Fáze 3 - Komunikace milníku - prezentace pilotních řešení 17/6

Public relations

• oslovení médií pro spolupráci na testování + pozvánku na Novinářský den

• připravený médialist

• tisková zpráva se v tomto případě v této fázi projektu nebude posílat. Jsme ve fázi BtoB řešení, novináře oslovujeme tzv. Avizem s možností spolupráce na testování prototypů

• informovat novináře o novém řešení a vyzvat je k účasti na testování prototypů

• vytipování novinářů pro oslovení k testování

• příprava krátkého textu pro oslovení novinářů pro spolupráci na testování/pozvání na Novinářský den

• vypracování seznamu novinářů = médialist, pro které je naše téma relevantní

• příprava zadání pro PR kolegyně

@Naďa Straková + @Lucie Ellinger

Emailing

• zařazení do pravidelného newsletteru ČD

• emaily na dobrovolníky z komunity příp. na partnerské organizace

• komunitě ve stručném přehledu připomenout pro případ, že by ve Slacku přehlédla

• odkomunikovat v newsletteru s linkem na článek a výzvou ke sdílení

• příprava podkladů pro redakci ČD, která zpracovává newsletter HOTOVO

• příprava textu pro emailingHOTOVO

• příprava šablony v Ecomailu

• testovací emailing

• rozeslání emailingu

@Iva Janečková@Jana Kneschke

+ obsahový tým

Obsahový marketing

• intro článek představující daný projekt (link)

• rozhovor se zástupci zadavatele a dobrovolníků z komunity ČD (link)

• texty pro promo obsahu na socialu (link)

• představit projekt a tým, přiblížit detail tématu/projektu

• v intro článku o projektu na blog by mělo být stručně uvedeno, jak se k nám projekt dostal (kdo je vlastníkem, že je to jeden z prvních projektů, který prošel inkubací a rozhodli jsme se ho realizovat - to může být jeden z key messages) + fotky celého týmu, který na tom aktuálně dělá

• formát rozhovoru detail tématu/projektu dále rozvíjí

• příprava a vyplnění zadání k intro článku a také k rozhovoru HOTOVO

• příprava grafiky k článku - fotografie týmu atd

@Iva Janečková@Jana Kneschke

Komunikace na sociálních sítích

• texty pro promo obsahu na blogu č.d. na socialu (link)

• přesdílení mediálních výstupů 

• publikování stories s citacemi

• sdílet informace o projektu s cílovými skupinami mimo interní komunitu, při launchi intenzivnější komunikací okolo tématu; téma/projekt následně průběžně připomínat skrz významné milníky nebo zajímavá čísla (př. v případě Učíme online 1x měsíčně připomenout čísla, která se nám podařilo dosáhnout, komunikovat zajímavý výstup v médiích apod).

• výběr citací pro Stories

• příprava grafiky Stories

• sledování média monitoringu 

• textace příspěvků ke sdílení intro článku z blogu ČD HOTOVO

Jakub Šnorbert

Interní komunikace

• zprávy ve Slacku (link)

• interní event pro celou komunitu

• informovat komunitu více do detailu

• textace zprávy ve Slacku HOTOVO

• příprava interního eventu

  • kdy se bude event konat, pozvánky na google meet

  • kdo tvoří organizační tým (technická podpora, moderátor, DJ, hlídač času, textař případných follow-up emailů)

  • scénář eventu

  • příprava grafiky "save the date" a její postování do Slacku

@Jana Kneschke @Iva Janečková

@Šárka Rauchová (Deactivated) @Petr Kuncl

interní event = projektové pivo @Jindřich Oukropec

Grafika

• grafické ztvárnění daného launche (např. formou samolepky)

• příprava zadání včetně poskytnutí grafických podkladů od zadavatele

Jakub Šnorbert

1.zveřejnění zprávy/ postu ve Slacku

17.6. dopoledne kolem 9.00 hod HOTOVO

• informování celé komunity o dosažení plánovaného milníku na konkrétním projektu

@Šárka Rauchová (Deactivated)

1. rozeslání avíza na vybraný okruh novinářů (médialist)

17.6. v 10.00 až 10.30 hod HOTOVO

@Naďa Straková

@Lucie Ellinger

1. intro článek o projektu zveřejněný na blogu ČD 

18.6. dopoledne, kolem 10.00

• pár hodin po odeslání tiskové zprávy sdílíme připravené posty 

@Iva Janečková@Jana Kneschke + obsahový tým

1. doplnění odkazu na intro článek do Slack postu

18.6. v 10:30 hod

• doplníme odkaz na intro článek do již publikovaného postu na Slacku 

@Šárka Rauchová (Deactivated)

1. zveřejnění připravených postů na sociální sítě s odkazem na intro článek na blogu

18.6. v 11.30 hod

• Post na FB, LN, TW s linkem na článek na blog

  
  
  

Jakub Šnorbert @Lucie Ellinger

1. přesdílení rozhovoru s Jirkou Kučerou na Lupa.cz

18.6. v 14.00 hod

• v dalších dnech sdílíme na sociálních sítích zajímavé mediální výstupy

Jakub Šnorbert

10. rozhovor o projektu zveřejněný na blogu ČD

cca 1 týden po launchi (dle kapacit redakce ČD)

