Projektový onboarding

Co chceme dobrovolníkovi sdělit při vstupu do projektu

Aby byl vstup do projektu co nejhladší, musíme předat co nejvíce informací, díky kterým bude dobrovolník schopen se rychle zapojit v jakékoliv fázi. Onboarding do projektu můžeme podpořit těmito kroky:

1. vstupní pohovor se support koordinátorem nebo projektovým koordinátorem či expertním leadem k hodnotám Česko.Digital (jak se v Č.D řídí projekty, jak bude vypadat organizace práce na projektu a v týmu daných kompetencí atd.) a ke konkrétní roli (hodí se rozhodně pro obsazení role projektových koordinátorů nebo expertních leadů)
2. prostřednictvím projektové onboardovací stránky, která obsahuje podrobné informace:
   1. hlavní kontakty, na které se v projektu obracet
   2. důležité odkazy Česko.Digital
   3. základní informace o projektu - popis projektu, historie, cíl, harmonogram, projektový tým, přehled meetingů, přehled nástrojů, důležité odkazy a dokumenty v projektu atd.)

Samozřejmostí je předání základního povědomí o projektových kanálech, stránkách projektů na wiki, používání nástrojů, případně založení e-mailu @cesko.digital.

 Vstupní pohovor

Jaký je účel setkání se support koordinátorem nebo projektovým koordinátorem či expertním leadem:

• doplnit informace k videu Vítej v Česko.Digital! (viz video pro všechny dobrovolníky, kteří se právě připojili do komunity v rámci Onboarding dobrovolníků a kmenového týmu)
• probrat kompetence a zodpovědnosti dané role, pokud to její povaha vyžaduje (např. u projektových koordinátorů nebo expertních leadů)
• odkázat na navazující kroky: projít si návody a nástroje, zjistit, jak se komunikujeme a jak se orientovat ve Slacku

Vstupní pohovor je první "osobní" kontakt s konkrétním dobrovolníkem, a proto je jeho hlavním cílem dobrovolníka přesvědčit či uklidnit, že jsme tu pro něj a nemá se bát přijít s jakoukoliv otázkou či problémem.

 Onboardovací stránka projektu

První taková stránka vznikla na projektu Nedlužím státu. Díky zpětné vazbě se nám podařilo vytvořit obecnou strukturu stránky, kterou lze použít i na dalších projektech (WIP Šablona onboardovací stránky). Co chceme na onboardovací stránce dobrovolníkovi, který vstoupil do projektu, sdělit:

• úvod: v jakém projektu se nachází a čím je stránka přínosná
• hlavní kontakty
  • na koho se obracet: kdo jsou support koordinátor, projektový koordinátor a expertní leadi v projektu
• důležité odkazy projektu (např. webová stránka, testovací stránka)
• důležité odkazy Česko.Digital
  • Strategie Česko.Digital
  • popis rolí
  • kmenový tým Česko.Digital: Správní rada, Leadership Team, Projects & Care, Development, Marketing
  • informace k nástrojům, které používáme: např. návod Jak na Slack
• základní info o projektu:
  • popis projektu a jeho cíle
  • historie projektu (pokud je dlouhá, dát na samostatnou stránku a sem odkaz nebo použít Rozbalit)
  • harmonogram projektu v Program Management (odkaz na samostatnou stránku, kde je zobrazovaný pohled z Airtable)
  • tým aneb s kým budu pracovat: seznam kolegů v týmu nebo minitýmech (odkaz na úvodní nebo samostatnou stránku projektu)
  • přehled projektových meetingů (celotýmový status projektu, malý sync koordinátorů nebo expertních týmů apod.)
  • přehled nástrojů, které v projektu používáme
  • důležité dokumenty v projektu (např. strategie, texty apod.)
  • ostatní informace

Součástí projektového onboardingu by měly být také guidelines pro projektové koordinátory, kteří mají příchod nových členů do týmu na starosti.