Jak na komunikační launch projektů

1.0 ověření, že je projekt na launch opravdu připravený

Je/ bude připravované řešení nebo hlavní výstup hotové do spuštění launche? 

projektový koordinátor + zadavatel projektu

minimálně 1,5 měsíce před termínem avizovaného launche

2. vytvoření týmu

• 2-3 mktg koordinátoři

• koordinátorský tým pro organizaci interního eventu - ideálně 3-4 dobrovolníci

placený marketingový koordinátor + dobro marketingový koordinátor

více než 1 měsíc před termínem launche

3. rozdělení a popsání kompetencí ve vytvořeném týmu

projektoví a mktg koordináři  + zadavatel projektu

více než 1 měsíc před termínem launche

4. vytvoření plánu v Confluence/Wiki

• Ukázka - plán komunikačních aktivit ve WIKI- komunikace výročí UO

• Ukázka - plán komunikačních aktivit ve WIKI - komunikace nového partnera Nadace Bakala

mktg koordinátoři

1 měsíc před termínem launche

5. překlopení plánu v Confluence do projektového Trella

projektový koordinátor společně s mktg koordinátori

1 měsíc před termínem launche

6.  přidělení jednotlivých kartiček s úkoly v rámci vytvořeného realizačního týmu

celý tým na společném statusu

1 měsíc před termínem launche

7. příprava zadání k jednotlivým úkolům/ výstupům

• Ukázka zadání - komunikace Nedlužím státu

mktg koordinátoři

1 měsíc před termínem launche

8. koordinace nad jednotlivými aktivitami, hlídání termínů, slaďování se s jednotlivými členy týmu

mktg koordinátor

průběžně až do termínu launche

9. pravidelné krátké sdílení stavu launche na úterním all hands

projektový koordinátor + mktg koordinátor

průběžně až do termínu launche

10. naplánovat celotýmovou retrospektivu

projektový koordinátor společně s mktg koordinátorem

po skončení launche

Public relations

• oslovení médií pro exkluzivní výstup

• připravený médialist

• tisková zpráva

• tisková konference (!!! preferovaná v případě dokončeného projektu, novináře zajímají výsledky)

• online event pro novináře (v případě představení nového projektu)

• informovat novináře o nově spuštěném projektu, problému, který budeme řešit apod.

• TK - v případě potřeby hlubšího vysvětlení tématu novinářům zorganizovat tiskovou konferenci online nebo offline

• přiblížit problematiku a pro některé novináře to splní funkci TK

• vytipování novinářů pro oslovení k exkluzivnímu výstupu 

• příprava krátkého textu pro oslovení novinářů pro exkluzivní výstupy

• vypracování seznamu novinářů = médialist, pro které je naše téma relevantní

• příprava zadání pro PR kolegyně

• příprava grafické přílohy k tiskové zprávě - obrázek, infografika atd

PR Česko.Digital + partner na straně zadavatele

Emailing

• zařazení do pravidelného newsletteru ČD

• emaily na dobrovolníky z komunity příp. na partnerské organizace

• komunitě ve stručném přehledu připomenout pro případ, že by ve Slacku přehlédla

• odkomunikovat v newsletteru s linkem na článek a výzvou ke sdílení

• příprava podkladů pro redakci ČD, která zpracovává newsletter

• příprava textu pro emailing

• příprava šablony v Ecomailu

• testovací emailing

• rozeslání emailingu

Obsah Česko.Digital

marketingoví koordinátoři z realizačního týmu

Obsahový marketing

• intro článek představující daný projekt

• rozhovor se zástupci zadavatele a dobrovolníků z komunity ČD

• představit projekt a tým, přiblížit detail tématu/projektu - jaký problém řeší a proč jsme ho do komunity přijali (proč věříme, že projekt může opravdu pomoci vyřešit nějaký společesnký problém)
  
  

• v intro článku o projektu na blog by mělo být stručně uvedeno, jak se k nám projekt dostal (kdo je vlastníkem, že je to jeden z prvních projektů, který prošel inkubací a rozhodli jsme se ho realizovat - to může být jeden z key messages) + fotky celého týmu, který na tom aktuálně dělá

• formát rozhovoru detail tématu/projektu dále rozvíjí

• příprava a vyplnění zadání k intro článku a také k rozhovoru 

• příprava grafiky k článku - fotografie týmu atd

Obsah Česko.Digital + partner na straně zadavatele

Komunikace na sociálních sítích

• přesdílení mediálních výstupů 

• publikování stories s citacemi

• sdílet informace o projektu s cílovými skupinami mimo interní komunitu, při launchi intenzivnější komunikací okolo tématu; téma/projekt následně průběžně připomínat skrz významné milníky nebo zajímavá čísla (př. v případě Učíme online 1x měsíčně připomenout čísla, která se nám podařilo dosáhnout, komunikovat zajímavý výstup v médiích apod).

