Jak na organizaci webináře
Níže najdeš návod, jak na organizaci v rámci č.edu živého vysílání a na co nezapomenout.
Průvodce - Krok za krokem
Příprava webináře:
Téma:
kdo za tento krok zodpovídá: Projektový koordinátora. se definuje v týmu (nejčastěji témata definuje na každý kvartál dopředu Projektový koordinátor čedu
b. výběr témat je na základě požadavků z komunity (čteme feedback od účastníků webinářů i komunity)
c. orientační termín - Projektový koordinátor zadá orintační termín do Airtable do obsahového plánu (pravděpodobně pouze mm.yy v tento moment)Poptat speakery:
(tento krok dělá nejčastěji také ještě projektový koordinátor)
Pokud jich bude více, je dobré vyvážit genderově, z/zvenčí komunity, s různými zkušenosti a backgroundy, aby bylo sdílený co nejpestřejší (platí zejména pro panelovku).
Potvrdit lektora a odeslat mu formulář k vyplnění Formulář pro lektory (airtable.com) případně s ním jasně definovat (ideálně na video hovoru):
Téma - Čím užší, tím lepší, dokážeš se dostat do hloubky.
Formát - Bude to webinář/workshop/panelovka?
Délku - Osvědčila se nám pro webináře délka 60 minut, lidé pak ztrácí pozornost nebo se odpojují. Workshopy s praktickým zapojením mohou být delší.
Termín - Ideální jsou úterky - čtvrtky odpoledne po 18:00.
Poprosit lektora, ať dodá do pár dnů info:
Zda potřebuje moderátora.
Zda bude mít prezentaci neb jiný nástroj.
Zda chce vyžívat Sli.do.
Dodat krátkou anotaci, o čem akce bude.
Dodat krátký medailonek a svou fotku.
Založit úkoly do Jiry (lze zkopírovat a pouze změnit vlastníky úkolů- viz. printscreen; slouží spíše pro Koordinátora webináře a jeho přehled) a přiřadit zodpovědným osobám, případně se sladit na pravidelném týmovém syncu.
Úkoly a zodpovědné jsou:
Vytvořit wiki stránku - Koordinátor/ka webináře
Založit událost v kalendáři účtu, přes který nahráváme (online@meet.cesko.digital) @Lukáš Návesník + Přizvat do události speakera/y a tech. support - Koordinátor/ka webináře
Založit registrační formulář a feedback form - @Tereza Prchal, případně @Lukáš Návesník a přidat odkazy na wiki stránku webináře
Přidat akci na stránku Příležitosti k zapojení - @Lukáš Návesník - Koordinátor/ka webináře mu vyplní tento formulář (pokud dělá webinář poprvé je třeba požádat Lukáše o přidání do Airtable jako vlastníka projektu)
Připravit Sli.do a další případné nástroje - Koordinátor/ka webináře
Naplánovat propagaci společně s marcom týmem projektu a připravit draft textů pro posty na sociálních sítích- Koordinátor/ka webináře + @Martina Habová
Mít připravenou šablonu prezentace (na žádost lektora) - template @Lukáš Návesník + Koordinátor/ka webináře
Od speakerů mít osnovu několik dní předem - Koordinátor/ka webináře
Prezentaci mít hotovou alespoň den předem, aby mohla projít finální kontrolou - Koordinátor/ka webináře
Mít sync se speakery, zejména pokud jich je více - Koordinátor/ka webináře
Definice následujících rolí: technická podpora (velmi často stačí tato role), moderace, time keeping - Koordinátor/ka webináře
Průběžně přidávat lidi do kalendářové události - @Lukáš Návesník
Požádat @Anežka Müller o přístup do č.edu registrace a feedbacky a kontrolovat přihlašování
Poslat feedback form účastníkům společně s nesestříhaným záznamem @Lukáš Návesník
Zpracovat záznam do mikrokurzu - Koordinátor/ka webináře sdílí do Slacku pro @Lukáš Návesník a @Veronika Fialova záznam, následně Verča vytvoří podklady a Lukáš střihá.
Příležitosti k zapojení
Příležitosti k zapojení
Den před webinářem:
✅ Hotová prezentace nebo jiné podklady nasdílené s námi
✅ Naplánovaný sync organizačního týmu těsně před webinářem (moderátor + tech support + lektor) - Ideálně je propoj pár dní předem
✅ Uzavřené registrace a poslané všechny pozvánky
✅ Cca 24 hodin předem odeslaný reminder všem registrovaným
V den webináře:
Posíláme připomínku o vysílání hodinu předem.
Probíhá sladění tech. podpory s moderátorem a lektorem.
Ve Slacku zakládáme pracovní vlákno v kanál projektu k případné diskuzi před/během/po akci.
V době vysílání:
Průběh vysílání má na starosti člověk na roli Technický support. Na webinář se přihlašuje pod naším účtem online@meet.cesko.digital na G Suite. V úvodu online meetingu informuje účastníky, že setkání bude nahrávané pro další zpracování a následně nahrávání spustí. Po ukončení webináře nahrávání ukončí, nahrávka se pak do několika (desítek) minut zobrazí v e-mailu i na Google Drive. Je třeba ji přesunout do složky č.edu.
Po odvysílání:
Nejpozději druhý den odešli formulář se zpětnou vazbou.
Předej feedback speakerům.
Udělej s týmem krátkou retrospektivu, pokud je třeba, tak osobně, pokud ne, stačí asynchronně.