Cílem této stránky je popsat samostatný proces přípravy komunikačního launche a dát jasný návod, co kdo má dělat, s kým se na koho obracet, kdo z kmenového týmu funguje jako garant konkrétní aktivity.
...
| Taktika | Výstupy | Cíl | Nutné aktivity | Kdo je za ně odpovědný |
|---|
| Public relations | - oslovení médií pro exkluzivní výstup
- připravený médialist
- tisková zpráva
- tisková konference (!!! preferovaná v případě dokončeného projektu, novináře zajímají výsledky)
- online event pro novináře (v případě představení nového projektu)
| - informovat novináře o nově spuštěném projektu, problému, který budeme řešit apod.
- TK - v případě potřeby hlubšího vysvětlení tématu novinářům zorganizovat tiskovou konferenci online nebo offline
- přiblížit problematiku a pro některé novináře to splní funkci TK
| - vytipování novinářů pro oslovení k exkluzivnímu výstupu
- příprava krátkého textu pro oslovení novinářů pro exkluzivní výstupy
- vypracování seznamu novinářů = médialist, pro které je naše téma relevantní
- příprava zadání pro PR kolegyně
- příprava grafické přílohy k tiskové zprávě - obrázek, infografika atd
| PR Česko.Digital + partner na straně zadavatele |
| Emailing | - zařazení do pravidelného newsletteru ČD
- emaily na dobrovolníky z komunity příp. na partnerské organizace
| - komunitě ve stručném přehledu připomenout pro případ, že by ve Slacku přehlédla
- odkomunikovat v newsletteru s linkem na článek a výzvou ke sdílení
| - příprava podkladů pro redakci ČD, která zpracovává newsletter
- příprava textu pro emailing
- příprava šablony v Ecomailu
- testovací emailing
- rozeslání emailingu
| Obsah Česko.Digital marketingoví koordinátoři z realizačního týmu |
| Obsahový marketing | - intro článek představující daný projekt
- rozhovor se zástupci zadavatele a dobrovolníků z komunity ČD
| - představit projekt a tým, přiblížit detail tématu/projektu - jaký problém řeší a proč jsme ho do komunity přijali (proč věříme, že projekt může opravdu pomoci vyřešit nějaký společesnký problém)
- v intro článku o projektu na blog by mělo být stručně uvedeno, jak se k nám projekt dostal (kdo je vlastníkem, že je to jeden z prvních projektů, který prošel inkubací a rozhodli jsme se ho realizovat - to může být jeden z key messages) + fotky celého týmu, který na tom aktuálně dělá
- formát rozhovoru detail tématu/projektu dále rozvíjí
| | Obsah Česko.Digital + partner na straně zadavatele |
| Komunikace na sociálních sítích | - přesdílení mediálních výstupů
- publikování stories s citacemi
| - sdílet informace o projektu s cílovými skupinami mimo interní komunitu, při launchi intenzivnější komunikací okolo tématu; téma/projekt následně průběžně připomínat skrz významné milníky nebo zajímavá čísla (př. v případě Učíme online 1x měsíčně připomenout čísla, která se nám podařilo dosáhnout, komunikovat zajímavý výstup v médiích apod).
- ve všech textech by se mělo objevit proč ten projekt existuje, co řeší, komu a jak pomáhá
| - výběr citací pro Stories
- příprava grafiky Stories
- sledování média monitoringu
- textace příspěvků ke sdílení intro článku z blogu ČD
| Jindřich Oukropec+ mktg koordinátoři |
| Interní komunikace | - zprávy ve Slacku
- interní event pro celou komunitu
| - informovat komunitu více do detailu
| - textace zprávy ve Slacku
- příprava interního eventu
- kdy se bude event konat, pozvánky na google meet
- kdo tvoří organizační tým (technická podpora, moderátor, DJ, hlídač času, textař případných follow-up emailů)
- scénář eventu
- příprava grafiky "save the date" a její postování do Slacku
| marketingoví koordinátoři z realizačního týmu a projektový tým |
| Grafika | - grafické ztvárnění daného launche (např. formou samolepky)
|
| - příprava zadání včetně poskytnutí grafických podkladů od zadavatele
| může pomoci částečně Lukáš Návesník, ideálně ale má projekt svého dobrografika + partner na straně zadavatele |
...
