26.1.2021 Meetup na téma "IT projekty ve veřejné správě"

1) Legislativa – tvorba, používání, provoz a rozvoj informačních systémů veřejné správy je definována legislativou. Zákony píšou a komentují mj. poslanci, kteří neznají informační systém a nejsou schopni posoudit dopad změn na jeho vývoj či údržbu. Úředníci poté musí zpracovat požadavek, se kterým nepočítali, a pro který musí studovat logiku toho, jak by to mělo fungovat. Často až po vstupu zákona v platnost. Zadavatelé pak potřebují více času na přípravu výběrového řízení, aby snížili riziko nekompatibility nové funkce se stávajícím systémem. Zvýšená administrace spojená s touto přípravou obere dodavatele o čas na vývoj požadované funkce.

2) Čas – zadavatelé dostanou nejasný úkol od politiků s neúprosnou lhůtou pro dodání softwaru, např. do dvou let. V té lhůtě musí zadavatel připravit zadávací dokumentaci, analyzovat dopad změn do původního systému a dát dodavateli čas na implementaci služeb. Kvůli administrativě spojené s přípravou veřejné zakázky není čas dodávat software v termínu.

3) Zadání a zadávací dokumentace – vychází ze zmíněné legislativy, jejíž znění ovlivňuje několik subjektů. Tvorba dokumentace probíhá pod časovým tlakem, pod vysokou administrativní zátěží a s minimálním počtem zaměstnanců. Úředníci se snaží zajistit, aby dokumentace byla kvalitní, ale vždy bude terčem útoků zaměřených buď na zadavatele, nebo jako příčina sporu mezi dodavateli.

4) Soutěžení na cenu a konkurenční boj – je výsledkem sporů mezi dodavateli, kdy zhruba před 10 lety začali zpochybňovat téměř jakoukoli soutěž a podávali oznámení u ÚOHS. Zadavatel se nemůže proti podobným praktikám bránit, proto vybírá dodavatele podle jediného parametru, který nelze zpochybnit, a tím je cena. Což obě strany znevýhodňuje. Zadavatel nese riziko, že neobdrží zakázku v kvalitě, jakou očekává, protože dodavatel musí být ziskový s nižším rozpočtem. Soutěž pouze na cenu z hlediska dodavatele pokřivuje trh.

5) Financování – financování veřejných zakázek je zdlouhavý proces a neexistuje žádná záruka rozpočtové stability úřadu. Úřad plánuje rozpočet ve střednědobém horizontu 3–5 let, kdy svůj plán s očekávaným odhadem výdajů předloží Ministerstvu financí. Tento střednědobý výhled je spolu s návrhem státního rozpočtu předkládán vládě, která jej po schválení posílá k projednání Poslanecké sněmovně. Poslanecká sněmovna zváží, zda návrh pomůže naplnit vládní program. Poté je tento rozpočet schvalován jako součást čtení návrhu zákona o státním rozpočtu.

Po jeho schválení provede Ministerstvo financí rozpis a přerozdělí výdaje. Úřad každoročně žádá Ministerstvo financí o peníze na úhradu výdajů souvisejících s veřejnými zakázkami. Svěřené finanční prostředky musí proinvestovat v daném roce. Jinak riskují, že nedostanou rozpočet, který potřebují na provoz v následujícím období.

Náklady na IT jsou často považovány za zbytečné. Pokud vláda potřebuje někde snížit výdaje, krátí je v oblasti IT a úřad nemá žádný nástroj, jak těmto škrtům zabránit. To v konečném důsledku vede k zastarávání IT, nespolehlivosti pro klienta a k bezpečnostním zranitelnostem.

Rovněž je ochuzen vzhled informačního systému, což snižuje spokojenost občanů s veřejnou správou.

Se sníženým rozpočtem je často nemožné tyto nedostatky odstranit. Nedojde k naplnění vize úřadu, vývoji nových informačních systémů ani ke změnám v těch stávajících.

Realizace projektu v tomto složitém procesu často trvá několik let, během nichž původní myšlenka zastarává a jeho realizace již není efektivní z hlediska hospodárného nakládání s majetkem státu. 

6) Kultura prostředí veřejných zakázek – současné myšlení, motivace a kompetence lidí v úřadech je velkým tématem, který také v konečném důsledku ovlivňuje stav IT systémů ve veřejné správě. Kvalitní lidé nejsou motivováni zůstat ve své funkci. Ti, kteří zůstávají, nejsou vedením podporováni v jejich rozvoji ani v jejich úsilí o zlepšení fungování instituce.

Pokud je projekt úspěšně dodán včas a v rámci stanoveného rozpočtu, zadavatel neobdrží žádné bonusy. Účast v projektových týmech nad rámec jejich pracovních povinností také není odměněna, jak je běžné v soukromém sektoru.

Neexistuje žádná sdílená odpovědnost za úspěch projektu. Tuto odpovědnost přenáší zadavatel na dodavatele, který náležitě ocení rizika s ním spojená, což kontrakt prodražuje.