Jak koordinovat sbírku počítačů

Tato stránka by měla poskytnout  základní vhled do současné koordinace sbírky počítačů.

👥 Cíl koordinátora sbírky 

Je potřeba propojit strany (dárce - firmy a příjemce - neziskové organizace či školy či jiné instituce), pomoci jim při vzájemném vyplnění smlouvy, domluvy kdy a kde si zařízení předají - vše se sleduje v Airtable. 

Jak postupovat? 

1. Osloví se dárce se zjištěním počtu, stavu a dostupnosti techniky - podrobnosti viz. kapitola Co zjišťovat? 
2. Provede se aktualizace zjištěného v Airtable viz. kapitola Kde vše registrovat? 
3. Jakmile je technika připravena na předání, pak dle seznamu v Airtable se začne nabízet zařízení zájemcům. Je potřeba ověřit, zda původně zadaný požadavek je stále platný. 

   Logika přiřazování - přiřazuje se zařízení dle

   • dle typu zařízení
   • nejstaršího požadavku
   • vzdálenosti od dárce
   • dle typu instituce

    (př. Základní školy - dostaly státní příspěvek na novou techniku k zapůjčení do rodin. Obdobně tak i gymnázia také dostala příspěvek, takže tyto instituce nemají takovou prioritu jako ostatní neziskové organizace)

   ☝️Pozor 1 výjimka, což jsou monitory - tam je potřeba je umístit, protože jich máme více než PC. Monitory jsou v současnosti uloženy v Datasysu. 

   
   

4. Jakmile zájemci potvrdí aktuálnost svého požadavku, tak se provede propojení s dárcem na domluvu data a času vyzvednutí.
5. Aktualizuje se Airtable v obou tabulkách. Pozor - nutné si hlídat počty aktuálně dostupného vs nabídnutého zařízení. 
6. Příjemci a dárci je potřeba také poslat smlouvu, kterou si mezi sebou podepíší. 
   1. ☝️Pozor, pokud je smlouva s dárcem na Česko.Digital, pak je potřeba vše pohlídat - více info viz.: Jak hlídat smluvní podmínky. 
7. Vyzvednutí techniky a podepsané smlouvy se aktualizují v Airtable a uloží se na úložiště zde
8. Po předání darované techniky dárci poděkujeme za ochotu pomáhat (ideálně telefonicky) a vyžádáme si logo společnosti, aby bylo možné jej umístit na náš web. 

📇 Kde vše registrovat? 

Udržují se 4 seznamy zde v Airtable - které dávají základní přehled a propojení nabídky s požadavky. Základní ukazatel rozpracovanosti předání techniky je pole "Status" .

Sbírka_Nabídka HW - přehled nabídky techniky, včetně info o typu techniky, počtu a připravenosti zařízení

• pole Status - udává, stav rozpracovanosti nabídky (volby: Nový HW, Připraveno k vyzvednutí, Všechen HW vydán - stav, který lze použí, pokud se již rozdalo, ale čeká se na vypublikování loga či na zprocesování smlouvy či smluv, Storno nabídky a Dokončeno - stavy pro uzavření/ukončení záznamu).
• pole Umístění žádostí - udává, kde se technika nachází (zda u dárce, stav "Datasys servis" je pro uložení techniky a vydávání přes spolupracující společnost Datasys, stav "Mironet servis" - v případě, že Mironet vyměňoval 
• pole _Žádosti HW - důležité pro provázání žádostí na nabíku, které má dopad na kalkulaci 

Sbírka_Žádosti HW - přehled požadavků neziskovek, škol a jiných institucí 

• Co jeden řádek, to jeden typ techniky, pokud v nabídce nejsou všechny typy uvedeny -  tzn. pokud zadání žádosti xPc i x ntb., tak potřeba rozdělit do 2 řádků
• Pokud požadavek většího počtu, pak se ověřuje jeho oprávněnost - nebo se domluví dle nabídky předat část a další část nechat na pozdější předání
• pole Status - udává stav rozpracovanosti žádosti - stav Nabídnuto se 

🤝  Jak hlídat smluvní podmínky

• Běžný postup je, že dárce (společnost) s příjemcem (nezisk. org./škola) podepíší mezi sebou darovací smlouvu. Vzor je dostupný zde
• Pokud se odebírá  od firmy více přístrojů a je třeba okamžitě reagovat, pak může také výjimečně přebírat Česko. Digital, který se tím pádem stává distributor techniky vůči neziskovkách a školám  (jiný vzor smlouvy zde, kde je dárce Česko.digital a ta se sepisuje s neziskovkou - pozor, tam je vždy potřeba, aby koordinátor sbírky zkontroloval smlouvu!

