztrácí pozornost nebo se odpojují. Workshopy s praktickým zapojením mohou být delší.

    4. Termín - Ideální jsou úterky - čtvrtky odpoledne po 18:00.

    5. Poprosit lektora, ať dodá do pár dnů info:

      1. Zda potřebuje moderátora.

      2. Zda bude mít prezentaci neb jiný nástroj.

      3. Zda chce vyžívat Sli.do.

      4. Dodat krátkou anotaci, o čem akce bude.

      5. Dodat krátký medailonek a svou fotku.

  4. Založit úkoly do Jiry (lze zkopírovat a pouze změnit vlastníky úkolů- viz. printscreen; slouží spíše pro Koordinátora webináře a jeho přehled) a přiřadit zodpovědným osobám, případně se sladit na pravidelném týmovém syncu.

    Úkoly a zodpovědné jsou:

    1. Vytvořit wiki stránku - Koordinátor/ka webináře

    2. Založit událost v kalendáři účtu, přes který nahráváme (online@meet.cesko.digital) @Lukáš Návesník + Přizvat do události speakera/y a tech. support  - Koordinátor/ka webináře

    3. Založit registrační formulář a feedback form - @Tereza Prchal, případně @Lukáš Návesník a přidat odkazy na wiki stránku webináře

    4. Přidat akci na stránku Příležitosti k zapojení - @Lukáš Návesník -  Koordinátor/ka webináře mu vyplní tento formulář (pokud dělá webinář poprvé je třeba požádat Lukáše o přidání do Airtable jako vlastníka projektu)

    5. Připravit Sli.do a další případné nástroje - Koordinátor/ka webináře

    6. Naplánovat propagaci společně s marcom týmem projektu a připravit draft textů pro posty na sociálních sítích-  Koordinátor/ka webináře + @Martina Habová

    7. Mít připravenou šablonu prezentace (na žádost lektora) -  template @Lukáš Návesník + Koordinátor/ka webináře

    8. Od speakerů mít osnovu několik dní předem -  Koordinátor/ka webináře

    9. Prezentaci mít hotovou alespoň den předem, aby mohla projít finální kontrolou -  Koordinátor/ka webináře

    10. Mít sync se speakery, zejména pokud jich je více -  Koordinátor/ka webináře

    11. Definice následujících rolí: technická podpora (velmi často stačí tato role), moderace, time keeping -  Koordinátor/ka webináře

    12. Průběžně přidávat lidi do kalendářové události - @Lukáš Návesník

    13. Požádat @Anežka Müller o přístup do č.edu registrace a feedbacky a kontrolovat přihlašování

    14. Poslat feedback form účastníkům společně s nesestříhaným záznamem @Lukáš Návesník

    15. Zpracovat záznam do mikrokurzu -  Koordinátor/ka webináře sdílí do Slacku pro @Lukáš Návesník a @Veronika Fialova záznam, následně Verča vytvoří podklady a Lukáš střihá. 

Příležitosti k zapojení

Příležitosti k zapojení

Den před webinářem:

✅ Hotová prezentace nebo jiné podklady nasdílené s námi

✅ Naplánovaný sync organizačního týmu těsně před webinářem (moderátor + tech support + lektor) - Ideálně je propoj pár dní předem

✅ Uzavřené registrace a poslané všechny pozvánky

✅ Cca 24 hodin předem odeslaný reminder všem registrovaným

V den webináře:

  1. Posíláme připomínku o vysílání hodinu předem.

  2. Probíhá sladění tech. podpory s moderátorem a lektorem.

  3. Ve Slacku zakládáme pracovní vlákno v kanál projektu k případné diskuzi před/během/po akci.

V době vysílání:

Průběh vysílání má na starosti člověk na roli Technický support. Na webinář se přihlašuje pod naším účtem online@meet.cesko.digital na G Suite. V úvodu online meetingu informuje účastníky, že setkání bude nahrávané pro další zpracování a následně nahrávání spustí. Po ukončení webináře nahrávání ukončí, nahrávka se pak do několika (desítek) minut zobrazí v e-mailu i na Google Drive. Je třeba ji přesunout do složky č.edu.

Po odvysílání:

  1. Nejpozději druhý den odešli formulář se zpětnou vazbou.

  2. Předej feedback speakerům.

  3. Udělej s týmem krátkou retrospektivu, pokud je třeba, tak osobně, pokud ne, stačí asynchronně.