Versions Compared

Key

  • This line was added.
  • This line was removed.
  • Formatting was changed.
Comment: Vloženy aktuální snímky příspěvků pro poptání copywriterů, doplněny pozice pro poptání příspěvků pro jednotlivé části NL, drobné úpravy textů
Info

Tento návod slouží pro koordinátory newsletteru číst.digital. Je podrobný a vede krok za krokem. Najdete zde všechny důležité odkazy, informace i přesný postup, jak na koordinaci newsletteru.

...

Info

Text newsletteru je samozřejmě potřebné někam psát a koordinátoři potřebují taktéž místo, kam by napsali novinky z projektů.

1. Založ novou složku pro newsletter.

...

2. Vytvoř dokument pro newsletter a koordinátory*koordinátroky.

  •  Ve složce se šablonami najdi vzor na newsletter a vzor dokumentu pro koordinátory*koordinátorky, které jenom zduplikuj, zařaď do správné měsíční složky a rovnou změň link na veřejný, editovat může každý, kdo má link.

...

Info

Dokumenty zkopírované, je potřeba je upravit tak, aby byly připravené pro sdílení dál.

1. Uprav dokument pro newsletter.

  •  Změň název dokumentu = Newsletter č.d za (název předchozího měsíce)
  •  Přidej do hlavičky odkaz na předchozí newsletter z blogu.
  •  Místo XX za lomítkem v titulku přidej číslo aktuálního newsletteru.
  •  Ponechej všechno ostatní tak, jak je.

...

2. Uprav dokument pro koordinátory*koordinátorky.

  •  Doplň v dokumentu žluté části.
  • Aktuální vydání newsletteru – novinky za měsíc = Doplňuješ předešlý měsíc.

  • ⏱ Konečný termín pro dodání textů je do XXX do půlnoci. = Doplňuješ termín pro dodání textů od koordinátorů*koordinátorků.

    📨 Nový newsletter chceme poslat do světa XXX. = Doplňuješ termín, kdy newsletter budeme rozesílat.

  • Nevíte, o čem jste psali minule? 🤔 Předešlý newsletter najdete zde. = Doplňuješ odkaz z blogu Česko.Digital na předešlý newsletter.

  • Rozpracovaný dokument s aktuálním NL najdete zde. = Doplňuješ odkaz na aktuální newsletter, tedy dokument, který si upravoval/a před tímto krokem. Sdílení dokumentu nejlépe zatím nastav na režim komentování.

  • Za tým obsahového týmu děkuje koordinátor newsletteru XXX = Doplňuješ své jméno.

  • P.S.: Pokud si něčím nejste jistí nebo se mnou chcete cokoli vyřešit, označte mě v dokumentu do komentáře pomocí e-mailu XXX. Díky! = Doplňuješ svůj e-mail.

...

  •  Zkontroluj podle veřejného přehledu projektůnázvy projektů v dokumentu. Je to nutné hlavně kvůli tomu, že projekty mohou být už ukončené nebo se jim mohl změnit název.
  •  Před vykopnutím poptávky na koordinátory je krátká schůzka s editorkama, aby se ujasnilo, které články do NL půjdou a jaké projekty mají daný měsíc prioritu.

3. Přidej odkazy dokumentů do Trello kartičky.

  •  Aby se daly dokumenty k newsletteru lehko dohledat, vlož je do kartičky newsletteru v Trellu.

...

Abychom získali do dokumentu update z projektů v Česko.Digital za poslední měsíc, je potřeba poptat texty od koordinátorek* koordinátorů jednotlivých projektů či dalších rolí - přehled rolí pro jednotlivé části je níže. Stačí přidat příspěvek do Slacku (#core-team) a označit všech ve vlákně.

V rámci newsletteru nerozlišujeme, zda se jedná o interní nebo externí projekty (realizované společně se zadavateli jako jsou neziskovky, firmy atd.) či projektu poskytujeme již jen support. Sbíráme podklady od všech. A nezapomínáme ani na vstupy z komunity.

