WIP - Jak na organizaci webinářů

Owned by Lucie Zajíčková
Last updated: 11. March 2021 by Anežka Müller
4 min read

Tento návod slouží ke zmapování našich aktivit a jednotlivých kroků, které se dějí, pokud se rozhodneme zorganizovat webinář v rámci Učíme nanečisto.

Průvodce - Krok za krokem

  1. Oslovení lektora - Dobrovolník Projektový koordinátor
    1. Z doporučení jiného lektora
    2. Lektor s námi již měl webinář
    3. Research nových - poptávka ve Slacku, poptávka od jiných lektorů, mezi účastníky, výzva v newsletteru UO, atp. 
    4. Navázání spolupráce s novými organizacemi (např. Otevřeno, Učitel naživo, atd.)
    5. Nemusí to být jen učitel, třeba i lektor, zástupce nějaké organizace
  2.  Domluva detailů s lektorem - Dobrovolník Projektový koordinátor
    1. Intro call cca 30 minut - domluva nad detaily, co od lektora potřebujeme, jaká je struktura webináře
      1. Check list:
        1. představit Česko.Digital a Učíme online, myšlenky komunity a projektu

        2. popsat webináře Učíme nanečisto obecně, na co se zaměřujeme, jaké cílové skupiny, jaká témata, pro účastníky zadarmo, vše nahrávané a ke shlédnutí ve videotéce zpětně

        3. technikálie webinářů - kdy probíhají, kolik chodí lidí, jaká platforma, my zajišťujeme technicky

        4. domluva na tématu a termínu (viz dále)

    2. Ladění tématu
      1. Můžeme téma i zamítnout, pokud nám nesedí do rozvrhu, již proběhlo nebo nám nedává smysl se s daným tématem spojovat
      2. Téma by vždy mělo být vhodné a zajímavé pro učitele/ředitele/další cílovku
    3. Domluva na termínu
      1. Pokud již na tomto callu lektor odsouhlasí konání webináře, je třeba se domluvit na termínu dle aktuálního rozpisu webinářů
      2. Zapsat lektora do rozpisu
    4. Získání potřebných informací:
      1. Poslat lektorovi k vyplnění formulář pro přednášející
      2. Mimo formulář si vyžádat fotku
      3. Pokud by přednášející potřeboval na formulář více času, vyžádat si alespoň název, anotaci a medailonek
  3. Vytvoření registračního formuláře - Dobrovolník
    1. Z templatu na Google Drive vytvořit nový přihlašovací formulář, vyplnit pomocí informací od lektora
    2. Nastavit odesílání odpovědí pro přihlášené pomocí plug-inu Form Notifications
    3. V případě domluvy na omezeném počtu účastníků nastavit limit pomocí plug-inu FormLimit
    4. Nastavit prolinkování odpovědí z formuláře s Google Sheetem "Přihlášení do Učíme Nanečisto", zde příslušnou záložku přejmenovat dle vzoru"datum, čas, jméno lektora" a přesunout v pořadí na správně místo dle data konání

      1. V registračním formuláři v záložce Responses/Odpovědi kliknout na tři tečky a vybrat "Select new destination" -> "Select existing spreadsheet" -> "Select" -> vybrat velký spreadsheet "Přihlášení do učíme nanečisto"

      2. Otevřít velký spreadsheet "Přihlášení do učíme nanečisto" -> zde se nově přidaný formulář propíše jako nepojmenovaná záložka -> Pojmenovat podle vzoru ostatních záložek datum, čas, jméno lektora -> přesunout dle data na správné pořadí

