Ahoj toto je zadání pro úkol s pomocí nastavením dat pro snadnou správu swagu online v Airtable (máme tam 2 funkcionality, se kterými budeme potřebovat pomoci). Celý koncept swagu & merche najdeš zde.
Je to jen návrh, necháme si poradit, jak to dělat co nejjednodušeji 
Nejdůležitější je pro nás, aby to bylo co nejjednodušší a flexibilní. Níže schéma, jak má Airtable fungovat s odrážkami (=basic user stories).
...
Funkcionalita číslo 1
Databáze rozdaných předmětů spárovaná s dobrovolníky upozorňuje na možné duplicity
Co je cílem?
Kdokoliv si nyní může říct o swag (=reklamní předmět Česko.Digital, který vyjadřuje dík za pomoc v komunitě). Nejčastěji budou Support Scrum Masteři (podporovatelé projektových týmů z kmenového týmu) vyplňovat tento formulář. Zde píšou jména dobrovolníků, která se propisují z hlavní databáze. Cílem je, aby když dobrovolník nějakou věc dostal, abychom mu jí nenabízeli znova a dali mu něco, co ještě nemá.
Jak to má fungovat?
Pokud ve formuláři označuji dobrovolníky (viz níže), kteří předmět, který chci udělit, už mají, vyskočí mi hláška: “Zdá se, že tento dobrovolník navrhovaný swag již dostal. Vyplň pro něj formulář zvlášť jako speciální požadavek a dej mu něco, co ještě nedostal.”
...
Rizika & záludnosti
Formulář “🙏Požadavky” bude muset odesílat informace o dobrovolnících až ve chvíli, kdy někdo ručně změní stav požadavku v databázi na “připraveno”. Reálně se v tuto chvíli stane, že ten kdo swag připravuje (Jindra) se dohodne se Support Scrum Masterem (Romana) na tom, jak si swag pro dobrovolníky předají. Jakmile se stav změní na “připraveno” Airtable odesílá informaci o tom, že dobrovolník XY získal například tričko-tužku-samolepku. Když někdo další bude formulář vyplňovat a bude chtít toho samého dobrovolníka obdarovat swagem tričko-tužka-samolepka, měla by vyskočit hláška, aby mu dal něco jiného.
...
Funkcionalita číslo 2
Online automatická inventura skladu swagu ukazuje, zda se něco neztratilo
Co je cílem?
V Airtable chceme tabulku, která bude srozumitelně ukazovat informace o tom, kolik, jakých předmětů bylo letos nakoupeno, vydáno a kolik jich je nyní na skladě.
...
Tabulka bere a porovnává informace ze tří dalších tabulek: rozpočet, sklad a požadavky. Ze skladu bere celkový počet nakoupených položek (např. v roce 2022 jsme nakoupili 100 kusů modrých triček), ze skladu si bere pouze celkový počet triček na skladě (reálně to znamená celkový počet dostuoných triček, které máme různě umístěná, ale jsou k dispozici pro dobrovolníky) a z tabulky požadavky si bere celkový počet rozdaných. Tabulka má mít ještě 4. sloupec “Celkem”, který počítá “celkový počet nakoupených minus celokvý počet vydaných minus celkový počet na skladě rovná se nula” pokud ne, něco chybí nebo přebývá (špatně se zadalo).
Rizika & záludnosti
Aby tabulky dobře fungovaly musí mít stejný seznam produktů, ten nyní spravujeme v záložce “Položky”. Nevíme, jak to pojmenovávat, aby to bylo co nejjednodušší. Budeme mít různé verze triček, samolepek i mikin. Něco z toho budeme prodávat online, to bude mít jiný (marketingový) název. Předmětů je nyní 9, neplánujeme jich mít desítky.
Poznámky z (Jindra, Honza, Terézie)
jednou z motivací je, že chceme Terku zasvětit do Airtable automatizace, chce si to na tomto úkolu vyzkoušet
pozor na pojmenování produktů - bude vhodné mít SKU ID produktů v číslené podobě, budeme mít rlzné produkty, rzné verze a od různých dodavatelů, unikátní ID se zdá být nejlepší řešení pro následné analýzy
ambicí je, aby jedinou neautomatizovanou akcí bylo shcválení požadavku a vyběru položek ze skladů
swag form nechat, ale Chci swag! lze možná sloučit, je tu možnost, že bude jeden fomrulář pro jednotlivce, ale díky speciální URL budeme skrývat některé části dotazníku předem (a můžeme mít jeden fomrulář ve dvou verzích pro jednotlivce a pro supporta)
...
Jindro, připrav 6 malých balíčků do Opera pro těchto šest lidí - můžu to nějak naklikat ručně? ručně vyskladnit produkty a k lidem
(staré) Návod 1: Support děkuje týmu
Situace
Projekt z inkubace nebo akcelerace (nebo nějaké další spolupráce v Česko.Digital) má za sebou významný milník, ukončení nebo předání projektu. Support symbolicky děkuje SWAGem Česko.Digital. Nejjednodušší způsob je předat balíček fyzicky na setkání týmu, můžeme dát také voucher na 500 Kč, aby si dobrovolník objednal, co se mu líbí až domů nebo to můžeme připravit v Opero.
...
PS: automaticky předpokládáme úspěšné předání balíčku (pokud nedorazí poštou, vrátí se nám, pokud je dlouho v Opero, všimneme si toho a dobrovolníkovi napíšeme, pokud kód dobrovolník nevyužije, je to na jeho zodpovědnosti, my mu musíme každopádně dát všechny důležité informace).
Návod X: Chci ocenit nadstandardní zapojení
Pošli svěřeným dobrovolníkům formulář, kterým si řeknou o zaslání mikiny domů. Měj ale na paměti, že se jedná o drahý a časově náročný postup.
Úkoly
Do návodů dát na “Jak na merch a budou tam odkazy na jednotlivé části této stránky”
...
.
...
Jak jako Support/Scrum/Náborář*ka odměnit svůj tým?
...
Jak na datovou evidenci merche?
Merch evidujeme v databázi Merch.Digital v Airtable v záložce “Produkty”. Slouží především ke sledování aktuálních počtů produktů na jednotlivých skladech.
...
Pokud si beru například trička na akci, začnu vyplňovat nový řádek, kde označím “Vyskladnění”, dále označím sklad, ze kterého si trička beru. Opět dám jako “Schválené” a uvedu počet odebraných kusů.
(staré) Jak změnit balíček?
Koukni na Honzovo video:
...
...
Změny balíčků
Klíčové je, aby u produktů zůstalo současné ID, přejmenovat produkty ve fomruláři i v tabulce “produkty” lze. Stejně tak lze přidávat i nové. Ale přejmenovat názvy balíčků ve formuláři ne, pak to nebude fungovat. Největší problém je aktuálně změna obsahu balíčků – tam musím vyloženě upravit IDs produktů, které jsou uvnitř (nebo třeba přidat, pokud bychom přidali chybějící velikosti triček)
...