Info

Seznam koordinátorek*koordinátorů Koordinátorů projektů najdeš v přehledu v Airtable Veřejný pohled koordinátorů projektů.

Podklady k obsahu sbíráme:

  • k projektům od koordinátorů*koordinátorekKoordinátorů projektů nebo Marketingových koordinátorů projektů

  • k edu.digital od Koordinátora projektů @č.Edu

  • na eventy od …o a partnership od Event Leada a Marketing managera

  • k merchi od Brand Product Owner

1. Zkontroluj, jaké texty pro projekty jsou už hotové.

Někdy se komunikace k velkým milníkům nebo novinkám v organizaci a v projektech píše předem. Proto nechceme duplikovat práci a stavět na už vytvořených textech.

...

  • Kontaktuj obsahového manažera*manažerku nebo dobrovolnické koordinátorky*koordinátory obsahu, kteří ti upřesní, co se v rámci obsahu tvořilo a jaké texty by už mohly být hotové.

2. Vytvoř si seznam osob pro označení do vlákna a zkontroluj jména.

  •  Zařaď si projekty, které už mají napsané texty (viz předešlý krok), do samostatného seznamu. Řiď se v Airtable podle sloupce “Projekty”, kde vidíš, kterých projektů “se zbavit”.
  •  Podle veřejného přehledu projektů (řiď se hlavně částí “Realizace” a “Support”) přejdi všechny projekty jednotlivě (i ty, které si si předtím vyřadil/a) a udělej seznam + check jmen (primárně marketing lead nebo scrum master či projektové koordinátory*koordinátorky). Je totiž možné, že se někteří z nich změnili nebo se k týmu přidal někdo nový. Označ i support koordinátorky*koordinátory.

...

Vzor zprávy do vlákna:

💜 EXTERNÍ PROJEKTY

Projekt: @jméno, @jméno, @jméno

Projekt: @jméno, @jméno, @jméno

Projekt: @jméno, @jméno, @jméno

💙 INTERNÍ PROJEKTY

Inkubátor č.d: @jméno

č.edu: @jméno, @jméno

Partnership: @jméno

Jak si žijeme v komunitě: @jméno

PROJEKTY, KTERÉ UŽ MAJÍ NEBO BUDOU MÍT HOTOVÉ TEXTY

Projekt: @jméno, @jméno, @jméno

Projekt: @jméno, @jméno, @jméno

3. Oslov koordinátory*koordinátorky v kanálu #core-team.

Vzor zprávy:

📰 Komunitní newsletter číst.digital

Ahojte! 👋 Začíname v rámci #ceskodigital-obsah připravovat newsletter č.d za předešlý měsíc 2021, do kterého vybíráme i ty nejzajímavější novinky ze světa č.d projektů (chceme ponechat NL čtivý a všechny updaty za projekty tam kvůli velké délce dát nemůžeme).

Newsletter chodí více než 3900 členům komunity a téměř polovina si ho otevře.Odkazy u hlavních témat může proklikávat až stovky lidí. Proto se nám neváhejte svěřit s výjimečnými událostmi, které se vám na projektech dějí. Máte možnost ukázat spoustě dobrovolníků, o čem projekt je, co jste dokázali a jak se k vám mohou připojit.

Snažte se prosím napsat co nejstručnější texty.

Newsletter budeme chtít poslat do světa pravděpodobně XX. měsíc.

POZOR: :bangbang: Termín je do XX.X. do půlnoci. :bangbang:

Texty prosím hoďte k názvu svého projektu do tohoto dokumentu, a ne do vlákna.

Děkuju! :heart:

Připrav si zprávu – přepiš nebo doplň ve vzoru žluté části podle toho, o jaký newsletter se jedná:

  •  newsletter č.d za předešlý měsíc 2021 = Doplň název předešlého měsíce.
  •  pravděpodobně XX. měsíc = Doplň datum, kdy vyjde newsletter.
  •  Termín je do XX.X. do půlnoci. = Doplň deadline, dokdy mají koordinátoři dodat texty.
  •  projektu do tohoto dokumentu, a ne do vlákna. = Doplň odkaz na dokument pro koordinátory, který si vytvářel/a v předešlých krocích. (Pozor, změň nastavení sdílení na “Kdokoliv s odkazem = Redaktor”.)

