Tato stránka by měla poskytnout základní vhled do současné koordinace sbírky počítačů.
...
- Osloví se dárce se zjištěním počtu, stavu a dostupnosti techniky - podrobnosti viz. kapitola Co zjišťovat?
- Provede se aktualizace zjištěného v Airtable viz. kapitola Kde vše registrovat?
- Jakmile je technika připravena na předání, pak dle seznamu v Airtable se začne nabízet zařízení zájemcům. Je potřeba ověřit, zda původně zadaný požadavek je stále platný.
Logika přiřazování - přiřazuje se zařízení dle
- dle typu zařízení
- nejstaršího požadavku
- vzdálenosti od dárce
- dle typu instituce
(př. Základní školy - dostaly státní příspěvek na novou techniku k zapůjčení do rodin. Obdobně tak i gymnázia také dostala příspěvek, takže tyto instituce nemají takovou prioritu jako ostatní neziskové organizace)
☝️Pozor 1 výjimka, což jsou monitory - tam je potřeba je umístit, protože jich máme více než PC. Monitory jsou v současnosti nyní (19-2-2021) uloženy v Datasysu.
- Jakmile zájemci potvrdí aktuálnost svého požadavku, tak se provede propojení s dárcem na domluvu data a času vyzvednutí.
- Aktualizuje se Airtable v obou tabulkách. Pozor - nutné si hlídat počty aktuálně dostupného vs nabídnutého zařízení.
- Příjemci a dárci je potřeba také poslat smlouvu, kterou si mezi sebou podepíší.
- ☝️Pozor, pokud je smlouva s dárcem na Česko.Digital, pak je potřeba vše pohlídat - více info viz.: Jak hlídat smluvní podmínky.
- Vyzvednutí techniky a podepsané smlouvy za ČD se aktualizují v Airtable a uloží se na úložiště zde
- Po předání darované techniky dárci poděkujeme za ochotu pomáhat (ideálně telefonicky) a vyžádáme si logo společnosti, aby bylo možné jej umístit na náš web.
📇 Kde vše registrovat?
Udržují se 4 základní seznamy zde v Airtable - které dávají základní přehled a propojení nabídky s požadavky. Základní ukazatel rozpracovanosti předání techniky je pole "Status" .
...
- Co jeden řádek, to jeden typ techniky, pokud v nabídce nejsou všechny typy uvedeny - tzn. pokud zadání žádosti xPc i x ntb., tak potřeba rozdělit do 2 řádků
- Pokud požadavek většího počtu, pak se ověřuje jeho oprávněnost - nebo se domluví dle nabídky předat část a další část nechat na pozdější předání
- pole Status - udává stav rozpracovanosti žádosti
- stav Nová žádost o HW -
- nastaví se při odeslání žádosti z formuláře spolu s označením záznamu v poli Name
- stav Nabídnuto se vybere při provázání s nabídkou dárce. Při změně stavu se odešle na sbírku přípravný email pro verifikaci požadaku (je potřeba pouze doplnit počet a přiřazený typ techniky, pokud má dárce více typů).
- stav Připraveno k vyzvednutí - vybere se ve chvíli, kdy je technika připravená k vyzvednutí a je možné přejít k propojení s dárcem a domluvu vyzvednutí. Změna na tento stav provede odeslání emailu do inboxu sbírky jako přípravný email pro odeslání příjemci na vyzvednutí. Pozor - lze nastavit automation pro specifického dárce. Je potřeba pouze doplnit dodatečné informace a přeposlat příjemci.
- stav Vyzvenuto/U rodiny - zadává se, když si příjemce techniku vyzvedne či ji obdrží kurýrem.
- stav Nabídka nevyužita - zadává se, pokud se provede nabídnutí, ale příjemce buďto nereaguje či ji odmítne.
- stav Storno poptávky - pokud si to zadavatel rozmyslí a žádost chce zrušit.
- stav Historie - je určen pro záznamy, které byly převedeny z jiné datové struktury OLDSbírka - potřeby_do2020
Sbírka_Dárci ORG - přehled dárců (jak dárců techniky, tak finančních darů, jež byli účelově vázány na Sbírku počítačů)
Sbírka_Žádající ORG - přehled žádajících organizací - základní dělení na neziskové org., školy a jiné
- Pro 1 org. může být více řádků - např. jiný kontakt či jiná organizační složka
- ☝️Důležíté - je potřeba si NNO ověřovat, zda pracují s dětmi či v oblasti vzdělávání dětí. Tedy ne každá NNO má nárok žádat o techniku.
Sbírka_Darování šrotu - je nastaven formulář a tabulka pro možnost registrace potenciálních dárců šrotu, jež se registrují z webu Sbírky počítačů - zatím nevyužito
Statistiky v Airtable - základní přehledy jsou zobrazitelné přes Apps - sekce KPI nebo Celkové přehledy.
