Ahoj toto je zadání pro úkol s pomocí nastavením dat pro snadnou správu swagu online v Airtable (máme tam 2 funkcionality, se kterými budeme potřebovat pomoci). Celý koncept swagu & merche najdeš zde.

Je to jen návrh, necháme si poradit, jak to dělat co nejjednodušeji Nejdůležitější je pro nás, aby to bylo co nejjednodušší a flexibilní. Níže schéma, jak má Airtable fungovat s odrážkami (=basic user stories).

...

Funkcionalita číslo 1

Databáze rozdaných předmětů spárovaná s dobrovolníky upozorňuje na možné duplicity

Co je cílem?

Kdokoliv si nyní může říct o swag (=reklamní předmět Česko.Digital, který vyjadřuje dík za pomoc v komunitě). Nejčastěji budou Support Scrum Masteři (podporovatelé projektových týmů z kmenového týmu) vyplňovat tento formulář. Zde píšou jména dobrovolníků, která se propisují z hlavní databáze. Cílem je, aby když dobrovolník nějakou věc dostal, abychom mu jí nenabízeli znova a dali mu něco, co ještě nemá.

...

Formulář “🙏Požadavky” bude muset odesílat informace o dobrovolnících až ve chvíli, kdy někdo ručně změní stav požadavku v databázi na “připraveno”. Reálně se v tuto chvíli stane, že ten kdo swag připravuje (Jindra) se dohodne se Support Scrum Masterem (Romana) na tom, jak si swag pro dobrovolníky předají. Jakmile se stav změní na “připraveno” Airtable odesílá informaci o tom, že dobrovolník XY získal například tričko-tužku-samolepku. Když někdo další bude formulář vyplňovat a bude chtít toho samého dobrovolníka obdarovat swagem tričko-tužka-samolepka, měla by vyskočit hláška, aby mu dal něco jiného.

...

Funkcionalita číslo 2

Online automatická inventura skladu swagu ukazuje, zda se něco neztratilo

Co je cílem?

V Airtable chceme tabulku, která bude srozumitelně ukazovat informace o tom, kolik, jakých předmětů bylo letos nakoupeno, vydáno a kolik jich je nyní na skladě.

...

Jindro, připrav 6 malých balíčků do Opera pro těchto šest lidí - můžu to nějak naklikat ručně? ručně vyskladnit produkty a k lidem

(staré) Návod 1: Support děkuje týmu

Situace

Projekt z inkubace nebo akcelerace (nebo nějaké další spolupráce v Česko.Digital) má za sebou významný milník, ukončení nebo předání projektu. Support symbolicky děkuje SWAGem Česko.Digital. Nejjednodušší způsob je předat balíček fyzicky na setkání týmu, můžeme dát také voucher na 500 Kč, aby si dobrovolník objednal, co se mu líbí až domů nebo to můžeme připravit v Opero.

...

PS: automaticky předpokládáme úspěšné předání balíčku (pokud nedorazí poštou, vrátí se nám, pokud je dlouho v Opero, všimneme si toho a dobrovolníkovi napíšeme, pokud kód dobrovolník nevyužije, je to na jeho zodpovědnosti, my mu musíme každopádně dát všechny důležité informace).

Návod X: Chci ocenit nadstandardní zapojení

Pošli svěřeným dobrovolníkům formulář, kterým si řeknou o zaslání mikiny domů. Měj ale na paměti, že se jedná o drahý a časově náročný postup.

...

.

Jak na datovou evidenci merche?

Merch evidujeme v databázi Merch.Digital v Airtable v záložce “Produkty”. Slouží především ke sledování aktuálních počtů produktů na jednotlivých skladech.

Naše sklady jsou zejména Opero (kde sídlíme) a Czechdesign (kde produkty prodáváme). Dále máme produkty u sebe doma, protože často organizujeme komunitní akce i mimo Prahu.

Zatímco v záložce “Požadavky” najdeš tabulku s počty rozdaného merche, celkový počet objednaných a prodaných kusů evideju Brand Product Owner z kmenového týmu (viz #ceskodigital-brand).

Změny množství produktů evidujeme v záložce “Pohyby”. Dodávku nového merche nebo vyskladnění zaznamenám tak, že začnu vyplňovat nový řádek a označím, o co se jedná:

...

Naskladnění

Pokud například dorazí várka 100 ks odznáčků, které uskladním v Opero, zaznamenám jako “Schválená”, sklad označím jako “Opero” a počet kusů uvedu “100”. Jak vidět ze schreenshotu, Airtable okamžitě aktualizuje počet na skladě a u Opero zobrazí aktuální počet na skladě.

PS:

...

Vyskladnění

Pokud si beru například trička na akci, začnu vyplňovat nový řádek, kde označím “Vyskladnění”, dále označím sklad, ze kterého si trička beru. Opět dám jako “Schválené” a uvedu počet odebraných kusů.

(staré) Jak změnit balíček?

• Koukni na Honzovo video:

...

Změny balíčků

Klíčové je, aby u produktů zůstalo současné ID, přejmenovat produkty ve fomruláři i v tabulce “produkty” lze. Stejně tak lze přidávat i nové. Ale přejmenovat názvy balíčků ve formuláři ne, pak to nebude fungovat. Největší problém je aktuálně změna obsahu balíčků – tam musím vyloženě upravit IDs produktů, které jsou uvnitř (nebo třeba přidat, pokud bychom přidali chybějící velikosti triček)

Pokud chci změnit malý balíček tužka-bloček-samolepka nebo odznáček-taška přes rameno musím mohu změnit jejich název ve formuláři a zároveň v seznamu produktů , takto zachovám ID a bude to fungovat, budu ale muset mít 0 produktů na skladě, nebo si je (původní produkty v balíčku) vyskladnit a evidovat jinak, jako nový produkt s novým ID (ID se generuje automaticky v AT).

Pokud chci změnit velký balíček tričko-taška přes rameno nebo mikina, postupuju stejně

...