napsala @Jana Kneschke

PŘED TISKOVOU KONFERENCÍ

• Stanovit ideální termíny pro spuštění tiskové konference (TK), ať již bude online nebo formou fyzického setkání

  • Proč ideální termíny: termín může ovlivnit dostupnost klíčových účastníků TK či dostupnost fyzických prostor

  • Pokud možno ověřit, že se v tyto dny nekonají nějaké jiné klíčové TK

  • TIP: pro náš tip fyzického setkání je nejvhodnější komorní snídaně (v úterý či středu)

  • Zodpovědnost nese: Mktg koordinátor projektu společně se zadavatelem, mktg koordinátorovi nejlépe pomáhá nebo po dohodě všechny PR aktivity zaštiťuje interní č.d PR specialista
    
    

• Zajistit místo konání TK na 1 konkrétní termín

  • V případě fyzického setkání je nutné zajistit

    • Prostor, který se odvíjí:

• Od počtu hostů, které na TK chceme mít (ze strany č.d a zadavatele a novinářů) 

• Atmosféry, kterou chceme navodit

• Rozpočtu, který na setkání máme

• Catering (opět s ohledem na rozpočet a velikost setkání, viz bod 5)

• Zajistit techniku: mikrofon, projektor, flipchart… podle požadavků

• Mít k dispozici vytištěné tiskové zprávy a případné další související materiály (výzkumy, grafy, vizualizace dat, atp.), propisky, bloky

• Fotografa za Česko Digital na místě

• Moderátora/uvaděče TK

• V případě online setkání je nutné zajistit

  • Funkční online platformu

  • Zpracovat materiály pro TK i do formy prezentace během TK

  • Možnost kladení otázek a jejich nastavit, jak a kdy budou moci být kladeny

  • Možnost následného kontaktu novinářů a týmu pro rozhovory pro daná média (rezervovat čas poté, nebo přímo zájemcům nabídnout časové sloty, případně vyřešit předem

  • Moderátora/uvaděče TK

  • !!! Technický support - zajistit člověka, který bude k dispozici, aby pomohl řešit jakékoliv technické komplikace

  • Zodpovědnost nese: mktg koordinátor projektu ve spolupráci s interním č.d PR specialistou, případně po dohodě PR aktivity komplet koordinuje PR specialista

Termín potvrdit všem zúčastněným do kalendáře

• Zadat tvorbu tiskové zprávy (TZ), která bude obsahovat následující položky (ne nutně v tomto pořadí):

  • Popsat kontext

  • Popsat stav projektu a představit novinky

  • Popsat dosavadní výstupy (nejen o projektu, ale i k tématu)

  • Popsat plánovaný vývoj (další kroky, další fáze, další milníky)

  • Popsat roli Česko Digital

  • Uvést citace jak zadavatele / vlastníka / ownera produktu, tak dobrovolník a z týmu Česko Digital

  • Fotografie: zadavatel, člen týmu a další vizuální a multimediální podklady, které s tématem TZ souvisejí

  • Zodpovědnost nese: mktg koordinátor projektu ve spolupráci s interním č.d PR specialistou, případně po dohodě PR aktivity komplet koordinuje PR specialista
    
    

• Vytvořit pozvánku na TK, jejíž součástí je:

  • Personalizovaný e-mail s nutností potvrzení účasti do 2-3 dnů (příloha ve formě graficky zpracované pozvánky není nezbytně nutná)

  • V případě offline setkání návod, jak se dostat na místo konání/V případě online konání přiložit návod, jak se k TK připojit

  • Časový harmonogram TK

  • Kontaktní osobu s emailem a telefonním číslem

  • Zodpovědnost nese: mktg koordinátor projektu ve spolupráci s interním č.d PR specialistou, případně po dohodě PR aktivity komplet koordinuje PR specialista
    
    

• Vytvořit seznam novinářů pro pozvání na TK 

  • Společně se zadavatelem sladit seznam novinářů, které chceme na TK pozvat (stačí název média + jméno novináře) 

  • Seznam novinářů udělat delší, než je počet novinářů, které chceme na TK mít 

    • kontakty si odprioritizovat na primární a sekundární a domluvit se se zadavatelem na postupu oslovování

    • v rámci seznamu označit VIP novináře, kterým nabídneme informace dříve tak, aby mohli publikovat obsáhlejší materiál v den konání tiskové konference

  • TIP: Mít potvrzeno vždy o několik novinářů více, než je náš preferovaný počet hostů (ne každý dorazí)

