Onboarding dobrovolníků a kmenového týmu

Owned by Kateřina Kocianová
Last updated: 21. June 2021


 Obecný onboarding

 Aktuální průběh onboardingu

DobrovolníkČesko.Digital
1.
  • sběr dat v Airtable, Volunteer Management/Registrations/Registrace
2.
  • registrace a přihlášení do Slacku, probíhá po odeslání vyplněného registračního formuláře, automatické přesměrování
  • sběr dat v Airtable, Volunteer Management/Volunteers (dokončené registrace do Slacku)
  • sběr dat v Airtable, Volunteer Management/Registrations/Nespárované registrace (nedokončené registrace do Slacku)
3.
  • představení v #introductions
  • uvítání od kmenového týmu
  • doporučení, jak se zapojit (vhodné kompetenční kanály na Slacku, konkrétní projekt)
  • odkaz na důležité dokumenty (např. popis role dobrovolníka nebo hodnoty Česko.Digital) (probíhá pravidelně)

Ideální onboarding = od registrace po zapojení do projektu


DobrovolníkČesko.DigitalKdy
1
  • sběr dat v Airtable, Volunteer Management/Registrations/Registrace
  • Můj checklist (součástí uvítacího e-mailu)

2
  • registrace a přihlášení do Slacku, probíhá po odeslání vyplněného registračního formuláře, automatické přesměrování
  • sběr dat v Airtable, Volunteer Management/Volunteers (dokončené registrace do Slacku)
  • sběr dat v Airtable, Volunteer Management/Registrations/Nespárované registrace (nedokončené registrace do Slacku)

3


  • první zpráva od Greetbota:
    • úkol: představit se v #introductions
    • návod, jak na Slack
    • info, kde si říct o pomoct
navazuje na 2️⃣
4
  • představení v #introductions

5
  • vstup do jakéhokoliv projektového nebo oborového kanálu
  • oznámení v kanále ve znění "jméno dobrovolníka joined #jmeno-kanalu"
  • uvítání od projektového kanálu (nemusí se jednat o projektového koordinátora, ale o kteréhokoliv stálého člena projektového týmu) nebo product ownera dané kompetence
  • zjištění jeho motivace dobrovolníka, proč se o projekt zajímá nebo jaké má zkušenosti v oboru, na čem pracoval a v čem se chce případně zlepšit
  • nabídnout příležitost k zapojení dle vypsaných rolí

6


  • druhá zpráva od Greetobota

    • info, jak vyplnit profil na Slacku

navazuje na 2️⃣
+ 1 den
7
  • třetí zpráva od Greetobota

    • info, jak na Slack

    • jaké máme a jak poznáme projektové a oborové kanály
    • kde hledat příležitost k zapojení nebo debatovat o svém nápadu
    • kde hledat pomoc a důležité informace o Česko.Digital
navazuje na 2️⃣
+ 2 dny
8
  • čtvrtá zpráva od Greetbota
    • seznam všech komunitních setkání (např. All Hands, Poobědvej s Česko.Digital, Česko.Digital snídá spolu)
navazuje na 2️⃣
+ 3 dny
9
  • shlédnutí uvítacího videa se zástupci kmenového týmu
  • Vítej v Česko.Digital! video pro všechny dobrovolníky, kteří se právě připojili do komunity a chtějí vědět víc, v podání CEO a členů kmenového týmu (jak to funguje v Česko.Digital, podle jakých hodnot se řídíme, kdo jsme, jak komunikujeme, na čem pracujeme, kde se lze zapojit, kde je nabídka aktuálních pozic, jaké používáme nástroje atd.)

10
  • účast na online setkání ohledně nástrojů, které používáme v Česko.Digital
  • malý živý webinář nebo webinář dostupný na onboardingové stránce
navazuje na 9️⃣
11


  • onboardingová stránka se shrnutím všeho výše
  • guideline pro roli dobrovolníka, který tak získá povědomí o tom, co ho čeká v prvních dnech, týdnech či měsících
navazuje na 9️⃣
12
  • Můj checklist


13


  • newsletter na všechny dobrovolníky, který bude informovat o aktuálně otevřených rolí a úkolech & hot pozicích, které potřebujeme obsadit (s možností odhlášení)
zasílá se pravidelně 1x měsíc
14
  • má konkrétní roli nebo úkol v projektu


 Jednotlivé akční kroky

  • nastavení procesu uvítání od projektového kanálu ✅
  • tvorba a aktivace 4. zprávy od Greetbota ✅
  • scénář uvítacího videa pro dobrovolníky
  • tvorba guideline (úprava stávajícího checklistu pro roli dobrovolníka s ohledem na různé časové fáze v komunitě)
  • tvorba onboardingové stránky
  • tvorba checklistu pro každého nového dobrovolníka (Google Doc - dostane hned při uvítání)
  • tvorba pravidelného newsletteru s přehledem otevřených rolí a výzvou k zapojení přes #market-place



 Onboarding členů kmenového týmu

 Aktuální průběh onboardingu kmenového týmu

Zatím nemáme nastaveno, probíhá velmi individuálně v rámci introcallu nebo setkání s členem kmenového týmu.

Ideální onboarding člena kmenového týmu = od přijetí po zapojení do role


Člen kmenového týmuČesko.Digital
0
  • reakce na zveřejněný inzerát na partnerských serverech nebo na nabídku volných pozic na Koho teď hledáme
  • výběrové řízení
    • pohovor s členy Leadership týmu
    • pohovor s členy kmenového týmu (může proběhnout až po přijetí jako další krok)
1
  • registrace a přihlášení do Slacku (pokud neproběhla registrace přes join.cesko.digital, probíhá na základě zaslané pozvánky)
  • zprávy od Greetobota
2
  • pohovor se členem Leadership týmu nebo vybraným support koordinátorem ohledně hodnot a strategie Česko.Digital a ke konkrétní roli & bližší seznámení s projekty, na kterých pracujeme
  • setkáním s ostatními členy kmenového týmu (může proběhnout už v rámci výběrového řízení)
  • založení e-mailu @cesko.digital
3
  • představení v #introductions
  • představení nového člena kmenového týmu v #general
4
  • onboardingová stránka
    • hodnoty Česko.Digital
    • strategie Česko.Digital
    • základní informace o vlastní roli - popis, hlavní úkoly, harmonogram a guideline
    • přehled nástrojů
    • přehled členů kmenového týmu a přehled všech podtýmů v Česko.Digital
    • informace o tom, do jakých kanálů se přidat na Slacku
    • přehled schůzek pro komunitu Česko.Digital a schůzek pro členy kmenového týmu 
    • jak zapisovat dovolenou
    • jak generovat a komu posílat faktury k proplacení
    • jak to chodí v kanceláři (coworkingové centrum)
5
  • Můj checklist


 Jednotlivé akční kroky

  • popis rolí
  • tvorba guideline pro členy kmenového týmu
  • obsah a podoba introcallu pro členy kmenového týmu
  • tvorba onboardingové stránky
  • tvorba checklistu pro každého nového člena kmenového týmu (na wiki)
  • tvorba checklistu pro leada nového člena kmenového týmu ✅