Tato stránka by měla poskytnout základní vhled do současné koordinace sbírky počítačů.
...
Je potřeba propojit strany (dárce - firmy a příjemce - neziskové organizace či školy či jiné instituce), pomoci jim při vzájemném vyplnění smlouvy, domluvy kdy a kde si zařízení předají - vše se sleduje v Airtable.
Dárce - kdo je a jak získáváme? - Dárcem jsou komerční společnosti, které nabídnou k darování případně k odkupu za symbolickou částku techniku. ..Dárce jsme aktivně oslovovali přes přímé i nepřímé kontakty, nyní se snažíme spíše o pasivní marketingové kampaně typu šíření manuálu pro darování techniky.
Příjemce - kdo je a jak získáváme? - Příjemci jsou neziskové organizace nebo školy či jiné instituce, které se zabývají podporou vzdělávání dětí nebo podporují rodiny s dětmi svými sociálně aktivizačními službami. ☝️Pozor: Darování techniky musí splňovat aktuální smluvní podmínky (nyní k 18/8/2021 - je účel daru na podporu online vzdělávání dětí, tedy nelze poskytnout organizacím podporující seniory apod.).
Jak postupovat?
- Osloví se dárce, který nabízí techniku k darování, se zjištěním počtu, stavu a dostupnosti techniky - podrobnosti viz. kapitola Co zjišťovat?
- Provede se aktualizace zjištěného v Airtable viz. kapitola Kde vše registrovat?
- Jakmile je technika připravena na předání, pak dle seznamu v Airtable se začne nabízet zařízení zájemcům. Je potřeba ověřit, zda původně zadaný požadavek je stále platný.
Logika přiřazování - přiřazuje se zařízení dle
- dle typu zařízení
- nejstaršího požadavku
- vzdálenosti od dárce
- dle typu instituce
(př. Základní školy - dostaly státní příspěvek na novou techniku k zapůjčení do rodin. Obdobně tak i gymnázia také dostala příspěvek, takže tyto instituce nemají takovou prioritu jako ostatní neziskové organizace)
☝️Pozor 1 výjimka, což jsou monitory - tam je potřeba je umístit, protože jich máme více než PC. Monitory jsou nyní (19-2-2021) uloženy v Datasysu.
- Jakmile zájemci potvrdí aktuálnost svého požadavku, tak se provede propojení s dárcem na domluvu data a času vyzvednutí.
- Aktualizuje se Airtable v obou tabulkách. Pozor - nutné si hlídat počty aktuálně dostupného vs nabídnutého zařízení.
- Příjemci a dárci je potřeba také poslat smlouvu, kterou si mezi sebou podepíší.
- ☝️Pozor, pokud je smlouva s dárcem na Česko.Digital, pak je potřeba vše pohlídat - více info viz.: Jak hlídat smluvní podmínky.
- Vyzvednutí techniky a podepsané smlouvy za ČD se aktualizují v Airtable a uloží se na úložiště zde
- Po předání darované techniky dárci poděkujeme za ochotu pomáhat (ideálně telefonicky) a vyžádáme si logo společnosti, aby bylo možné jej umístit na náš web.
...
Statistiky v Airtable - základní přehledy jsou zobrazitelné přes Apps - sekce KPI nebo Celkové přehledy.
Kam fyzicky techniku přesunout či kde nechat zkontrolovat?
Při větším množství přebírané techniky nebo pokud není technika zcela funkční či ji chybí operační systém například je velkou pomocí servisní společnost Datasys, kde je možné po předchozí domluvě techniku přemístit a nechat zkontrolovat.
Adresa místa: Datasys, Jeseniova 20, Praha 3
Proces předávání:
- S Datasysem máme nasdílen tento excel, kde zadáme požadavky na techniku (Jméno organizace, IČo, druh zařízení a počet kusů a v Airtable na daném záznamu zadám stav "V přípravě"
- Jakmile Datasys připraví, tak zadá specifikaci do pole "Typ zařízení" a do pole "Datasys status" vyplní "Připraveno k odběru"
- Změním v Airtable stav "Vyzvednutí naplánováno", kdy se odešle poloautomatický email do sbírky o vyzvednutí techniky. Do emailu přihodím konkrétní informace o typu zařízení a odešlu na žádající organizaci.
- V nasdíleném excelu změním Status Sbírka na "Vyzváni k odběru"
- Jakmile si vyzvednou, Datasys vyplní Datum převzetí a zašedne řádek jako uzavřený. Koordinátor dle toho si pak aktualizuje hodnoty v Airtable.
| Anchor | ||||
|---|---|---|---|---|
|
...
Stane se, že když technika vypadne, tak se snažíme jim poskytnout jinou.
- Pokud chybí licencovaný operační systém, pak lze domluvit licence zdarma přes Karla Klatovského z Microsoftu (na slacku) - může zaslat licence na Windows 10
- Pokud potřeba pomoci s instalací či reinstalací SW - lze zkusit kontaktovat pobočky Mironetu. Zjistit jestli mají pobočku, a jestli jsou ochotni s tím pomoci. Je tam domluva s ČD, že by mohli s technickou stránkou pomoci. Či je odkázat na IT technika v místní škole, zda by jim mohl pomoci.
Notebooky a tablety lze posílat poštou - tedy zkusit ověřit, zda by dárce mohl techniku i zaslat kurýrem. Datasys toto umožňuje - avšak jen na náklady příjemce.
Pokud je potřeba likvidace/ dar šrotu, pak kontaktovat společnost Ekologistic - cca 10% hodnoty, která jde na výtěžek (podrobněji rozepsáno zde)
Datasys - společnost, která pomáhá s distribucí monitorů a repasem notebooků - kontaktní osoba je David Kříž kriz@datasys.cz
❓ Kdybys měl/a jakékoliv otázky, ozvi se Gabriela Chladilová, Anežka Müller
...