• ve všech textech by se mělo objevit proč ten projekt existuje, co řeší, komu a jak pomáhá

• výběr citací pro Stories

• příprava grafiky Stories

• sledování média monitoringu 

• textace příspěvků ke sdílení intro článku z blogu ČD

@Jindřich Oukropec+ mktg koordinátoři

Interní komunikace

• zprávy ve Slacku

• interní event pro celou komunitu

• informovat komunitu více do detailu

• textace zprávy ve Slacku

• příprava interního eventu

  • kdy se bude event konat, pozvánky na google meet

  • kdo tvoří organizační tým (technická podpora, moderátor, DJ, hlídač času, textař případných follow-up emailů)

  • scénář eventu

  • příprava grafiky "save the date" a její postování do Slacku

marketingoví koordinátoři z realizačního týmu a projektový tým

Grafika

• grafické ztvárnění daného launche (např. formou samolepky)

• příprava zadání včetně poskytnutí grafických podkladů od zadavatele

může pomoci částečně @Lukáš Návesník, ideálně ale má projekt svého dobrografika + partner na straně zadavatele

1.zveřejnění zprávy/ postu ve Slacku

dopoledne kolem 10.00 hod

• informování celé komunity o dosažení plánovaného milníku na konkrétním projektu

projektový koordinátor (nebo dle domluvy)

2. rozeslání emailingu na dobrovolníky (pokud to dává smysl)

může být i pár dnů před samotným launchem

• informování dobrovolníků o dosažení plánovaného milníku na konkrétním projektu

• pozvání na plánovaný online event

• případná aktivizace dobrovolnického týmu

mktg koordinátoři

3. rozeslání tiskové zprávy na vybraný okruh novinářů (médialist)

11.00 - 13.00 hod

PR Česko.Digital (Lucie Ellingerová) + případně partner na straně zadavatele

4. intro článek o projektu zveřejněný na blogu ČD 

odpoledne, v cca 14.00 hod

• pár hodin po odeslání tiskové zprávy sdílíme připravené posty 

Obsah Česko.Digital

5. doplnění odkazu na intro článek do Slack postu

odpoledne, v cca 14.00 hod

• doplníme odkaz na intro článek do již publikovaného postu na Slacku 

projektový koordinátor (nebo dle domluvy)

6. zveřejnění připravených postů na sociální sítě

odpoledne, v cca 15.00 hod

• pár hodin po odeslání tiskové zprávy sdílíme připravené posty k intro článku

@Lukáš Návesník

7. postování Stories na sociálních sítích

• odpoledne, v cca 14.00 hod (až po publikování intro článku na blogu)

• mohou pokračovat i v dalších dnech

• v den launche a následující 1-3 dny můžeme sdílet facebook stories - např. s důležitými citacemi nebo hlavními přínosy projektu (citáty, čísla, výsledky, cíle, přínos...)

@Lukáš Návesník

8. přesdílení intro článku na sociálních sítích 

odpoledne, v cca 17.00 (???)

• současně s doplněním odkazu na intro článek do již publikovaného postu na Slacku sdílíme odkaz na intro článek na sociálních sítích

@Lukáš Návesník

9. přesdílení mediálních výstupů na sociálních sítích

až v následujících dnech

• v dalších dnech sdílíme na sociálních sítích zajímavé mediální výstupy

@Lukáš Návesník

10. rozhovor o projektu zveřejněný na blogu ČD

cca 1 týden po launchi (dle kapacit redakce ČD)

• cca týden po publikování intro článku zveřejňujeme na blogu ČD připravený rozhovor

Obsah Česko.Digital

11. informování komunity o zveřejnění rozhovoru na blogu ČD

cca 1 týden po launchi (dle kapacit redakce ČD)

• jako první dostává info o publikování rozhovoru na blogu ČD komunita

projektový koordinátor (nebo dle domluvy)

12. přesdílení rozhovoru na sociálních sítích

cca 1 týden po launchi (dle kapacit redakce ČD)

• až po informování komunity o publikování rozhovoru na blogu ČD sdílíme odkaz na rozhovor na sociálních sítích

