Cíle projektu


 Zapojit členy komunity do reálné aktivity krátkodobě i dlouhodobě a v komunitě je udržet.


 Onboarding → Onboarding 2.0

Projekt Onboarding 2.0 navazuje na projekt Onboarding, v rámci kterého jsme dokončili vlastní onboardovací web a formulář a vytvořili vstupní bránu do Česko.Digital přes join.cesko.digital. Onboarding tak nemá původní projekt zcela uzavřít a změnit jeho záměr, ale rozšířit ho dle dlouhodobých potřeb Česko.Digital.

Klíčovým úkolem Česko.Digital je úspěšné zapojení dobrovolníků. A základem pro úspěšné zapojení je orientace v organizaci, technice a kultuře Česko.Digital. V původní strategii projektu Onboarding jsme stanovili základní cíle onboardingu: 

  • Získat základní informace o dobrovolníkovi, zejména kompetence, abychom mu mohli nabízet relevantní práci.
  • Registrovat dobrovolníka do Slacku.
  • Poskytnout základní informace o Česko.Digital (organizace, technika, kultura).


 Cesta dobrovolníka

Podrobnosti zde ← 

Abychom pochopili chování a motivaci dobrovolníků, vytvořili jsme tzv. cestu dobrovolníka. Ta nyní zrcadlí životní cyklus dobrovolníka v průběhu času a dosahování různých cílů v Česko.Digital a reflektuje tak, jak to nyní zpravidla chodí v komunitě.

Cesta dobrovolníka obsahuje důležité milníky pro dobrovolníka, včetně hlavních spouštěčů k akci, motivace, pocitů (pozitivních i negativních), aktivity ze strany dobrovolníka i Česko.Digital a také bariéry, se kterými se dobrovolník na své cestě komunitou setkává.


 Strategie projektu Onboarding 2.0

Díky analýze cesty dobrovolníka jsme identifikovali jeden z hlavních problémů - onboarding pro dobrovolníka končí ve chvíli, kdy se registruje do komunity, tzn. když projde registračním procesem (formulář, Slack) a představí se v kanále #introductions. Dobrovolníka sice uvítá kmenový tým, doporučí mu, jak se zapojit (kanály na Slacku, konkrétní projekt) a dá mu odkazy na důležité dokumenty, ale tím individuální péče a snaha o co nejrychlejší zapojení dobrovolníka končí. 

Dobrovolníkovi tak chybí přehledné informace, co dělat, když má první úkoly splněné, nebo jak se aktivně zapojit do projektu či úkolu. Má sice k dispozici přehled aktuálně otevřených příležitostí, ale často v nich nenachází dostatečný popis role či úkolu nebo možnost, jak zjistit víc o konkrétním projektu. Většina dobrovolníků tak zůstává neaktivní, protože jim chybí buď informační zdroje nebo průvodce, který by jim na začátku jejich působení v Česko.Digital pomohl se zorientovat.

Dobrovolníkům navíc chybí způsob, jak se propojovat s ostatními a blíže je poznat, často ztrácí motivaci už v průběhu práce na projektech a neúspěšně také hledají možnost, jak se dále vzdělávat, aby naplnili jeden ze svých osobních cílů, a tím je zvyšování svého know-how a možnost osobního rozvoje. Toto téma nepatří do strategie projektu, i když s ní úzce souvisí. Více se mu bude věnovat People & Community v rámci strategické části Learning & Development, aktuálně spouštíme vzdělávací komunitní projekt edu.digital.


Cíle projektu Onboarding 2.0 vychází z původního záměru a navazují na strategický plán a cíle People & Community zejména v těchto oblastech:

  1. Obecný onboarding 
    1. Od vyplnění registračního formuláře, přes registraci/přihlášení do Slacku, po zapojení do konkrétního projektu.
    2. Přehledné informace pro nově příchozí do komunity Česko.Digital.
  2. Onboarding členů kmenového týmu  
    1. Od příchodu do komunity, přes zapojení do konkrétního projektu a role.
    2. Přehledné informace pro nové členy kmenového týmu, týkající se konkrétní role, provozu, komunity apod.).
    3. Onboarding guidelines.
  3. Projektový onboarding 
    1. Přehledné informace pro nově příchozí do projektu, např. v podobě onboardingové stránky v prostorech projektů (projektový onboarding testujeme nyní u Nedlužím státu).
    2. Onboarding guidelines pro projektové koordinátory.
  4. Příručka Česko.Digital 
    1. Podrobnější, dlouhodobě udržovaná dokumentace jako informační databáze pro všechny dobrovolníky i členy kmenového týmu.