| Pořadí jednotlivých aktivit | Načasování aktivity | Co je potřeba zařídit | Kdo je za to odpovědný |
|---|
1. příprava eventu | 3 týdny před datem konání | - stanovení datumu konání akce
- kontrola, že se vybraný datum nekryje s dalšími online akcemi (webináře UO, webináře čedu)
- vytvoření pozvánky na daný den a hodiny v Google Meet s licencí pro 250 osob
- obsah akce - co se na eventu bude dít, kdo na něm bude vystupovat a s jakým tématem
- domluvení se s vystupujícími na detailech jejich vstupu
- určení rolí
- moderátor
- technická podpora
- správce a překlikávač prezentace
- hlídač časomíry (pokud máme speakry)
- DJ
- fotograf - kdo pořídí print screen obrazovky při přípitku
- koordinátor speakrů
- příprava scénáře
- příprava medailonků a anotací (pokud budeme mít vystoupení speakrů)
- příprava grafiky "Save the date"
- příprava grafiky medailonků (pokud je potřeba)
- příprava textu pro emailing na dobrovolníky
- příprava emailing listu (emailové adresy dobrovolníků)
- příprava samotné rozesílky v ecomailu + přidat do přílohy ICS soubor (kliknutím si mohou přidat událost do kalendáře) / nebo tlačítko DONDU
- příprava prezentace - grafika, texty
- založení Sli.do pro pokládání otázek (pokud je relevantní)
- bude potřeba následně po akci sdílet cokoliv z ní na sociální sítě? Pokud ano, je potřeba dát včas (ideálně ty 3 týdny před) Lukáš Návesník tuto informaci a domluvit se, jaké podklady k tomu Lukymu dodáme, a kdy.
| organizační tým pro event + (emailing v ecomailu pomůže Lukáš Návesník) |
| 2. oznámení o konání eventu | 2 týdny před datem konání | - postujeme oznámení o konání eventu společně s grafikou "Save the date" do kanálu General a do daného projektového channelu
- rozesíláme pozvání na event přes emailing na dobrovolníky (ne všichni jsou aktivní na Slacku, zejména pokud projekt běží více než rok)
| projektový koordinátor ve spolupráci s organizačním týmem pro event |
| 3. sladění se všemi vystupujícími | 1 týden před datem konání | - setkání se organizačního týmu a všech vystupujících
- sladění se na detailech
- upozornění, že hlavní účinkující potřebují kvalitní připojení k internetu
- ujištění se, že každý ví, jaká je jeho role v den konání eventu a že s ní každý počítá
- přejdeme si scénář krok za krokem - mentálně si přehrajeme celý event před očima a snažíme se vychytat poslední drobnosti
- domluvíme si případný plán B - co dělat když
- se speakrovi sekne obraz
- se moderátorovi sekne obraz
- budeme mít na online setkání nezvané hosty
- nebude fungovat technika - sdílení prezentací, Slido...atd
| organizační tým pro event |
| 4. den D - konání eventu | v den eventu | - postujeme připomínku o konání eventu do kanálu General a do daného projektového channelu
- ujistíme se, že
- máme finální prezentaci
- v prezentaci jsou všechny prolinky funkční
- všichni v organizačním týmu a všichni vystupující s dnešním dnem počítají
- nenastala u nikoho nenadálá událost, kterou bychom museli řešit na poslední chvíli
- domluvíme se, že technická podpora se na Google Meet připojí 30 minut před začátkem eventu, zbytek týmu a účinkující 15 minut před začátkem eventu
- 15-20 minut před začátkem eventu si zkontrolujeme, že
- funguje sdílení
- každý ze speakrů je dobře slyšet
| organizační tým pro event |
| Po skončení eventu | v ten samý den po skončení eventu | - postování print screenu z eventu do daného projektového channelu
| organizační tým pro event |
| následující dny po skončení evetu | - následující den nebo dny po konání eventu postování print screenu z eventu na sociálních sítích se stručným shrnutím eventu
- je potřeba se na sdílení na socme s Jakub Šnorbertdomluvit předem
| |
| týmová retrospektiva | - do max. týdne od konání eventu zorganizovat týmovou retrospektivu
- na retrospektivě si otevřeně říkáme: co se nám povedlo // co se nám nepovedlo // co chceme do budoucna určitě zopakovat // jaké konkrétní kroky si bereme do realizace
|
|
...