...

  •  Vlož zprávu do kanálu #core-team ve Slacku.

...

Info

Newsletter vždy obsahuje novinky nebo projekty měsíce, které je potřeba dopředu určit, abychom věděli, které z nich máme dát do úvodní části newsletteru.

1. Novinky ladíš společně s Content Lead a Marketing manager

Panel
panelIconId260e
panelIcon:telephone:
panelIconText☎️
bgColor#E6FCFF

Na naplánovaném callu si spolu s Content Lead a Marketing manager odladíš, co musí být součástí Newsletteru pro daný měsíc, tak aby to bylo v souladu s celkovou marketingovou strategií komunity.

...

Info

Texty od koordinátorů potřebují dodatečné úpravy a druhé oči. Proto v tomto kroku sháníme copywritery, kteří upraví nejenom texty od koordinátorů, ale také zeditují ostatní části newsletteru, vymyslí headline a perex a připraví příspěvky na sociální sítě a Slack.

Při té příležitosti je fajn rovnou poptat korektora, který přijde na řadu téměř nakonec.

1. Oslov copywritery v kanálu #ceskodigital-obsah.

Připrav si zprávu do kanálu a do vlákna – přepiš nebo doplň ve vzoru žluté části podle toho, o jaký newsletter se jedná:

Vzor zprávy do #ceskodigital-obsah:

:newspaper: Newsletter číst.digital. Ahojte. :wave: Chci se zeptat, kdo má zájem se podílet se na přípravě newsletteru Česko.Digital za XXX. Nebojte, ti, co by se chtěli zapojit a nevědí, o co jde, tak všechno vysvětlím. :catlove:

:writing_hand: Budeme potřebovat copywritery*copywriterky a korektorku*korektora.

Víc info a prosba ve vlákně. :speech_balloon:

  •  na přípravě newsletteru Česko.Digital za XXX = Doplň název aktuálního měsíce.
Vzor zprávy do vlákna daného příspěvku v kanálu:

:question: S kým můžu počítat, prosím?

V příspěvku v #core-team jsem vykopl*a info pro koordinátory*koordinátorky, kteří*které nám sepíšou základní projektové texty. Z těch a mnohých dalších věcí budeme vycházet při psaní. Deadline na projektové updaty mají do XX.XX. do půlnoci.

:hourglass_flowing_sand: Texty budeme psát od XX.XX do XX.XX do půlnoci.

Head, perex a socky do XX.XX do půlnoci.

:white_check_mark: Korektura by potom šla na řadu někdy kolem XX.XX.

:calendar: Newsletter bychom chtěli vykopnout XX.XX.

Strukturu newsletteru můžete navnímat v předešlém vydání.

Pokud teda máte čas a chuť, napište prosím sem do vlákna :thread:, zda byste se chtěli zapojit. :blush: Dík. :heart:

Trello kartička pro newsletter je tady.

  •  Do XX.XX. do půlnoci = Doplň termíny uvedené u všech bodů v textu dle rozplánování v Trello kartičce pro daný měsíc. Popř. uprav i čas.
  •  Strukturu newsletteru můžete navnímat v předešlém vydání. = Přidej odkaz na předešlý newsletter na blogu Česko.Digital.
  •  Trello kartička pro newsletter je tady. = Přidej odkaz na kartičku v Trellu.

...

Note

Nezapomeň průběžně sledovat, co se v příspěvku děje a kdo na zprávu reaguje. Popřípadě označ konkrétní dobrovolníky*dobrovolnice, kteří *které se obvykle přidávají.

Ideální je od přihlášených dobrovolníků *dobrovolnic předběžně zjistit, jestli se chtějí ujmout nějaké konkrétní části - např. konkrétních projektů nebo třeba příspěvků na socky…

...

