Dobrovolnická agentura
Když jsme začínali, vědomě či podvědomě jsme Česko.Digital stavěli do pozice dodavatele hotových řešení: „Přijdete za námi, my vám vyrobíme vaši aplikaci a oba se u toho něco naučíme.“
Tahle naše nabídka „dobrovolnické agentury“ není realistická. Jde v podstatě o vývoj stylem fixed time, fixed price, který není příliš realistický ani v komerční sféře – nevyhnutelně dochází k odsouvání termínů a navyšování rozpočtu, které se řeší komplikovanými rituály managementu a ždímáním vývojářského týmu. My nikoho ždímat nechceme a především ani nemůžeme (což je dobře).
Hlavně nezávazně
Přesto se o to momentálně do jisté míry snažíme. U projektů, kde jsme explicitně či implicitně slíbili dodání hotového produktu, se snažíme postavit stabilní vývojářský tým a ten následně tlačit k dodání v předem určený termín. Když se tohle nedaří (což je ve světě softwaru běžné), roste nervozita, tlak na dodání produktu a následně též tlak na stabilnější zapojení dobrovolníků. To je špatně – protože pokud něco charakterizuje práci a motivaci dobrovolníka, je to právě absence větších explicitních závazků. Těch máme všichni dost v práci a životě.
S tímto souvisí i téma procesů. Je zcela pochopitelné a správné, že Česko.Digital zavádí do své práce procesy. Pomáhají nám zvládat provoz organizace a dodávat výsledky. Z pohledu dobrovolníka jsou ale procesy bariéra v zapojování – vesměs mu překáží v tom, co k nám přišel dělat. Naše motivace jsou tu přesně opačné: zatímco my chceme provoz organizace co nejvíc standardizovat, abychom si ušetřili starosti a mohli lépe škálovat, dobrovolník chce minimalizovat omáčku kolem a jít rovnou na věc.
Funkčním řešením tohoto střetu je zavádět procesy postupně, vždy ve chvíli, kdy má dobrovolník na příslušnou procesní zátěž dostatek motivace. Je to jako s nákupním košíkem v e-shopu: Nenuťme zákazníka vyplňovat adresu, dokud si nic nedal do košíku. Jakmile má zboží v košíku a chce jej zaplatit, adresu rád vyplní.
Když ptáčka lapají, hezky mu zpívají
Dokud budeme partnerům slibovat dodání hotového produktu v pevném čase, problému se nezbavíme. Na trhu se tento problém často řeší přes sunk cost fallacy: „Klientovi můžeme na začátku slíbit cokoliv a jakmile do systému investuje první miliony nebo měsíce práce, už je pro něj jednodušší přistoupit na odsouvání termínů a rostoucí rozpočet, než to všechno hodit do koše a začít znova.“ (Alternativu poskytuje taktika bait & switch, kdy zákazníkovi dodám něco jiného, než jsem slíbil.)
Můžeme to dělat taky tak – ale férovější řešení je přiznat si předem, že nevíme, kdy bude systém hotový. Tohle je jeden ze základních principů agilního řízení: „Neznáme přesné zadání systému a nevíme, kdy bude hotový. Buď si můžeme navzájem lhát a hrát komplikované hry, anebo se s tím smířit, snažit se co nejrychleji dodat něco hodnotného a na základě zpětné vazby z praxe to co nejrychleji zlepšovat, dokud nám nedojde čas nebo peníze.“
Zdůrazňuji, že toto je takříkajíc „fyzikální realita“ softwarového vývoje – jde pouze o to, jestli s partnery chceme mluvit na rovinu, anebo před nimi udržovat komplikované iluze. Férová nabídka Česko.Digital by tedy mohla znít takto:
Vašemu projektu zařídíme velkou viditelnost.
Pokud o něj bude zájem, přetavíme tento zájem do reálného pokroku.
Úkolem agilního řízení pak je, aby tento pokrok co nejrychleji přinášel hodnotu.
Odpověď na otázku z titulku pak zní, že Česko.Digital „dodává pokrok“, přesněji řečeno „mění zájem na pokrok“ (protože pokud projekt nezaujme dobrovolnickou komunitu, nic s tím neuděláme).
FAQ
Q: Znamená to, že nebudeme tlačit na dodávání a „až to bude, tak to bude“?
A: Ne, tlak na dodání je zdravý. Musí být ale realistický – což tlak na dodání pevně stanovené funkcionality v předem stanoveném termínu není. Tlačme po sprintech, abychom co 14 dní co nejlépe zvýšili hodnotu dodaného výsledku. Tlak tak rozmělňujeme na 2 týdenní iterace a možnost pomoci tehdy, kdy dobrovolník může. Z velkých úkolů máme dílčí milníky a zároveň i úspěchy (zvyšujeme tak vnitřní motivaci, snižujeme tlak).
Q: Bez jasného závazku ze strany dobrovolníků se nedá pracovat.
A: To není otázka, ale neva. Pokud budeme z dobrovolníků moc zhurta tahat závazky, ztratíme je. Ve skutečnosti vlastně nechceme ani tak závazky, jako spíš zapojení. A jak se ukazuje, velkého zapojení dobrovolníků dosáhneme především tím, že jim budeme klást minimální bariéry.
Q: Znamená to, že minimalizujeme nebo zcela rušíme “procesy”?
A: Ne, s ohledem na efektivitu i tlak na dobrovolníky je třeba procesy i postupy (návody) vkládat postupně, v okamžik, kdy je dobrovolník pro splnění svého úkolu potřebuje.
Q: Jak se rozhodnout, které z již existujících procesů zrušit, případně jaké zvážit pro jejich zavedení?
A. Klíč pro rozhodování: jakýkoli proces by měl mít oboustrannou hodnotu. Jak pro organizaci, tak pro dobrovolníka. Pokud nevíme, zda takový proces pro dobrovolníky hodnotu má, zeptejme se.
Závěry v kostce:
- Souhlasíme s nutnou změnou v nastavení očekávání i vnímání č.d.
Česko.Digital mění ZÁJEM na POKROK
Česko.Digital by mělo fungovat na vnitřní motivaci dobrovolníků. Ne proto, že je chytneme za ruku a dáme jim do ní úkol.
- V Česko.Digital jsme agilní. Co do projektového řízení, tak i nastavení myšlení. I komunikace. Princip “přepočítávám” a “cesta je cíl” je přirozenou součástí našeho posunu vpřed (pracovního i mentálního).
- Agilní projektové řízení pro nás znamená
2 týdenní sprinty s konkrétními posuny (dílčími výsledky) místo 6ti měsíční lhůty k doručení
6 měsíců vnímáme jako lhůtu pro rozhodnutí o smyslu a životaschopnosti projektu
- Úkol na workshop k vizi i misi: Potřebujeme si vyladit slovíčka jako “inovátor”, “pokrok”, “akcelerátor”. Kdo vlastně jsme a jak to vnímáme?