🤝 Jak hlídat smluvní podmínky
- Běžný postup je, že dárce (společnost) s příjemcem (nezisk. org./škola) podepíší mezi sebou darovací smlouvu. Vzor je dostupný zde
- Pokud se odebírá od firmy více přístrojů a je třeba okamžitě reagovat, pak může také výjimečně přebírat Česko.Digital, který se tím pádem stává distributor techniky vůči neziskovkách a školám (jiný vzor smlouvy zde, kde je dárce Česko.digital Digital a ta se sepisuje s neziskovkou - pozor, tam je vždy potřeba, aby koordinátor sbírky zkontroloval smlouvu!
...
- důvod - neefektivnost - velké množství naší práce vůči přínosu z daru
- Když je požadavků příliš a dárce je v dané lokalitě, tak je vhodné zprostředkovat
- Případně odkázat na jinou sbírku - Počítače dětem sbírka, která běží a shromažďuje od jednotlivců (IT people jim pomáhá) nebo Mironet - má sbírku a ti jsou schopní technicky zkontrolovat a darovat přímo jednotlivcům.
- Smlouvy za stranu ČD podepisuje Eva Pavlíková - v elektronické podobě stačí přeposal na její email.
- Smlouvy s ČD se ukládají na specifické sdílené úložiště s účetní firmou zde a pro přehledost v rámci žádostí také v Airtable.
| Anchor | ||||
|---|---|---|---|---|
|
...
Na straně dárce - je potřeba zjišťovat:
- v V jakém stavu ta technika je - jestli tam vše funguje, jak má?
- jak Jak moc je kompletní, jestli má monitor, má kabely, má funkční kameru?
- zda Zda obsahuje i licencovaný operační systém a jaký?
- Pokud je to PC, zda je to včetně monitoru a kabeláže?
- Místo odběru a kontakt na osobu, se kterou bude možné vyzvedávání techniky
- Ověřit si, jakým způsobem chtějí dar zpropagovat a jestli budou potřebovat od příjemců nějakou foto-dokumentaci či jiné podmínky plnění.
- Ověřit smlouvu a její smluvní podmínky, pokud dárce chce sepsat smlouvu s ČD a chce použít svoji smlouvu.
POZOR: Pokud se ozve dárce je potřeba zjistit, také kdy ta technika bude:
...
- Ověřit požadavek, zda je stále platný a mají o dané zařízení zájem.
- Pokud se zájemce emailově neozve do 4-5ti dnů, pak je dobré zkusit zavolat a hned zjistit situaci, aby bylo možné nabídnout techniku jinému zájemci
- Pokud požadavek již není platny, pak uvést do poznámky v Airtable a platný pak změna stavu na Storno požadavku.
- Je potřeba propojit a hledat v tom okolí (také záleží kolik kusů počítačů se přdává) - cca do 150km je reálné předání při větším počtu
- Vždy je potřeba dotázat se, zda je možné, aby si zájemce techniku sám vyzvedl, pokud ne je možné řešit např. přes dobrovolníky (máme dobrovolníka v okolí Hradce Králové např. distribuci 5ti počítačů nyní prováděl)
...
Stane se, že když technika vypadne, tak se snažíme jim poskytnout jinou.
- Pokud chybí licencovaný operační systém, pak lze domluvit licence zdarma přes Karla Klatovského z Microsoftu (na slacku) - můžu může zaslat licence na Windows 10
- Pokud potřeba pomoci s instalací či reinstalací SW - lze zkusit kontaktovat pobočky Mironetu. Zjistit jestli mají pobočku, a jestli jsou ochotni s tím pomoctpomoci. Je Je tam domluva s ČD, že by mohli s technickou stránkou pomoci. Či je odkázat na IT technika v místní škole, zda by jim mohl pomoci.
Notebooky a tablety lze posílat poštou - tedy zkusit ověřit, zda by dárce mohl techniku i zaslat kurýrem. Datasys toto umožňuje - avšak jen na náklady příjemce.
Pokud je potřeba likvidace/ dar šrotu, pak kontaktovat společnost Ekologistic - cca 10% hodnoty, která jde na výtěžek
Datasys - společnost, která pomáhá s distribucí monitorů a repasem notebooků .
Monitory - jsou na skladě na 2místech:
- placený sklad - potřeba nabízet jako první (monitory nyní již ve vlastnictví ČD)
- v centru města Prahy (u společnosti Datasys)
- kontaktní osoba je David Kříž kriz@datasys.cz
❓ Kdybys měl/a jakékoliv otázky, ozvi se Gabriela Chladilová, Lucie Zajíčková Anežka Müller