Datum
Účastníci
Cíle
Probrat téma životního cyklu emergency projektů s ohledem na stávající projekty, na kritéria, se kterými pracujeme, a kapacity komunity.
Dikuse
Východiska:
V době krize se v komunitě generuje obrovské množství nápadů na projekty, které mají v krizi pomoci, lepší či horší, s větším či menším zájmem komunity
Situace bývá chaotická
Nemáme nastaveno, jak s takto vzniklými projekty pracovat v delším časovém horizontu
Vstupní otázky:
Jak/zda vůbec řídit organický vznik projektů v komunitě v době krize?
Jak pracovat s rozjetými projekty, aby časem nevyhnily?
Kdo nese zodpovědnost?
Závěry:
Jak definujeme krizi?
Situace, kdy se v komunitě vzedme enormní energie pomáhat a v krátkém časovém horizontu přichází řada různých nápadů na řešení.
Přesahuje hranice Česko.Digital a často i ČR (v případě historie organizace jsme takové vlny měli zatím - naštěstí - jen dvě, první lock down v Covidu a invazi Ruska na Ukrajinu).
V takovou chvíli přebírá kontrolu nad projekty od Project Leada Emergency Lead, který se stará o nově generované nápady/projekty. Project Lead zajišťuje správu stávajících projektů, aby co nejméně utrpěly nastalou situací.
Mimo samotnou práci s komunitou a projekty je dobré v počátku krize rychle zapojit partnership a marketing - možnost získat pro aktivity v době krize zdroje a vizibilitu (omezená doba zájmu v krizi)
Emergency Lead by měl vědět o všech nápadech/projektech, které v komunitě vznikají.
Na základě stanovených kritérií (k dopracování) průběžně vyhodnocuje, které projekty má smysl rozvíjet a které uzavřít
Návrh kritérií: silný PO, zájem komunity, rychlé delivery výsledků, reálná pomoc v dané situaci, jedinečné řešení
Vyhodnocení navrhuji dělat týden od kick-offu nápadu - pokud se projekt nerozjíždí dobře, nebojme se je zavírat, s dostatečným odůvodněním a transparentností (viz kritéria).
→ Nasměrujme sílu a energii někam, kde to má větší smysl.
Jak monitorovat projekty?
Emergency lead drží dohled nad všemi aktivitami, není ale v jeho silách vše samostatně koordinovat - podobně jako během počátku invaze na UA navrhuji rozprostřít support projektu mezi placené členy týmu, kteří mají za úkol sledovat dění a předávat info
Jednotná wiki na status reporty? Pravidelné stand-upy supportů?
Jaký je další životní cyklus projektů, pokud se po týdnu nezavřou?
Pracujeme s horizontem 3M - první měsíc na rozjezd, druhý měsíc na stabiliaci a začátek rozkoukávání po dalších možnostech - čas na prozkoumávání potenciálních partnerství a hledání udržitelnosti projektu
Projekty pomáhají silou volných rukou do doby, než se stát rozkouká a zorientuje, 3M nám přijdou jako komfortní doba
Cílem je být schopni se po 3M rozhodnout, jestli projekt už naplnil svůj potenciál a uzavře se, případně o něj má zájem některý z partnerů a předá se (ASAP), nebo projekt bude nadále udržitelný (do 6m si najde financování nebo partnera nebo podporu veřejné správy)
Kdy projekt neuzavírat? → Má smysl i mimo krizovou situaci (má reálný dopad), je o to zájem ze strany komunity, má silného PO a případně už podporu i odjinud (například veřejná správa - podpora z ministerstva apod), v ten moment se z něj stává normální projekt do akcelerace. Kritéria dořeší Project Lead, ale principiálně by měla odpovídat běžným akceleračním kritériím, pouze s ohledem na to, že zde není externí zadavatel.
Je třeba s PO a týmem projektu začít řešit potřebné kroky v dostatečném časovém předstihu.