Co je emergency projekt?
Projekt, který vznikl uvnitř komunity v rámci krizové situace. Neprošel klasickým procesem výběru projektů do akcelerace, reaguje na okamžitou potřebu řešení krizové situace.
Protože v krizových situacích vznikají nápady a projekty v komunitě živelně, na základě zkušeností z minulosti věříme, že je prospěšné mít nastavený systém práce s nimi od jejich vzniku po ukončení, aby byla od počátku správně nastavena očekávání.
Příklady emergency projektů z minulosti
https://cesko.digital/projects/covid-portal
https://cesko.digital/projects/dame-rousky
https://cesko.digital/projects/mapa-ukrajinskych-hranicnich-prechodu
https://cesko.digital/projects/stojime-za-ukrajinou
Návrh práce s emergency projekty
Monitoring vzniku projektů
Monitoring vzniku projektů má na starosti Emergency Lead
V součinnosti s členy placeného týmu sleduje vývoj jednotlivých nápadů, řeší případné duplicity a propojování podobných myšlenek
Probíhají pravidelné stand-upy týmu, kde se řeší průběžný stav
Emergency Lead spravuje wiki/Airtable bázi s informacemi o projektech
Emergency Lead pravidelně vyhodnocuje životaschopnost nápadů a v případě, že některá z myšlenek nemá potenciál rozvoje, může aktivity ukončit a nasměrovat síly jinam, kde jsou více potřeba. Snahou je maximalizovat pozitivní dopad energie komunity.
(Pokud se projekt nerozjíždí dobře, nebojme se je zavírat, s dostatečným odůvodněním a transparentností (viz kritéria)).
Silný Product Owner, nositel myšlenky. Někdo, kdo má jasnou vizi, dokáže pro ni nadchnout a motivovat tým. Je v projektu aktivní, posouvá projekt kupředu.
Projekt dává smysl v kontextu dané krize. Jde o reálnou pomoc v dané situaci, odpovídá na potřeby, má reálný dopad.
Jedinečné řešení. Neexistují duplicity, případně je nápad nejpropracovanější, případně nejrozvinutější, a podaří se propojit s podobnými záměry.
Rychlé delivery výsledků. Je možné první verzi řešení doručit ve smysluplně krátké době.
Zájem komunity. Pro nápad se podařilo nadchnout více dobrovolníků, kteří chtějí pracovat na jeho rozvoji.
Možná ukončení emergency projektů
První měsíc je u emergency projektů zásadní, po měsíci by mělo být možno vyhodnotit, jakým směrem se projekt vydá. Může jít o dočasnou potřebu pomoci, pak projekt bude směřovat k ukončení. Případně o projekt může projevit zájem některá z partnerských organizací a pak budou aktivity směřovat k předání projektu. Nebo se ukáže, že potenciál projektu je větší a začne se řešit příprava na možnou akceleraci v rámci Česko.Digital.
Obecně by se maximálně po 3 měsících mělo dojít k jednomu z následujících ukončení:
Projekt naplnil svůj potenciál.
V tom případě se projekt co nejdříve ukončí a uzavře.
O další rozvoj projektu má zájem některá z partnerských organizací či institucí.
V tomto případě se projekt co nejdříve předá k dalšímu rozvoji, plně si za něj přebere zodpovědnost navazující organizace.
Projekt má potenciál dlouhodobého přínosu a dopadu.
Projekt má smysl i mimo krizovou situaci (má reálný dopad i mimo ni), je o něj zájem ze strany komunity, má silného PO a případně i podporu zvenčí (například veřejná správa - podpora z ministerstva apod.). V takovém případě se z něj stává projekt do akcelerace. Kritéria dořeší Project Lead, ale v základu by měla odpovídat běžným akceleračním kritériím, pouze s ohledem na to, že zde v daný moment není externí zadavatel.
Podpora projektových týmů
Projektové týmy a zejména Product Owners by měli znát časový rámec projektů dopředu, aby byla dobře nastavená očekávání.
V některých případech se může stát, že PO bude financovaný ze zdrojů č.d. V takovém případě je třeba mít vyjasněná očekávání, co se stane, až podpora skončí, kam se má dojít, jaké jsou další kroky apod.
I emergency projekty by měly vědět o existenci příručky Digi projektů, řada popsaných principů je aplikovatelná i zde, zejména pro Product Owners doporučení, jak vést projekt.
Mělo by být jasně patrné, na koho se mohou POs obracet o pomoc a radu.
Emergency projekty často řeší podobné problémy, proto by bylo dobré nastavit pravidelná setkání POs určená ke sdílení a podpoře.