 Obecný onboarding 

Podrobnosti zde ←

Aktivní komunikace na Slacku

S dobrovolníkem můžeme aktivně komunikovat ihned po jeho vstupu do Slacku, když: 

  1. se představí v kanále #introductions → uvítání od kmenového týmu, doporučení, jak se zapojit (vhodné kompetenční kanály na Slacku, konkrétní projekt), odkaz na důležité dokumenty (např. popis role dobrovolníka nebo hodnoty Česko.Digital) (probíhá pravidelně)
  2. vstoupí do jakéhokoliv projektového kanálu → uvítání od projektového týmu, zjištění jeho motivace se o projekt zajímat, nabídnout mu příležitost k zapojení dle vypsaných rolí

Co dělat v prvních dnech, týdnech a měsících

Proto, abychom mohli s dobrovolníky pracovat individuálně, ale zároveň jim dát možnost si potřebné informace zjistit samostatně a mít k nim přístup, potřebujeme vytvořit nejen popis konkrétních rolí, ale také soubor guidelines pro tyto role a různé časové fáze životního cyklu dobrovolníka. Podobný checklist využíváme v obecné rovině pro dobrovolníky.

Nabídka konkrétní role

Česko.Digital buduje od zavedení Airtable databázi dobrovolníků. Díky ní máme možnost oslovovat dobrovolníky na základě jejich kompetencí a nabízet jim konkrétní roli v projektu nebo krátkodobější úkol (úkol s přesnějším časovým vymezením). Kromě JobBoardu na stránce Koho teď hledáme, která načítá databázi z Airtable, dále sdílíme volné pozice s celou komunitou prostřednictvím Slacku, pravidelného newsletteru i sociálních sítích nebo různých serverech s nabídkou práce ve startupech apod. Cílem je proces zautomatizovat a díky databázi posílat konkrétní nabídky těm, kdo se svým profilem pro roli či úkol zrovna hodí. Abychom mohli takový proces bez rizik začít budovat, čeká nás ještě doplnění stávajícího registračního formuláře o potřebné souhlasy s využitím osobních údajů apod.


 Onboarding členů kmenového týmu

Podrobnosti zde ←

Každý člen kmenového týmu by měl projít onboardingem, který se může částí obsahu lišit od obecného onboardingu dobrovolníků. 

Snahou je poskytnout každému novému členovi kmenového týmu při vstupu do komunity co nejvíce informací, díky kterým bude schopen rychle porozumět hodnotám a strategii Česko.Digital, získá povědomí o ostatních členech a projektech, dostane přehled komunitních schůzek a schůzek kmenového týmu, seznámí se s provozní agendou Česko.Digital, případně obdrží harmonogram a guideline pro svou roli. Onboarding by měl probíhat oběma uvedenými způsoby:

  1. individuálně:
    1. pohovorem s členem Leadership týmu nebo vybraným support koordinátorem ohledně hodnot a strategie Česko.Digital a ke konkrétní roli
    2. setkáním s ostatními členy kmenového týmu
  2. prostřednictvím onboardovací stránky, která obsahuje podrobné informace:
    1. přehled členů kmenového týmu a přehled všech podtýmů v Česko.Digital
    2. přehled schůzek pro komunitu Česko.Digital a schůzek pro členy kmenového týmu
    3. důležité odkazy Česko.Digital (např. hodnoty a strategie, popis rolí, návod Jak na Slack a přehled Slackových kanálů, provozní informace atd.)
    4. základní informace o vlastní roli - popis, hlavní úkoly, harmonogram a guideline, přehled nástrojů, další důležité odkazy a dokumenty atd.)

Samozřejmostí je založení e-mailu @cesko.digital.


