Jak na koordinaci tvorby kurzů

Owned by Martina Habová
Last updated: 03. August 2022 by Kateřina B
4 min read

Popis procesu je určen pro koordinátory tvorby kurzů (postprodukce webinářů). 

Tým koordinátorů

  Kate B Libuše Homolová Klára Podpierová

Koordinátoři si sami domlouvají, který webinář budou koordinovat. Každému webináři může být přiřazen jiný koordinátor, jméno koordinátora je uvedeno v přehledu pod názvem webináře.

Co dělá koordinátor tvorby kurzů?

  1. řídí si workflow u zpracování webinářů
  2. připravuje plán = rozpis zpracování webinářů daného měsíce
    1. předem domlouvá s jednotlivými dobrovolníky, kdo který webinář zpracuje a kdo sestříhá
    2. tento měsíční přehled je pak ve finální verzi vyvěšený v channelu na Slacku tak, aby o něm věděli všichni zúčastnění (nejlépe už v závěru předchozího měsíce)
    3. podle tohoto přehledu si koordinátor upravuje, doplňuje a rozšiřuje měsíční tabulku s termíny
  3. komunikuje s jednotlivými dobrovolníky z týmu pro zpracovávání webinářů do mikrokurzů
    1. domlouvá s nimi zadání úkolů - řídí se podle připraveného rozpisu
    2. nasdílí jim potřebné podklady (podle toho, kterou část procesu daný dobrovolník zpracovává) - prezentace od lektora, odkaz na webinář, zdrojové video webináře, podkladové foto, děkovací slide, odkaz na publikovaný kurz
    3. potvrdí si s nimi termín dodání - minimálně 4 pracovní dny
    4. komunikuje s nimi přes Slack, převážně v kanálu učíme online marketing (nutno dodržovat konverzaci v threadu a nezapomínat tagovat zúčastněné), jen minimum věcí řeší v soukromých zprávách 
    5. odpovídá na průběžné dotazy dobrovolníků během zpracování
    6. udržuje tabulku s přehledem všech webinářů aktuální
    7. kontroluje termíny dodání 
  4. ověřuje správnost dodaných podkladů nebo dokončení úkolu
    1. podklady pro stříhače 
      1. kontrola, jestli podklady neobsahují kapitolu "úvod", "představení" apod. - toto nemá být součástí kurzu
      2. kontrola pravopisu - jestli v názvu kapitol (jednotlivých dílů videa) není nějaký překlep - např. se nám stalo, že v pokynech bylo špatně napsano Jambord (správně je Jamboard) - pak se vytvoří intro slidy s nesprávným popisem a musí upravovat dodatečně. Je ideální, když to vychytáme na začátku.
    2. sestříhaná videa (kapitoly)
      1. sedí počet videí podle pokynů pro stříhače (v pokynech je uvedeno např. že kurz bude obsahovat 5 kapitol (videí) = je ve složce s nastříhanými videi skutečně 5 videí?
      2. má každé video intro slide v naší vizuální identitě (logo, modrý filtr, prvek písmene O)?
      3. končí každé video děkovacím slidem?
      4. funguje zvuk?
    3. nahrání kurzu na web
      1. je kurz nahraný na webu ve videotéce?
      2. jsou v něm všechna videa - stejný počet, jako ve složce finálně nahraná videa?
      3. dá se kurz přehrát - nehlásí nějakou chybovou hlášku?

Podklady, které sdílí koordinátor s dobrovolníky

  1. zdrojové video záznamu webináře (nahrávka) - pracuje s ní zpracovatel, stříhač a dobrovolník nahrávající kurz do videotéky na webu
    • uloženo na disku
    • důležité - dobrovolník zpracovávající webinář textově musí pracovat se stejným záznamem jako střihač!
  2. prezentace od lektorů webináře - pro dobrovolníky zpracovávající textovou část webináře (tzv. zpracovatelé) pro copywriterky zpracovávající blogový článek
    • uložená na disku
    • pomáhá dobrovolníkům při zpracování Pokynů pro stříhače
    • bývá už rozčleněná na jednotlivé obsahové části (pomáhá se strukturou kurzu do kapitol)
  3. v některých případech kopie chatu
    • uložena na disku u nahrávky
  4. dokument Pokyny pro stříhače
    • uloženy na disku
    • důležitý podklad pro stříh, který připravuje zpracovatel nahrávky
  5. podkladový obrázek/foto - má k dispozici Josef Tatiček ve Figmě
  6. děkovací slide - pro střihače
  7. tabulku s texty

Jaké podklady má koordinátor zpracování poskytnout jednotlivým dobrovolníkům?