  • Zodpovědnost nese: mktg koordinátor projektu ve spolupráci s interním č.d PR specialistou, případně po dohodě PR aktivity komplet koordinuje PR specialista
    
    

• Rozeslat pozvánku a potvrdit účast, odpovědnost za rozesílku se určuje v rámci týmu projektu (většinou rozesílá i č.d i zadavatel dle osobních vazeb)

  • 10 - 12 dní před termínem konání TK na primární kontakty

  • 9 - 8 dní před konáním TK znovu kontaktovat ty, kteří nepotvrdili

  • 6 - 7 dní před konáním TK kontaktovat příslušný počet náhradníků, opět se žádostí o potvrzení účasti

  • 4-5 dní před konáním TK potvrdit účast s náhradníky

  • TIP: potvrzeným novinářům možné zaslat pozvánku i do kalendáře

  • Zodpovědnost nese: Mktg koordinátor projektu/PR specialista společně se zadavatelem

• Zpracovat scénář tiskové konference, který bude obsahovat:

  • Vstup moderátora, obsah jeho řeči

  • Vstupy jednotlivých řečníků, obsahy jejich řeči či alespoň body

  • Připravit slidy prezentace

  • Prostor pro otázky a způsob jejich kladení

  • Zodpovědnost nese: Mktg koordinátor projektu/PR specialista

• Zajistit sladění a připravenost speakerů:

  • Briefing speakerů k obsahu jejich projevů, briefing speakerů z pohledu komunikace s novináři

  • Zodpovědnost nese: Mktg koordinátor projektu/PR specialista

• Se social media týmem domluvit plán pro komunikaci před a během TK

  • Domluvit se, kdo bude z TK komunikovat na sociální sítě Česko.Digital, v případě, že to bude social media specialista (doporučuji), domluvit jeho/její účast na TK 

  • Sladit se na social media komunikaci se zadavatelem

  • Zodpovědnost nese: Mktg koordinátor projektu/PR specialista

• Domluvit s fotografem první fotografie hned po nebo už během TK

  • Kvalitní fotografie může využívat už social media manažer pro komunikaci z TK

  • Výběr několika fotografií bude třeba jako příloha k TZ

  • Zodpovědnost nese: Mktg koordinátor projektu/PR specialista

• Připravit media listy pro rozesílku TZ

  • Media listy sladit se zadavatelem a domluvit se předem na průběhu rozesílky po konání TK

  • Zodpovědnost nese: Mktg koordinátor projektu/PR specialista

• Reminder zpráva potvrzeným novinářům: 

  • 1 den před akcí poslat reminder email s případným doplněním info, mapky/popisu, jak se dostat na místo (při této příležitosti se může stát, že se některý z novinářů omluví)

  • Zodpovědnost nese: Mktg koordinátor projektu/PR specialista

• Zajistit kompletní prezentační materiály pro TK: 

  • 1 den před akcí mít vše ready

  • Zodpovědnost nese: Mktg koordinátor projektu/PR specialista

V DEN TISKOVÉ KONFERENCE

• Připravit prostory a vyzkoušet techniku 

  • V den konference, případně den předem

  • Zajistit vhodná místa, kde budou po akci probíhat případné rozhovory

💡 TIP: Je skvělé využít přítomnosti speakerů na jednom místě nejen pro společné fotografie, ale taky pro natočení videí, které je možné sdílet na sociálních sítích

• Zajistit u vstupu přivítání a prezenční listinu

  • V prezenční listině si nechat potvrdit, že jsou účastníci ok s pořizováním foto a videozáznamu

• S novináři networkovat a případně s nimi na místě domluvit možnosti rozhovorů

  • V případě online setkání mít tuto část domluvenou předem, nebo při zahájení vysvětlit mechanismus kladení otázek či rozhovorů po akci.

• Sdílení komunikace v průběhu TK na sociálních sítích č.d

  • Ideálně social media specialista sdílí informace přes TW, FB, LN

• Zkoordinovat domluvené rozhovory po TK (je-li třeba)

• Rozeslat TZ a fotomateriály

  • Od fotografa si vyžádat výběr fotografií

  • TZ, vizuály, fotografie rozeslat nejprve novinářům, kteří se TK účastnili, následně ostatním novinářům

• Být připraven/a na případné dotazy novinářů po rozesílce TZ

• Zodpovědnost nese: Mktg koordinátor projektu/PR specialista