Příspěvek do #ceskodigital-obsah

Vzor zprávy do #ceskodigital-obsah:

:newspaper: Copy pro newsletter č.d :small_orange_diamond: Ahojte, přišel čas. Jdeme společně psát nový newsletter č.d! :unicorn_up:

:hourglass_flowing_sand: Deadline copywritingu pro newsletter: XX.XX. do půlnoci. :bangbang:

Jak to teda bude probíhat a co všechno bude potřeba? Více ve vlákně. :speech_balloon:

...

Vzor zprávy do vlákna daného příspěvku v kanálu:

:man_and_woman_holding_hands: Počítam s tímto týmem:

Copywriteři: @jméno @jméno @jméno @jméno
Korektura: @jméno
Koordinace: @jméno

:spider_web: Důležité odkazy:

1. Dokument s newsletterem, kde budeme psát text, najdete TADY.
2. Toto je Trello kartička pro newsletter.
3. Podívejte se prosím na tento dokument, kde je velmi stručně sepsaná struktura NL (je potřeba ho ještě aktualizovat, ale není to moc změn). Ujasní vám to jeho stavbu a to, co řešíme v jednotlivých částech.

:writing_hand: Průběh psaní:

1. Na začátku dokumentu najdete odkaz na předešlý NL. Můžete si ho přečíst a abyste pochopili, co jednotlivé časti obsahují a trošku navnímali tonalitu.
2. Při každém textu, který je potřeba upravit, označím pomocí komentáře a emailu lidí, kteří si ho vezmou na starosti a do komentáře přidám popis, co je třeba s daným textem udělat. 
3. Řiďte se prosím pokyny v komentářích, většinou je potřeba text upravit a učesat tak, aby dával smysl.
4. Můžete text upravit buď v návrzích nebo jej rovnou přepsat.
5. Budeme vám na to průběžně dávat zpětnou vazbu.
6. Prosím, nezasahujte jiným copywriterům do textů, věnujte se jen tomu svému.
7. Nemusíte se bát toho, že byste něco napsali špatně, všechno budeme ještě jako koordinátoři procházet a kontrolovat.

Pokud byste měli nějaké otázky nebo si něčím nebyli jistí, obraťte se na mě. :blush:

:warning: Počkejte teda prosím na to, až vás označím v jednotlivých úkolech.

Díky moc a těším se na vás v dokumentu! :clap:

  •  Dokument s newsletterem, kde budeme psát text, najdete tady. = Přidej odkaz na dokument na disku, v kterém se tvoří už samotný text Newsletteru.
  •  Trello kartička pro newsletter je tady. = Přidej odkaz na kartičku v Trellu.

...

Udělej tak při těchto částech NL:

  • Headline

@emailcopywritera prosím, po tom, co bude newsletter už skoro napsaný, vytáhni nejdůležitější info a novinky do zajímavého titulku, který bude lidi nutit newsletter rozkliknout. 

Pokud chceš inspiraci, jak na to, můžeš se podívat na nějaké předešlé (na ten poslední je odkaz v záhlaví a další jsou na https://blog.cesko.digital/ ). Klidně nahoď více titulků a dáme si vědět, který je nejlepší, případně poradíme, pokud nebudeš vědět. 

Až budeš mít titulek hotový, prosím označ komentář za hotový. :)

  • Perex

@emailcopywritera prosím, po tom, co bude newsletter už skoro napsaný, vytáhni nejdůležitější info a novinky do perexu, který bude pěkně uvádět newsletter a nalákat čtenáře k tomu číst dál.

Jak to budeš mít hotové, označ zase prosím tento komentář za hotový. Pro inspiraci se můžeš podívat na nějaké předešlé (na ten poslední je odkaz v záhlaví a další jsou na https://blog.cesko.digital/). Díky moc.

...

