Práce s riziky, překážkami a problémy na projektech

← zpět na úvodní stránku k projektové metodice

Úvod

Během řízení projektu se typicky objevují rizika, která můžou nastat s určitou pravděpodobností a mají různou závažnost dopadu na projekt.

Riziko je nejistá událost, která může v budoucnu nastat a ohrozit dosažení cíle projektu.

Open

Jak s riziky pracovat

Abychom předešli tomu, že riziko nastane a bude reálným problémem na projektu (ohrozí dodání v daném čase, kvalitě, rozsahu…), pravidelně (např. 1 x za 14 dní na setkání týmu) rizika procházíme a podle závažnosti jejich dopadu a pravděpodobnosti vzniku přicházíme s

• konkrétními úkoly, tj. preventivním opatřením, které chceme aktuálně podniknout pro odstranění rizika (úkoly mají z týmu přiřazenou zodpovědnou osobu a termín)

• a kroky, které podnikneme, když riziko nastane

Každé riziko má přiřazenou zodpovědnou osobu, která riziko monitoruje a řeší, pokud nastane.

Konkrétní příklad: Představ si, že se chystáš poprvé vařit svíčkovou jako nedělní oběd. Rizikem je, že se ti oběd nepovede. Mitigace (=snižování) rizika toho, že bude rodina bez oběda, může být, že si pustíš návod na skvělou svíčkovou na YouTube nebo poprosíš o konkrétní postup rodinného příslušníka.

Support koodinátor nebo Scrum master před pravidelným setkáním rizika prochází a ověřuje jejich aktuálnost, pravděpodobnost a závažnost

• na setkání se domluví s týmem, jaké kroky k odstranění rizika (nebo snížení jeho pravděpodobnosti) podnikneme, nebo zda máme náhradní plány

• rizika procházíme i na governance setkání se zadavatelem

• nejjednodušší reakcí je rozhodnout se riziko pasivně přijmout, tj. dále jej neřešit a (i tak je dále monitorované a řešené v případě, že nastane)

• jak velkou hodnotu rizika si můžeme dovolit přijmout, si určuje projektový tým spolu se zadavatelem a č.d na governance setkání, společně tak přijímáme zodpovědnost za dopad nastalého rizika na naše aktivity

Rizika v týmu zaznamenáváme a vedeme tak, aby nám tento nástroj přinášel v první řadě hodnotu a pomáhal nám otevírat důležitá témata k diskuzi. Není třeba k řízení rizik přistupovat jako administrativní a precizní činnosti.

Typická rizika projektu:

• Záměr projektu není (dostatečně) definován

• Není popsané MVP (=minimum viable product), které se má během projektu dodat

• Není připravená roadmapa projektu, není aktualizovaná nebo se tým necítí zodpovědný za dodání projektu v předpokládaný čas

• Máme na vývoj jen jednoho člověka, který nemusí mít na projekt dostatečné kapacity nebo bude muset z projektu odejít kvůli jiným povinnostem

• Nedostatek komunikace a sladění očekávání z důvodu asynchronní a dobrovolnické spolupráce

• …

Za jistých okolnosti rizikům nelze zabránit a stane se z nich problém - ten pak velmi podobně klasifikujeme, řešíme a adresujeme někomu z týmu.

Problém je na rozdíl od rizika známá situace na projektu, fakt, který už nastal a který aktivně řešíme.

Open

V agilním řízení se s rizikem pracuje během celé doby trvání projektu

Tabulku na práci s riziky a problémy přikládáme zde. Tabulku můžeme vytvořit a vést na stránce ke každému projektu. Eventuálně k zamýšlením se nad riziky projektu využij aktualizace stavu projektu v Airtable.

Užitečné externí zdroje

• Risk management, Risk Analysis, Templates and Advice (AJ) link zde.

• Riziko projektu - jak na něj, aby to k něčemu bylo link zde.

• Řízení rizik projektu link zde

📬 Máš chuť se přidat na projekty jako agile leader (scrum master, product owner), mentorovat nebo připravit seminář/workshop pro komunitu? Ozvi se na Slacku Romaně Pokorné - třeba do kanálu do #ceskodigital-agile_leaders.