• cca týden po publikování intro článku zveřejňujeme na blogu ČD připravený rozhovor

@iva Janečková@Jana Kneschke

11. informování komunity o zveřejnění rozhovoru na blogu ČD

cca 1 týden po launchi (dle kapacit redakce ČD)

• jako první dostává info o publikování rozhovoru na blogu ČD komunita

@Šárka Rauchová (Deactivated) @Petr Kuncl

12. přesdílení rozhovoru na sociálních sítích

cca 1 týden po launchi (dle kapacit redakce ČD)

• až po informování komunity o publikování rozhovoru na blogu ČD sdílíme odkaz na rozhovor na sociálních sítích

Jakub Šnorbert

1. příprava eventu

3 týdny před datem konání

• stanovení datumu konání akce 

• kontrola, že se vybraný datum nekryje s dalšími online akcemi  (webináře UO, webináře čedu)

• vytvoření pozvánky na daný den a hodiny v Google Meet s licencí pro 250 osob

• obsah akce - co se na eventu bude dít, kdo na něm bude vystupovat a s jakým tématem

• domluvení se s vystupujícími na detailech jejich vstupu

• určení rolí 

  • moderátor

  • technická podpora

  • správce a překlikávač prezentace

  • hlídač časomíry (pokud máme speakry)

  • DJ

  • fotograf - kdo pořídí print screen obrazovky při přípitku

  • koordinátor speakrů

• příprava scénáře

• příprava medailonků a anotací (pokud budeme mít vystoupení speakrů)

• příprava grafiky "Save the date"

  • UKÁZKA GRAFIKY CITYVIZOR

  • UKÁZKA GRAFIKY UČÍME ONLINE

• příprava grafiky medailonků (pokud je potřeba)

• příprava textu pro emailing na dobrovolníky

• příprava emailing listu (emailové adresy dobrovolníků)

• příprava samotné rozesílky v ecomailu + přidat do přílohy ICS soubor (kliknutím si mohou přidat událost do kalendáře) / nebo tlačítko DONDU

• příprava prezentace - grafika, texty

  • UKÁZKA PREZENTACE - EVENT CITYVIZOR

  • UKÁZKA PREZENTACE - VÝROČÍ UČÍME ONLINE

• založení Sli.do pro pokládání otázek (pokud je relevantní)

• bude potřeba následně po akci sdílet cokoliv z ní na sociální sítě? Pokud ano, je potřeba dát včas (ideálně ty 3 týdny před) Jakub Šnorberttuto informaci a domluvit se, jaké podklady k tomu Šnorbimu dodáme, a kdy.

organizační tým pro event + Jakub Šnorbert(emailing v ecomailu)

1. oznámení o konání eventu

2 týdny před datem konání

• postujeme oznámení o konání eventu společně s grafikou "Save the date" do kanálu General a do daného projektového channelu

• rozesíláme pozvání na event přes emailing na dobrovolníky (ne všichni jsou aktivní na Slacku, zejména pokud projekt běží více než rok)

projektový koordinátor ve spolupráci s organizačním týmem pro event

1. sladění se všemi vystupujícími

1 týden před datem konání

• setkání se organizačního týmu a všech vystupujících

• sladění se na detailech

• upozornění, že hlavní účinkující potřebují kvalitní připojení k internetu 

• ujištění se, že každý ví, jaká je jeho role v den konání eventu a že s ní každý počítá

• přejdeme si scénář krok za krokem - mentálně si přehrajeme celý event před očima a snažíme se vychytat poslední drobnosti

• domluvíme si případný plán B - co dělat když

  • se speakrovi sekne obraz

  • se moderátorovi sekne obraz

  • budeme mít na online setkání nezvané hosty

  • nebude fungovat technika - sdílení prezentací, Slido...atd

organizační tým pro event

1. den D - konání eventu

v den eventu

• postujeme připomínku o konání eventu do kanálu General a do daného projektového channelu

• ujistíme se, že

  • máme finální prezentaci

  • v prezentaci jsou všechny prolinky funkční

  • všichni v organizačním týmu a všichni vystupující s dnešním dnem počítají

  • nenastala u nikoho nenadálá událost, kterou bychom museli řešit na poslední chvíli

• domluvíme se, že technická podpora se na Google Meet připojí 30 minut před začátkem eventu, zbytek týmu a účinkující 15 minut před začátkem eventu

• 15-20 minut před začátkem eventu si zkontrolujeme, že

  • funguje sdílení

  • každý ze speakrů je dobře slyšet

organizační tým pro event

Po skončení eventu

v ten samý den po skončení eventu

• postování print screenu z eventu do daného projektového channelu

organizační tým pro event

následující dny po skončení evetu

• následující den nebo dny po konání eventu postování print screenu z eventu na sociálních sítích se stručným shrnutím eventu

• je potřeba se na sdílení na socme s Jakub Šnorbertdomluvit předem

Jakub Šnorbert

týmová retrospektiva

• do max. týdne od konání eventu zorganizovat týmovou retrospektivu

• na retrospektivě si otevřeně říkáme: co se nám povedlo // co se nám nepovedlo // co chceme do budoucna určitě zopakovat // jaké konkrétní kroky si bereme do realizace