    5. Zkontrolovat, zda název získaný od lektora z formuláře odpovídá názvu v Rozpisu webinářů, případně upravit v Rozpisu, aby souhlasilo (slouží jako zdroj pro tým zpracovávající webináře po odvysílání)
  4. Vypsání webináře na webu a na Facebook
    1. Tagujeme ve Slacku #run-ucime_online: Josefa Tatíčka (tvoří cover pro FB událost) > Katka Voláková, Lukáš Návesník a Adam Martiška, cc Šnorbi (přidávají událost na web a FB)
    2. Kopírujeme odkaz na registrační formulář přes ikonku oka, aby končil "viewform". 
  5. Propagace webináře
    1. Dle potřeby (např. když chybí registrace) - je možné sdílet jej na sociálních sítích, ve Slacku, vyzvat tým ke sdílení na svých soukromých sociálních sítí
      1. Medailonek lektora - zpracovává dobrovolník Jan Rákosník
  6. Tvorba šablony prezentace - Dobrovolník Projektový koordinátor
  7. Vytvořit ve Figmě Slidy do prezentace
    1. Figmu najdeš zde - stačí tam jen zkopírovat poslední slide, ten zeditovat dle rozpisu na webu a pak si ho stáhnout jako JPG soubor.
    2. Doplnit screenshot.
  8. Založit Google Meet event - Dobrovolník Projektový koordinátor
    1. Je třeba ho založit pod naším týmovým mailem, který má licenci, která umožňuje kapacitu 250 lidí a nahrávku - přístupové údaje může poskytnout Anežka Müller.
    2. Zveme do něj sebe, moderátora, lektora, technickou podporu.
    3. V den události poté zveme i všechny účastníky.
  9. Vytvořit Sli.do
    1. Je třeba ho založit pod naším Učíme nanečisto mailem - přístupové údaje může poskytnout Anežka Müller.
    2. Ve Sli.Do vyplňujeme název webináře včetně pořadového čísla a je třeba změnit i přístupový k do formátu UN a pořadové číslo webináře, tedy například UN72
  10. Vytvořit YouTube stream na Restream.iu
  11.  Zajistit, že máme moderátora Google Meet, technickou podporu, případně YouTube streamera a moderátora na YT chat
    1. Poptat výzvou na Slacku, koho a nakdy poptáváme a nasdílet rozpis, do kterého se zájemci mohou zapisovat - ideálně toto dělat průběžně, mít seznam aktivních moderátorů a tech podpory. Nejpozději 3 - 4 dny mít pokryto.
  12. Nejpozději den předem propojit moderátora a lektory - Dobrovolník Projektový koordinátor
    1. Propojit mailem nebo na Slacku moderátora a lektora/y, aby se na krátkém hovoru společně sladili na úvodu, závěru, jak pokládat dotazy, jak představit lektora, atd. Také je dobré, aby si vyměnili čísla pro případ urgence během webináře.
  13. Připomínka registrovaným den předem
    1. Nyní pokrývá Katka Kostolná - mail posíláme přes Ecomail (s Káťou komunikovat přes Slack)
    2. Doposílání připomínky v den webináře, pokud nezavřeme registrace
      1. Je vhodné zaslat už přes svůj mail pozvánku vykopírovanou z Ecomailu (ideálně třeba v poledne a pak těsně před webinářem)
    3. Je také vhodné přidat maily do události v kalendáři - pak ti, co potvrdí a mají Google maily, tak je Google Meet pustí do schůzky automaticky (pozor, je třeba zkontrolovat, aby v události nebylo účastníkům umožněno vidět ostatní účasníky - a tudíž jejich e-maily!)
  14. Vysílání webináře
    1. Google Meet - připojení týmu cca 15 minut předem (moderátor + technická podpora), vždy nahráváme
    2. YouTube - pokud se registruje více než 250 lidí, připravujeme YouTube stream, se kterým pomáhá převážně Jan Štefanides. 
    3. Nahrávka přijde do mailu, ze kterého se spouští Meet. Tu pak přidáváme na Drive (Učíme online > Webináře > Recordings) > Nahrávka jde k marcom týmu - ve Slacku #run-ucime_online_mktg dát odkaz na sdílenou složku a otagovat Líbu Homolovou, Petru Strnadovou, Lukáše Návesníka a Katku Volákovou pro koordinaci střihu a dalších aktivit kolem zpracování webináře.
  15. Follow-up mail
    1. Feedback form Dobrovolník (nyní částečně Katarína Kostolná)
      1. Vytvořit a přidat do e-mailu v Ecomailu
    2. Aktualizovat seznam příjemců mailu v Ecomail dle registračního spredsheetu
    3. Nahrávka přidaná na webu - Sdílet odkaz na ní v mailu
    4. Do pár dní pak nasdílet výstupy z feedbacku lektorovi

Důležité dokumenty

📚 Google Drive

🖋 Miro: Směřování projektu v roce 2020 - Hrubý náčrt produktu // Směřování projektu v roce 2021


Pro další dotazy či komenáře se ozvi do #run-ucime_online Anežka Müller, Kateřina B nebo Klara

Související články