Tento text je většinou napsaný dopředu. Pokud ne, zadej ho podobně jako text z Novinek z projektů:

@emailcopywritera Poprosím tě o zpracování a zeditování tohoto projektového textu.
Je důležité, aby byl krátký a svižný. Zároveň ponechat to důležité. Zbavit se vaty a jít k věci, ale zase nezapomínat na emoce. :)
Vyznač také tučným písmem slova, které nosí hlavní myšlenky a jsou vhodné ke skenování textu očima.
A v textu prosím psát ve formě tonality, jakoby to ten projekt psal za sebe: Grafici v projektu zvládli; Náš nový tým připravil; Učíme online získalo; Vývoj naprogramoval...
Na závěr, pokud je to realizovatelné, doplnit výzvu pro čtenáře k akci a případný odkaz držet dle formátu - viz předešlé NL.
Jak to budeš mít hotové, označ prosím komentář za hotový. Děkuju! :)

  • Novinky z projektů

@emailcopywritera Poprosím tě o zpracování a zeditování tohoto projektového textu.
Je důležité, aby byl krátký a svižný. Zároveň ponechat to důležité. Zbavit se vaty a jít k věci, ale zase nezapomínat na emoce. :)
Vyznač také tučným písmem slova, které nosí hlavní myšlenky a jsou vhodné ke skenování textu očima.
A v textu prosím psát ve formě tonality, jakoby to ten projekt psal za sebe: Grafici v projektu zvládli; Náš nový tým připravil; Učíme online získalo; Vývoj naprogramoval...
Na závěr, pokud je to realizovatelné, doplnit výzvu pro čtenáře k akci a případný odkaz držet dle formátu - viz předešlé NL.
Jak to budeš mít hotové, označ prosím komentář za hotový. Děkuju! :)

  • Jak si žijeme v komunitě

@emailcopywritera Poprosím tě o zpracování a zeditování této kategorie.

Je důležité ho co nejvíc zkrátit, ale zároveň ponechat to důležité. Zbavit se vaty a jít k věci, ale zase nezapomínat na emoce. :) Plus zkontrolovat všechny odkazy, popřípadě je přidat tam, kde chybí, a v textech většinou hovoříme MY jsme zvládli, nám se podařilo apod.

Vyznač také tučným písmem věty nebo slova, které nosí hlavní myšlenky a jsou vhodné ke skenování textu očima.

Jak to budeš mít hotové, označ prosím komentář za hotový. Děkuju! :)

  • Nachytři se s námi

@emailcopywritera Poprosím tě o zpracování a zeditování tohoto textu.

Je důležité ho co nejvíc zkrátit, ale zároveň ponechat to důležité. Zbavit se vaty a jít k věci, ale zase nezapomínat na emoce. :) Plus zkontrolovat všechny odkazy, popřípadě je přidat tam, kde chybí, a v textech většinou hovoříme MY jsme zvládli, nám se podařilo apod.

Vyznač také tučným písmem věty nebo slova, které nosí hlavní myšlenky a jsou vhodné ke skenování textu očima.

Jak to budeš mít hotové, označ prosím komentář za hotový. Děkuju! :)

  • Posty na socky č.d

@emailcopywritera Mohla bych tě poprosit napsat texty na sociální sítě - pro Facebook, Twitter a LinkedIn? :) Hodila jsem ti sem i příspěvky, které jsme pustili ven předtím, pro inspiraci. Nejlepší je počkat na to, jak bude newsletter téměř hotový, tzn. do posledního deadlinu pro copywritery, aby se dalo vypíchnout to nejlepší.

Není potřeba používat tučné písmo, ale snaž se do textu zařadit nějaké emojis. Doporučuju stisknout klávesu Windows + tečku a vybírat z nabídky emotikonů.

Jak to budeš mít hotové, označ prosím komentář za hotový. Děkuju! :)

  • Zpráva do komunity

@emailcopywritera Prosím to, co je nahoře při sockách, je potřeba zpracovat jako zprávu pro komunitu do hlavního kanálu. Mysli na to, že to jde do komunity, takže by to mělo být psané trošku jinak než pro venkovní svět. :) Máš zde i ukázky textů ve Slacku.

Vyznač také tučným písmem věty nebo slova, které nosí hlavní myšlenky a jsou vhodné ke skenování textu očima. A snaž se do textu zařadit nějaké emojis. Doporučuju stisknout klávesu Windows + tečku a vybírat z nabídky emotikonů.

