Jedná se o živý průběžně aktualizovaný dokument, který má sloužit jako podpora pro organizaci hackathonů v Česko.Digital. Podpůrný návod, na co při přípravě a realizaci nezapomenout.
| Table of Contents |
|---|
Co je potřeba na začátku definovat?
Co má být cílem hacktonu? Čeho chceme dosáhnout?
jasně definovat vstupy i zamýšlené výstupy
jak na hackathon chceme navázat
kdo bude hlavní zodpovědnou osobou za celou akci a bude ji komplexně koordinovat?
a rozdělení rolí v týmu
přes co se hackathon uskuteční?
bude online či fyzicky?
kolik lidí se má hackathonu účastnit?
kolik mentorů, kolik účastníků, kolik organizátorů
jakou specializaci lidí na hackathonu potřebujeme?
pro koho je hackathon určený, pro koho naopak ne?
jak s dosaženým cílem budeme dále pracovat?
co všechno se musí udát před konáním hackathonu?
co všechno souvisí s průběhem samotného hackathonu?
co všechno se musí udát po konání hackathonu?
jak velký máme rozpočet?
Co je potřeba zařídit - eventová příprava?
prostory
odpovídající velikosti akce
s dostatečným internetovým připojením
s dostatkem zásuvek
v dobré dostupnosti a/nebo s možností parkování
občerstvení
pro online hackathon zvážit poukázky/delivery domů?
pro onsite hackathon:
káva, čaj (mléko, cukr)
nealkoholické nápoje
drobné občerstvení po celý den (sladké, slané, ovoce)
oběd - zjistit si dopředu potravinové alergie, myslet na vegetariány
na závěr hackathonu je příjemný bonus pro účastníky pivo
vybavení
jmenovky
směrovky
vytištěný program
flipcharty a fixy
prodlužky, pokud na místě není dostatek zdrojů
projektor + příslušné kabely
pozvánky
komunikaci akce předem
dokumentace akce - fotografie, videa
se souhlasem účastníků - lze zakomponovat do přihlašovacího formuláře, případně zmínit při úvodním slově (a do té doby nefotit) - dát lidem možnost říct, že na fotkách být nechtějí, je pak potřeba si na to dávat pozor
tip z větší akce - účastníci měli různě barevné jmenovky/lanyardy, kdy věděli, že nechtějí-li být na zveřejněných fotografiích, mají si vzít lanyard/jmenovku konkrétní barvy
support během akce
kolik lidí je potřeba na místě - je dobré krom mentorů mít na místě dle velikosti akce 2 - 3 lidi jako support, zajišťují hladký průběh akce a starají se o pohodlí mentorů i účastníků
after aktivity
feedback od účastníků
co nejjednodušší na vyplnění
nasdílet do 5 dnů po akci
oslovit účastníky jednotlivě, pokud jich není mnoho, zvyšuje to šanci na vyplnění
tip: některé odpovědi mohou být dobrý materiál pro sociální sítě, přidat souhlas s použitím
feedback od organizátorů - retrospektiva
komunikace výsledků do komunity i ven, co největší využití získaných materiálů a výstupů
Co je potřeba zařídit - tech/projektová příprava?
Příprava na projektu:
vydefinovat, jakého výsledku chceme na hackathonu ideálně dosáhnout
jde nám o networking, vzdělávání, nábor lidí do týmu, udělat na projektu kus práce?
připravit technické zadání a podklady
připravené grafické podklady včetně komponentů v dostupném formátu (např. přes link na Figmu)
připravit prostředí, pokud se neplánuje dělat přímo na eventu
zvážit, jak se bude výsledek prezentovat (tj. dávat do masteru / zveřejňovat)
sladit zadání mezi týmy, sladit komunikaci a očekávání mezi kapitány týmu (pokud jsou)
připravit potřebné repozitáře a složky, zajistit přístupy
připravit follow up po akci
jaký je další krok po absolvování eventu? jak se můžu na projekt zapojit? (formou thank you emailu)
jaké jsou na projektu setkání / ceremonie, kterých se můžu účastnit?
kdo je “moje” kontaktní osoba ev. mentor či parťák z projektu?
kde je připravený balík práce, na který se můžu po eventu vrhnout?
jaký je na projektu systém práce a jaké je očekáváné čas. zapojení?
...
kdo bude na akci za projekt/zadavatele a za č.d?
nachystat si prezentaci s vizí projektu
představit cíl a agendu dne, intro do problematiky
jaký bude flow dne včetně přestávek a závěrečné prezentace
kdo bude celým dnem provázet?
viz níže tip na agendu z Hackday Průvodce prevencí - pozn. čas. plán byl zachován, programovalo se o 30 min. déle (tj. do 17 hod.) a prezentace byla místo 60 min. jen 30 min.
Od | Do | |
|---|---|---|
9:00 | 9:30 | Coffee break a networking |
9:30 | 10:00 | Úvod:
|
|
|
10:00 | 10:15 | Rozdělení do |
týmů | ||
10:15 | 12:30 | Práce (pozn. pauzy si každý bere, jak potřebuje |
) | ||
12:30 | 13:30 | Oběd a pokec |
13:30 | 17:00 | Práce |
17:00 | 17:30 | Prezentace |
17:30 | 18:00 | Uzavření Hackatonu a další kroky (tj. jak se zapojit |
) | ||
18:00 | 19:00 | Networking a pivo |
Jak vyřešit partnerství hackathonu?
Pokud budeme organizovat hackathon na konkrétním projektu, partnerem hackathonu je i zadavatel projektu.
...
Tereza Gagnon doplnila bys prosím pohled za sebe?
Jak na marketingovou komunikaci při hackathonu?
Před akcí
definovat, kdo bude zodpovídat za marketingové aktivity akce
zajistit potřebné přístupy nebo souhru s někým z interního týmu č.d
nábor lidí na hackathon - vývojářů s potřebným skill setem
informace na slacku i na sociálních sítích
pokud se stíhá, i do newsletteru
...
reportáž z akce (v Show and Tell)
zveřejnění foto
Věci navíc (hodí se, ale nejsou klíčové)
drobné reklamní předměty (samolepky, odznáčky apod.)
propisky a bloky na poznámky
volné listy papíru
Naše hackathony
Připravované
...
Proběhlé