Idea pochází hlav interního týmu Česko.Digital, zejména pak Radky Horákové a Tomáše Znamenáčka 🙏🏻

Hlavní idea projektu

Klíčovým úkolem Česko.Digital je úspěšné zapojení dobrovolníků. Základem pro úspěšné zapojení je úvodní orientace v organizaci, technice a kultuře Česko.Digital tak, abychom byli dobrovolníci co nejrychleji produktivní a neodradili jsme je nezbytnou byrokracií na počátku jejich vstupu do komunity.

Cíl projektu

Potřebujeme a chceme získat základní informace o dobrovolníkovi, zejména jeho kompetence a případně také zkušenosti, abychom mu mohli nabízet relevantní práci. Naopak dobrovolník potřebuje získat základní informace o Česko.Digital - kdo jsme a jakou (ne)máme hierarchii, jaké máme hodnoty a čím se řídíme, jaké nástroje využíváme, na čem pracujeme a proč.

Cílem je vytvořit takový registrační proces o minimálním počtu kroků, aby bylo pro každého dobrovolníka jednoduché se zapojit a zároveň dostat maximum možných srozumitelných informací.

Analýza současného procesu

Dobrovolník dostane odkaz na slack.cesko.digital nebo pozvánku do Slacku přímo z aplikace.
Projde onboardingem Slacku a přihlásí se do aplikace.
Zde ho přivítá GreetBot úvodní zprávou s odkazy na relevantní kanály a základními pravidly komunikace.
Pokud se představí v kanálu #introductions, analyzuje interní tým jeho dovednosti a kompetence a doporučí mu vhodné kanály na Slacku, případně konkrétní projekty nebo role na projektech.

Momentálně tedy nemáme o dobrovolníkovi dostatek informací (například kompetence), dobrovolník nemá dost informací o Česko.Digital, a nemá se moc k čemu vracet, aby si informace osvěžil/dostudoval. informace, které od něj získáme, musíme ručně přepisovat do databáze, abychom ho v ní později našli, pokud jeho kompetence odpovídají našim aktuálním potřebám na projektu.

Navrhnované řešení

Řešení by mělo být maximálně automatizované (chceme zvládat i velký nápor dobrovolníků) a založené na nějaké podrobnější, dlouhodobě udržované dokumentaci, aby se k němu mohli dobrovolníci kdykoliv vracet. Zároveň by měl být celý proces co nejjednodušší, ať máme minimální práh pro zapojení dobrovolníků.

Verze 0 – minimální životaschopné řešení (MVP)

Technicky nejjednodušší a tím pádem nejrychlejší varianta s nulovým podílem vlastního vývoje:

Dobrovolník jde na join.cesko.digital
Je přesměrován na onboardingovou stránku na wiki
Zde dostane základní informační balíček – úvodní video, úvodní texty
Níže bude odkaz na vstupní formulář v AirTable
Po vyplnění vstupního formuláře je uživatel přesměrován do standardního onboardingu Slacku (stávající slack.cesko.digital)
Zároveň mu pošleme uvítací mail, ve kterém pro jistotu pošleme odkaz na registraci do Slacku (kdyby se uživatel někde ztratil) a odkaz na dokumentaci
Po přihlášení do Slacku se dobrovolníkovi ozve bot, pozdraví ho a zopakuje základní odkazy na info

Tímhle aktuálně začneme, výsledek může (podle časových možností) posloužit pro reálný onboarding a zároveň jako prototyp a zadání pro vývoj verze 1.

Verze 1 – vlastní onboardingový web a formulář

Oproti předchozí verzi:

Informace nebudou prezentované na wiki, ale na našem webu (lepší UX)
Vstupní formulář nebude z AirTable, ale vlastní. Velkou výhodou je tady možnost lépe reprezentovat seznam kompetencí, který ve formuláři z AirTable umíme reprezentovat pouze jako dlouhý plochý seznam (viz formulář pro zpětnou vazbu, pole S čím nám chcete pomáhat).
Po vyplnění formuláře je uživatel opět přesměrován do onboardingu Slacku a dál jako ve verzi 0.