Jak to budeš mít, označ prosím komentář jako hotový. Moc děkuju!

...

Editorskou korekturu předej na Marketing managera a Content Leada.

Vzor zprávy do #core-team:

:blue_heart: Ahoj, příprava :newspaper: NL je v pohybu a já prosím @jméno_marketing manažer*ka Česko.Digital o check :point_right: v dokumentu prosím do XX.XX. do 12 hod. :hourglass_flowing_sand: . @jméno, až to budeš mít, prosím předej na @jméno_Content Lead Česko.Digital - prosím o tvůj check do do XX.XX. do 19 hod.

:information_source: Check koordinátorů přijde na řadu v XX.XX. - prosím vydržte, nejdřív to musí projít editorskou korekturou :pray: Díky všem :catflower:

  •  Do XX.XX. do XX hod = Doplň termíny uvedené u všech bodů v textu dle rozplánování v Trello kartičce pro daný měsíc. Popř. uprav i čas.
  •  @jméno doplň dle aktuálně obsazené pozice v Česko.digital.

👨‍💻 Zapracování připomínek a komentářů

1. Vytvoř kopii dokumentu se zpětnou vazbou pro copywritery

Ještě než se vrhneš na všechny úpravy, je potřeba uložit dokument s newsletterm pro copywritery v této rozpracované podobě. Získají tím zpětnou vazbu na své texty a návrhy. Z časových důvodů není možné, aby to zapracoval každý zvlášť.

...

  •  Do dokumentu vlož vodoznak (třeba “ZV pro kopíky”), z kterého bude jasné, že se jedná o dokument, který není určený pro publikaci a dále se na něm už nepracuje.
  •  Do Slacku do původního vlákna s výzvou a pokyny k psaní newsletteru vlož odkaz na dokument se zpětnou vazbou:

Vzor zprávy do #ceskodigital-obsah:

Ahoj, moc díky za skvělou spolupráci :catlove2:. NL už se začíná blížit finální podobě a pokud tě zajímá zpětná vazba od editora na svůj text, mrkni na tento dokument. Času máš kolik chceš, tenhle dokument zůstává tak jak je :wink: Jste skvělí, těším se zas příště :thankyou: :cool-doge:

  •  tento dokument = Vlož odkaz na dokument uložený na disku se zpětnou vazbou pro copywritery.

...

Předání na korekturu napiš do slacku #ceskodigital-obsah do stejného vlákna, jako se řešilo Copy a označ konkrétní osobu, která bude korekturu dělat.

Vlákno v #ceskodigital-obsah

...

🔎 Final check od kmenového týmu

...

Poděkuj všem, co se na NL podíleli ve slacku v koordinačním kanálu obsahu.

Vzor zprávy do #ceskodigital-obsah:

:tada: Nový newsletter máme venku! Velké díky za texty @jméno, @jméno a @jméno i ty dopředu předchystané @jméno, @jméno :clap:, @jméno za korekturu :thumbsup:, @jméno za edit :parrot_thumb:, @jméno za grafiku a rozesílku :cool-doge:, @jméno a @jméno za podcast :microphone:, @jméno a @jméno za koordinaci :heart: Skvělá práce a spolupráce! Těšíme se u příštího vydání :catlove:

💼 Příprava na další newsletter

1. Vytvoř záznam v Trello.

Otevři si obsahové Trello a ze šablony pro newsletter ve sloupečku Šablony (úplně napravo) vytvoř kartičku.

  • Přidej název newsletteru podle měsíce, kdy vychází = Prosincový newsletter / Lednový newsletter

  • Přidej za lomítko pořadové číslo newsletteru = /29, /30, …

  • Kartičku vlož do sloupce “Naplánováno”.

...

2. Rozplánuj newsletter v už vytvořené kartičce v Trellu.

Kartička v Trellu pro další newsletter se vytvářela už po ukončení prací na předešlém newsletteru (krok Příprava na další newsletter).

...