Obvykle se nepropojují dárci-jednotlivci s neziskovými organizacemi:

• důvod - neefektivnost - velké množství naší práce vůči přínosu z daru
• Když je požadavků příliš a dárce je v dané lokalitě, tak je vhodné zprostředkovat 
• Případně odkázat na jinou sbírku - Počítače dětem sbírka, která běží a shromažďuje od jednotlivců (IT people jim pomáhá) nebo Mironet - má sbírku a ti jsou schopní technicky zkontrolovat a darovat přímo jednotlivcům. 

🛎 Co zjišťovat? 

Na straně dárce:

Na straně dárce - je potřeba zjišťovat:

• v jakém stavu ta technika je - jestli tam vše funguje, jak má?
• jak moc je kompletní, jestli má monitor, má kabely, má kameru?
• zda obsahuje i operační systém a jaký?
• Pokud je to PC, zda je to včetně monitoru?
• Místo odběru a kontakt na osobu, se kterou bude možné vyzvedávání techniky 

POZOR: Pokud se ozve dárce je potřeba zjistit, také kdy ta technika bude: 

a) fyzicky připravená

b) právně volná - kdy lze podepsat smlouvu

☝️Důležité: Info. pro dárce o přebírající neziskovce/škole, že musí nabrat do svého majetku a poté můžou teprve distribuovat. U škol to může být ještě komplikovanější, tam musí dar schvalovat zřizovatel školy, který často klade různé překážky či je proces zdlouhavý, proto se někdy řeší jako dar přes SRPŠ (Sdružení rodičů a přátel školy).

Teď nejvíc dárců z oblasti Prahy (dříve různé oblasti).

Na straně příjemce:

• Ověřit požadavek, zda je stále platný a mají o dané zařízení zájem. 
  • Pokud se zájemce emailově neozve do 4-5ti dnů, pak je dobré zkusit zavolat a hned zjistit situaci, aby bylo možné nabídnout techniku jinému zájemci 
  • Pokud požadavek již není platny, pak uvést do poznámky v Airtable a 
• Je potřeba propojit a hledat v tom okolí (také záleží kolik kusů počítačů se přdává) - cca do 150km je reálné předání při větším počtu
• Vždy je potřeba dotázat se, zda je možné, aby si zájemce techniku sám vyzvedl, pokud ne je možné řešit např. přes dobrovolníky (máme dobrovolníka v okolí Hradce Králové např. distribuci 5ti počítačů nyní prováděl)

💡 Praktické tipy

• Stane se, že když technika vypadne, tak se snažíme jim poskytnout jinou.

• Pokud chybí licencovaný operační systém, pak lze domluvit licence zdarma přes  Karla Klatovského z Microsoftu - můžu zaslat licence na Windows
• Pokud potřeba pomoci s instalací či reinstalací SW - lze zkusit kontaktovat pobočky Mironetu. Zjistit jestli mají pobočku, a jestli jsou ochotni s tím pomoct. Je tam domluva s ČD, že by mohli s technickou stránkou  pomoci.

•  Notebooky a tablety lze posílat poštou. 

• Pokud je potřeba likvidace/ dar šrotu, pak  kontaktovat společnost Ekologistic - cca 10% hodnoty, která jde na výtěžek

• Datasys - společnost, která pomáhá s distribucí monitorů a repasem notebooků. 

  Monitory - jsou na skladě na 2místech:

  1. placený sklad - potřeba nabízet jako první (monitory nyní již ve vlastnictví ČD)
  2. v centru města Prahy (u společnosti Datasys) 

❓ Kdybys měl/a jakékoliv otázky, ozvi se Gabriela Chladilová, Lucie Zajíčková