Verze 2 – hypotetické ideální řešení

Oproti předchozí verzi:

Místo přesměrování do standardního onboardingu Slacku bychom nový uživatelský účet založili automaticky sami prostřednictvím Slack API.
Kromě toho, že by to celé líp vypadalo a fungovalo (méně e-mailového spamu, všecko česky, všechno v jednom UI), bychom uživatele mohli zrovna přidat do relevantních kanálů podle jeho dovedností, které vybral ve vstupním formuláři.
Momentálně bohužel nejde 💩, nemáme k danému API přístup, je pouze pro Enterprise Grid. Možná k nám tahle možnost nějak časem probublá.

Optimální user journey, tedy cesta dobrovolníka od vyplnění registračního formuláře po aktivní zapojení se do projektu, je popsána v miro dokumentu >č.d Onboarding process.

Technické zajištění

Interní web bude technicky vzato rozvětvená stránka na našem wiki v prostoru Česko.Digital. Určitě bychom ho chtěli jako wiki pro možnost snadných úprav – je klíčové, aby ta dokumentace žila a nezastarávala.

Základní informační balíček bude v nulté verzi nového onboardingu obyčejná stránka na wiki, v první verzi bychom z něj udělali samostatnou stránku na novém webu Česko.Digital (kvůli lepšímu UX).

1. Uvítací video
Z pohledu motivace dobrovolníků by bylo skvělé, kdyby součástí úvodního informačního balíčku bylo kratičké (60s?) uvítací video s Jakubem, Radkou (CMO), Evou (COO) a Radkem (CTO)

2. Odkazy
Celá myšlenka s interním webem a odkazováním se na něj je obšlehnutý GitLab Handbook. Mají to dobře rozmyšlené a vyzkoušené, kopírujme.

3. Vstupní formulář
Potřebujeme získat aspoň jméno, e-mail, seznam kompetencí (viz seznam kompetencí v AirTable) a souhlas se zpracováním osobních dat.

Je potřeba tady vyvážit dva zájmy: na základě dosavadních zkušeností chceme od dobrovolníků určitě vyptat přinejmenším ony kompetence, ale zároveň nechceme zvyšovat práh pro zapojení dobrovolníka tím, že bysme před něj stavěli složitý formulář. Kdybychom tedy měli zájem o další informace (velmi nás zajímá například motivace dobrovolníka pro zapojení do Česko.Digital a jeho očekávání), nabízí se tahle pole označit za nepovinná nebo se na příslušné info zeptat později (Slack bot?).

4. Technické řešení
Technické řešení je opět rozfázované do dvou verzí: v nulté verzi (MVP) bysme použili formulář z AirTable – nevyžaduje od nás žádnou práci, ale zase má blbé UX a není integrovaný s dalšími kroky onboardingu. V první verzi bychom formulář začlenili do onboardingové stránky na našem webu, data budou opět padat do AirTable. V obou případech bude uživatel po vyplnění formuláře přesměrován do standardního onboardingu Slacku (slack.cesko.digital).

5. Uvítací e-mail
Technicky může být řešen přes AirTable Automations (AirTable umí poslat mail po vytvoření nového záznamu) nebo přes Ecomail (má API a případně umí poslat uvítací mail novému uživateli). Výhodou AirTable je bezpracnost, Ecomail by zase nabízel lepší vzhled a zákonem požadovaný opt-out. V Ecomailu by bylo potřeba dotyčného uživatele založit, momentálně se děje během synchronizace dobrovolníků ze Slacku do AirTable.

Velmi atraktivní je pro nás vidina personalizace uvítacího e-mailu, například možnost nabídnout dobrovolníkovi relevantní slackové kanály vzhledem k jeho kompetencím nebo přímo seznam relevantních úkolů, pro které hledáme dobrovolníky.

6. Registrace do Slacku
Slack má vlastní onboarding, který je velmi pěkně udělaný, ale z našeho pohledu je blbý, protože je to „cizí“, do češtiny nelokalizovaný proces, který se nedá snadno integrovat do našeho onboardingu.

Poznámka: Extrémně zajímavá je pro nás metoda admin.users.invite ze Slack API, díky které bychom mohli uživatele přidávat přes API a tedy v rámci nějakého našeho pěkného onboardingu. Bohužel je tato metoda dostupná pouze v Enterprise verzi a nepůsobí to tak, že bychom se k ní dostali.

Browser not supported