@Lukáš Návesník

1. příprava eventu

3 týdny před datem konání

• stanovení datumu konání akce 

• kontrola, že se vybraný datum nekryje s dalšími online akcemi  (webináře UO, webináře čedu)

• vytvoření pozvánky na daný den a hodiny v Google Meet s licencí pro 250 osob

• obsah akce - co se na eventu bude dít, kdo na něm bude vystupovat a s jakým tématem

• domluvení se s vystupujícími na detailech jejich vstupu

• určení rolí 

  • moderátor

  • technická podpora

  • správce a překlikávač prezentace

  • hlídač časomíry (pokud máme speakry)

  • DJ

  • fotograf - kdo pořídí print screen obrazovky při přípitku

  • koordinátor speakrů

• příprava scénáře

• příprava medailonků a anotací (pokud budeme mít vystoupení speakrů)

• příprava grafiky "Save the date"

  • UKÁZKA GRAFIKY CITYVIZOR

  • UKÁZKA GRAFIKY UČÍME ONLINE

• příprava grafiky medailonků (pokud je potřeba)

• příprava textu pro emailing na dobrovolníky

• příprava emailing listu (emailové adresy dobrovolníků)

• příprava samotné rozesílky v ecomailu + přidat do přílohy ICS soubor (kliknutím si mohou přidat událost do kalendáře) / nebo tlačítko DONDU

• příprava prezentace - grafika, texty

  • UKÁZKA PREZENTACE - EVENT CITYVIZOR

  • UKÁZKA PREZENTACE - VÝROČÍ UČÍME ONLINE

• založení Sli.do pro pokládání otázek (pokud je relevantní)

• bude potřeba následně po akci sdílet cokoliv z ní na sociální sítě? Pokud ano, je potřeba dát včas (ideálně ty 3 týdny před) @Lukáš Návesník tuto informaci a domluvit se, jaké podklady k tomu Lukymu dodáme, a kdy.

organizační tým pro event +  (emailing v ecomailu pomůže @Lukáš Návesník)

2. oznámení o konání eventu

2 týdny před datem konání

• postujeme oznámení o konání eventu společně s grafikou "Save the date" do kanálu General a do daného projektového channelu

• rozesíláme pozvání na event přes emailing na dobrovolníky (ne všichni jsou aktivní na Slacku, zejména pokud projekt běží více než rok)

projektový koordinátor ve spolupráci s organizačním týmem pro event

3. sladění se všemi vystupujícími

1 týden před datem konání

• setkání se organizačního týmu a všech vystupujících

• sladění se na detailech

• upozornění, že hlavní účinkující potřebují kvalitní připojení k internetu 

• ujištění se, že každý ví, jaká je jeho role v den konání eventu a že s ní každý počítá

• přejdeme si scénář krok za krokem - mentálně si přehrajeme celý event před očima a snažíme se vychytat poslední drobnosti

• domluvíme si případný plán B - co dělat když

  • se speakrovi sekne obraz

  • se moderátorovi sekne obraz

  • budeme mít na online setkání nezvané hosty

  • nebude fungovat technika - sdílení prezentací, Slido...atd

organizační tým pro event

4. den D - konání eventu

v den eventu

• postujeme připomínku o konání eventu do kanálu General a do daného projektového channelu

• ujistíme se, že

  • máme finální prezentaci

  • v prezentaci jsou všechny prolinky funkční

  • všichni v organizačním týmu a všichni vystupující s dnešním dnem počítají

  • nenastala u nikoho nenadálá událost, kterou bychom museli řešit na poslední chvíli

• domluvíme se, že technická podpora se na Google Meet připojí 30 minut před začátkem eventu, zbytek týmu a účinkující 15 minut před začátkem eventu

• 15-20 minut před začátkem eventu si zkontrolujeme, že

  • funguje sdílení

  • každý ze speakrů je dobře slyšet

organizační tým pro event

Po skončení eventu

v ten samý den po skončení eventu

• postování print screenu z eventu do daného projektového channelu

organizační tým pro event

následující dny po skončení evetu

• následující den nebo dny po konání eventu postování print screenu z eventu na sociálních sítích se stručným shrnutím eventu

• je potřeba se na sdílení na socme s @Jakub Šnorbertdomluvit předem

@Lukáš Návesník nebo @Jindřich Oukropec

týmová retrospektiva

• do max. týdne od konání eventu zorganizovat týmovou retrospektivu

• na retrospektivě si otevřeně říkáme: co se nám povedlo // co se nám nepovedlo // co chceme do budoucna určitě zopakovat // jaké konkrétní kroky si bereme do realizace