  1. při zadávání podkladů by měl koordinátor mít připravenou složku s číslem a názvem webináře na projektovém disku (cesta: Učíme online - MARKETING - CONTENT MKTG - UČÍME NANEČISTO - rok - měsíc), složka by měla před začátkem zpracování obsahovat:
    • dokument Pokyny pro střihače
    • děkovací slide na konec videa
    • další dvě složky (jedna pro slidy a jedna pro jednotlivá videa)
  2. textové zpracování webináře (koordinátor sdílí zpracovateli)
    1. dokument Pokyny pro střihače - v záhlaví je vyplněné číslo, název a jméno lektora webináře, vzor najdeš na projektovém disku
    2. záznam webináře uložený na projektovém disku ve složce recordings - stejný záznam, se kterým pak pracuje střihač
    3. prezentaci od lektora také uložena na projektovém disku ve složce prezentace, pozn. někteří lektoři přednáší bez prezentace, ne vždy naše šablona prezentace obsahuje přednášené informace
    4. v některých případech (především chybí-li informace v prezentaci) nasdílet dokument obsahující kopii chatu, který mnohdy obsahuje zajímavé odkazy, rovněž bývá uložen na projektovém disku (u nahrávky webináře)
  3. slidy - připravuje vždy Josef Tatíček (pracuje ve Figmě - k webinářům už od začátku připravuje podkladový obrázek)
    1. potřebuje vyplněný dokument Pokyny pro střihače (vzít si z něho názvy jednotlivých videí pro slidy)
  4. jazyková korektura - dělá jí Filip Šula popř. Líba Homolová
    1. korektor má nastavený přístup do tabulky s texty, je pouze potřeba ho včas upozornit ve vlákně na Slacku (tagnout), že jsou texty zpracované
  5. střih
    1. nasdílet vyplněný dokument Pokyny pro střihače, který obsahuje časy (od kdy do kdy) jednoltlivých kapitol/videí
    2. hotové slidy (nasdílet celou složku se slidy)
    3. nasdílet záznam webináře z projektového disku - stejný, který zpracovával dobrovolník do textu (zpracovatel)
    4. mít připravenou "složku s videi" a střihači ji nasdílet (střihač do ní hotová videa/kapitoly nahraje)
  6. videotéka
    1. na Slacku požádat (tagnout) dobrovolníka, který nahrává zpracovaný kurz do videotéky (Katarína Kubišová popř. Lukáš Návesník)

Co ke své práci koordinátor potřebuje?

  1. přístupy do disku Učíme online 
    1. projektový disk (zde jsou uloženy nahrávky i prezentace od lektorů)
    2. složku Marketing / Content Marketing / webináře Učíme nanečisto
    3. tabulku s texty
  2. wiki - práce s přehledovou tabulkou
  3. Slack - komunikovat

Časová náročnost

Optimální je věnovat koordinaci 15-20 minut každý den - kdykoliv během dne. Díky pravidelné, ideálně každodenní kontrole si koordinátor udržuje přehled, všechny úkoly jsou plynule zpracovávané, dotazy zodpovídané a projekt postupuje kupředu.

Co koordinátor - dobrovolník neřeší

  • větší problémy, nejasnosti 
  • onboarding nových dobrovolníků, vysvětlování práce

Na co je dobré myslet

Komunikace s dobrovolníky probíhá asynchronně, někdo na dotaz odpoví hned nebo během chvilky, jiný za hodinu, nebo až když má čas (někdo pracuje ráno někdo večer). Koordinátor tedy ideálně během své 20minutovky projede všechny termíny, rozdané úkoly, v channelu učíme online marketing otaguje dobrovolníky, kterých se potřebuje na cokoliv zeptat, případně rozdá další úkoly a odchází. Další den si sesbírá odpovědi, aktualizuje tabulku, dělá jen to, co je na ten den nezbytné.


Související články