 Projektový onboarding 

Podrobnosti zde ←

Každý projekt prochází inkubací (více o službách Česko.Digital), a proto pro něj hledáme konzultanty a mentory. V projektu máme vždy tandem projektových koordinátorů (s podporou support koordinátora z kmenového týmu) a také tech-leada (případně technického konzultanta), pokud to povaha projektu vyžaduje. Další role obsazujeme podle potřeb projektu.

Snahou je poskytnout dobrovolníkovi při vstupu do projektu co nejvíce informací, díky kterým bude schopen se rychle zapojit v jakékoliv fázi. Onboarding do projektu může probíhat více způsoby:

  1. individuálně: např. pohovorem se support koordinátorem nebo projektovým koordinátorem či expertním leadem k hodnotám Česko.Digital (jak se v Č.D řídí projekty, jak bude vypadat organizace práce na projektu atd.) a ke konkrétní roli
  2. prostřednictvím projektové onboardovací stránky, která obsahuje podrobné informace:
    1. hlavní kontakty, na které se v projektu obracet
    2. důležité odkazy Česko.Digital (např. hodnoty a strategie, popis rolí, kmenový tým Česko.Digitalnávod Jak na Slack atd.)
    3. základní informace o projektu - popis projektu, historie, cíl, harmonogram, projektový tým, přehled meetingů, přehled nástrojů, důležité odkazy a dokumenty v projektu atd.)
  3. kombinace individuální péče a samostudia (hodí se např. pro obsazení role projektových koordinátorů nebo expertních leadů)

Samozřejmostí je předání základního povědomí o projektových kanálech, stránkách projektů na wiki, používání nástrojů, případně založení e-mailu @cesko.digital.

Součástí projektového onboardingu by měly být také guidelines pro projektové koordinátory, kteří mají příchod nových členů do týmu na starosti.


 Příručka Česko.Digital 

Podrobnosti zde ←

Budování Příručky Česko.Digital bude probíhat na základě již vytvořených návodů, cílem je doplnění dalšího relevantního obsahu a sdílení mezi dobrovolníky i členy kmenové týmu. 

Příručka Česko.Digital by měla být podrobná, dlouhodobě udržovaná dokumentace a další zdroj obsahu a know-how (např. i webináře), která poslouží dobrovolníkům i kmenovému týmu při vstupu do komunity (~2 minuty), v průběhu práce na projektu (~5 minut) nebo poskytne ucelený přehled informací, ke kterým se budou všichni vracet (~10 a více minut). Příručka tak bude tvořit zastřešující informační databázi.


 Jak poznáme úspěšný onboarding dobrovolníka

Měření klíčových indikátorů, které jsou klíčové pro řízení kapacity celé organizace, podporu a rozvoj našich dobrovolníků, stavbu vzdělávacího a loyalty programu pro dobrovolníky a jejich podporu a komunikaci organizace Česko.Digital směrem k veřejnosti, se věnujeme v rámci interního projektu Indikátory Česko.Digital (KPI's) a řídí se také strategickým plánem Česko.Digital (viz KPI's). Dlouhodobým cílem je zapojovat členy komunity do reálné aktivity krátkodobě i dlouhodobě a v komunitě je udržetZa úspěšný můžeme onboarding považovat ve chvíli, když se nám podaří navyšovat a evidovat:

  • počet aktivních dobrovolníků na projektech → obsazování rolí a přidělování krátkodobějších úkolů v krátkém čase
    • dle KPI's: 90 % publikovaných dobrovolnických pozic je obsazeno do 14 dní

  • počet aktivních dobrovolníků na Slacku a v GitHubu → dobrovolníci aktivně komunikují, řeší požadavky, reagují na komunitní oznámení a výzvy (např. zprávy týkající se partnerství a fundraisingu, vyplňování dotazníků k motivaci, zapojení do vzdělávání apod.)
    • dle KPI's: podíl aktivních a celkového počtu registrovaných členů komunity Česko.Digital (hodnota zatím nestanovena)
  • “životnost” dobrovolníka → dobrovolník se zapojí ve více projektech nebo úkolech, nemá důvod z komunity odcházet, naopak se chce aktivně zapojovat za různých okolností, při různých příležitostech i v různých projektech
    • dle KPI's: 40 % členů komunity Česko.Digital je dlouhodobě zapojeno